更新檔案管理理念實現檔案管理科學化

蘇宇容

摘 要：檔案是資料信息收集管理的重要方式，隨著現代檔案信息管理技術的逐漸進步，以往的檔案信息管理方式不能適應現代檔案信息管理的發展，因此檔案管理方式要進行改革，其首要任務便是對檔案人事制度的規范性進行調整，人事改革是檔案科學化理念方式運行的先決條件，除此之外對檔案信息進行調整時，還需要注重檔案理念與先進管理方式之間的契合性，只有二者規范融合，才能對檔案管理進行規范的調整。本文通過更新檔案管理的實際案例對檔案管理的科學性進行研究分析。

關鍵詞：檔案信息化管理;檔案跟新;科學化

0 引言

檔案信息管理是現今規范人事管理的重要措施，近些年由于檔案管理引發的問題越來越多，檔案信息管理部門紛紛進行改革，檔案管理改革的主要原因在于檔案管理的重要性與我們的工作生活息息相關。在針對檔案管理改革時首要工作便是這對人事制度的研究方案調整上，在改革調整中需要注意保證管理方式與部門運行之間的融合性并通過科學化的管理，促使檔案管理的效率達到事半功倍的效果。

1 檔案管理中現存在的問題分析

1.1 缺乏重視力度

在檔案信息管理工作中缺乏重視力度，是我國檔案管理工作中普遍存在的一個問題。管理人員也對檔案信息的重要性也有著一定誤解，就是檔案管理的實用性較小，易造成檔案管理人員對檔案缺乏重視，這是在檔案信息管理工作中缺乏科學性規范管理的主要原因，想要加深對檔案管理工作的重視性，便要從檔案規范性管理的細節著手，實現檔案信息管理的科學性。

1.2 人事交接工作缺乏規范性

在檔案信息的管理工作中，檔案管理崗位工作人員具有較大的流動性，就造成前任對現任的工作交接之中存在較多的空隙性，容易形成責任不明的管理現象。其中也有部分因素是由于管理人員對檔案信息管理的重視力度不夠，在交接工作中缺乏責任心的傳承，因此在檔案管理工作中應該引起對檔案工作交接的重視性。

1.3 管理人員自身因素

檔案信息管理人員大多是非科班的管理人員擔任管理職務或者是兼職，對檔案信息管理工作缺乏專業性的培訓。缺乏相應的管理經驗，在檔案信息管理時，缺乏熱情且投入力度不夠，造成檔案信息管理工作有諸多問題。特別是收集工作和歸檔工作缺乏有序性。

1.4 檔案宣傳普化不到位

檔案信息管理不足的關鍵點在于對檔案的宣傳不到位，其原因有以下兩個方面，一是管理人員缺乏檔案宣傳意識，只是簡單的應付工作任務，沒有系統了解檔案，做好宣傳普化的計劃和實施。二是檔案宣傳形式單一，檔案知識、檔案的實用性沒有得到最大程度，最廣范圍的宣傳，群眾缺少對檔案的認識。

2 解決措施

要改變檔案信息管理的現狀，需要從檔案人事管理的規范性著手，做到物盡人用盡最大能力提升檔案信息的管理規范性。下面將對檔案信息管理改進的具體措施進行研究分析。

2.1 嚴格檔案交接工作

重視檔案信息交接工作的完善性。檔案工作交接不是簡單的工作銜接，更多交接的是一份責任，檔案管理人員應該嚴格按照交接流程交接工作。應該做到以下幾個方面：（1）對檔案信息進行一次規范性的整理清理。（2）對檔案的外借現象及時應該及時進行檔案的清收工作，在檔案外借的手續中還需要做好檔案外借的借據手續整理。（3）整個檔案信息進行分類存放。（4）確保檔案工作的程序化和規范化。

2.2 提升檔案信息管理工作效率

提升檔案信息的管理效率，要從硬件軟件兩個方面著手。硬件設施從細處著手，庫房、空調、除濕機、密集架、電腦必須設備要配齊配好。軟件從知識上著手，培養、提高管理人員自身職業能力，如學習日常辦公軟件，建立數字化信息化的檔案信息管理系統，以此便利檔案管理工作，實現檔案信息管理的高效性。最終實現檔案信息管理的全、齊、真。

2.3 檔案管理制度的建立

（1）保證整個檔案管理制度的規范性科學性和合理性，使檔案管理制度適應單位整體運營體制。（2）保證規章制度的簡潔性和清晰性，更好的為檔案信息管理服務。（3）制度約束力的可行性，嚴格執行檔案工作管理制度，使其具有制約性。（4）處理工作的嚴肅性，處理工作問題按照制度章程嚴格操作。

2.4 檔案管理操作的規范性

檔案管理人員需要對工作細節嚴謹處理，如檔案信息的歸類，收集、數據記錄等。還要做到手勤、腳勤、腦勤等，為檔案信息管理提供強有力的信息依托。

2.5 加大宣傳并增強群眾對檔案的認識

針對檔案重要性的宣傳方式可以根據以下幾點進行宣傳，并提升人民群眾對檔案重要性的認識，（1）開展檔案宣傳推廣、普化、教育活動，建立檔案信息咨詢服務工作，提升群眾對檔案信息的認識度。（2）改變以往單一的宣傳形式，可以借助現代多媒體技術提升檔案重要性宣傳的趣味性，增強宣傳效果，通過短視頻或者檔案故事進行宣傳，管理人員合理運用現代多媒體技術以實現檔案管理的智能化效果，讓更多的人認識到檔案的重要性。

3 總結

通過上述的簡要分析，可以看出檔案信息管理工作中存在很多不足，想要改變檔案信息管理的現狀需從全方面的角度著手，望此研究分析對我國檔案信息管理有著一定幫助。

參考文獻

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