拓展高中檔案工作新亮點 助推學校內涵新發展

李文茜

摘 要：本文在初步介紹我校檔案工作制度、人員配備、庫房場地等軟硬件條件的基礎上，著重介紹了我校近年檔案工作新亮點，并以此為例討論了學校檔案工作如何為課程改革與建設服務，如何為參評實驗性示范性高中等特色榮譽學校服務，如何挖掘學校史料，為校園節慶及校園文化建設服務。內容詳實，思考深入，反映工作實際，具有扎實的工作實踐基礎。本文還對順應信息社會新要求，開展學校電子檔案庫建設工作做了深入探索及總結。

關鍵詞：高中檔案工作;新亮點;學校內涵;新發展

我校是一所辦學歷史悠久的百年老校，學校創建于1889年，歷經惠中私塾、惠中書院、惠中中學，1951年由上海市人民政府接辦掛牌為上海市五愛中學，1978年被上海市教育局聘定為盧灣區重點中學，1991年李惠利先生捐資助學改建校舍，并改名為李惠利中學，1999年盧灣區的另二所中學的高中部并入其中，成立上海市五愛高級中學。2008年學校創建為區實驗性示范性高中并啟動整體改擴建工程至2003年全面竣工，啟用新校舍及教學樓。五愛高中成立以來我校還獲得了“上海市中小學行為規范示范校”、“上海市體育傳統學校”、“上海市體育傳統項目（籃球）學校”、“上海市依法治校示范校”、“市花園單位”、“市文明學校”等榮譽稱號。現校園占地面積近38畝，建筑面積約37000平方米，擁有上海市中心城區不可多得的校園面積。學校設備先進教學成效顯著，擁有學生宿舍，校園環境優美，花草樹木，亭臺池榭，景色優美生機盎然。擁有獨立的檔案辦公室及獨立庫房。

作為我校唯一的專職檔案工作者，我本人每年參加由區檔案局組織的檔案技術繼續培訓。培訓內容豐富多彩，使我大開眼界，專業視野得到拓寬，專業能力不斷提升 ，業務知識結構及時更新。為我校檔案工作吸收先進理念，提高工作效率，全面提升檔案工作水平奠定了智力和人才保障。

1 加強檔案工作硬件條件和制度建設，全面規范學校檔案工作

五愛高級中學擁有檔案管理員專用辦公室和約100平方米的獨立檔案庫房，采光通風條件良好。檔案工作由校長直接主管負責，校長辦公室主任負責分管。學校行政各部門及教研組、年級組形成的檔案資料由檔案室專職管理員統一整理歸檔。我們制訂了“學校檔案工作條例”，并在工作中嚴格執行條例規定的各項制度和工作程序。各行政部門的檔案信息員做好資料的收集工作，學校定期召開檔案工作專門會議，強化各部門及全體教職工的檔案意識，總結督查學校近期檔案工作情況，提出各部門改進要求，學校檔案工作已走向有序規范的正軌，為學校不斷回顧辦學歷史，總結辦學經驗，推進各項改革，積淀校園文化助推校園文化建設，提供歷史資料和思想源泉，助推教師專業發展和學校內涵發展。

1）建立課程專題檔案，服務學校課程改革。我校檔案工作緊緊圍繞高中課程改革和實驗性示范性高中評審，服務學校教學德育等中心工作，促進學校內涵發展和教師專業發展。近年來高中課程如火如荼，學校總體課程由基礎型課程、校本拓展型課程和研究型課程構成。其中基礎型課程及其教學，歷史悠久，學校已積累了豐富的檔案材料，但拓展型課程和研究型課程開展時間較短，檔案及其它資料嚴重缺乏。我校檔案室從2006學年開始建立我校拓展型課程專項檔案，檔案室為每門拓展型課程建立檔案袋，檔案袋中包括《課程設計書》、教師自編教材及其它課程資料，我校檔案室歷年收集的相關材料為拓展型課程的管理和評價走上正軌，起到了重要作用，受到教導處的贊賞和校長的高度贊揚。近十年以來，我校檔案室還為每一屆學生的研究型課程優秀研究課題設立檔案袋，收集課題全部研究資料，包括課題研究手冊、調查問卷、結題報告和論文、結題匯報影像資料、教師評語和獲獎證書（或獲獎）。這部分檔案由檔案室與研究性課程教研組組長聯合管理，便于隨時查用，此項工作有力地促進了我校研究型課程的規范開展和不斷進步。近幾年我校學生的研究型課程的成果在市、區相關競賽和評比中多有獲獎，檔案工作也為此作出貢獻。

2）充分利用各門類檔案服務實驗性示范性高中等創建工作。為了創建區實驗性示范性高中和促進學校自我發展我校從2004年起，分別開展了多輪全面針對學校課程教學、德育及管理，助推學校全面內涵特色發展的市、區級科研課題研究。學校檔案室積極參與了這些課題的研究工作，負責課題研究資料的分類與管理。近年學校全面開展了題為《涵泳雅韻“人文特色校園文化與校本課程體系的實踐研究》的課題研究，檔案室也參與了此項課題的研究工作。我為課題分設了三個資料性檔案盒，分別為”涵泳雅韻及人文教育“、“校園文化及其建設”、“校本課程及其體系”，另外還對課題研究的階段性成果建立檔案，將課題設計書、開題報告、調查問卷、課題中期報告等課題研究材料統一收集歸檔。豐富詳實的課題研究材料為課題結題報告的寫作，積累了豐富的材料，打好了良好的基礎。我的工作受到了校長和課題組老師的贊賞，也為課題獲獎做出了檔案工作的貢獻。

3）挖掘學校史料服務校園節慶及校園文化建設。五愛高中已有130周年的歷史，現任領導班子高度重視檔案室建設和檔案工作，校領導將校史檔案作為繼承與弘揚學校優秀辦學傳統和校園文化建設的重要資源，充分發揮檔案的存史、資政和育人等方面的作用。依托豐富的室藏檔案資源，我校于2008年起創辦并不斷充實校史館，為學校120周年、130周年校慶增添了濃墨重彩。在建設校史館的過程中，檔案室提供了圖片、實物在內的大量校史資料，極大地豐富了校史館的館藏與史料。如今，每一屆新生入學的第一節德育課就是參觀學校校史館，歷屆校友、社會各界和國內外來賓客來訪，都會前往我校的校史館參觀，校史館已成為我校重要的德育教育陣地，成為宣傳五愛，介紹五愛的一個重要窗口。

2 順應信息社會新要求，創建學校電子檔案庫

1）抓收集。電子文件的產生和應用涉及我校的各個部門，要根據歸檔的范圍，在電子文件產生或辦理完畢時注明標識，以便及時做好收藏歸檔工作。文字、表格等字處理文件，重點收集定稿電子文件和正式電子文件;要強調電子文件的物理歸檔，即將歸檔的電子文件預載到磁盤、光盤等載體上，實行脫機保存。此外，需要長久保存的電子文件，應制作紙質版本與電子文件一并歸檔。

2）抓整理。歸檔電子文件的整理工作是日后提供利用的基礎，電子文件在歸檔移交前，應由各工作部門檢查其真實性和完整性，物理歸檔的電子文件要做檢查、殺毒處理，按照我校規定電子檔案分類方案，重新排列文件位置，組合盤片，進行必要的著錄，編制載體編者按好。

3）抓保管。由于電子文件記錄形式和載體的特殊性，必須加強歸檔電子文件的保管工作，以最大限度維護電子檔案的真實和安全。歸檔電子文件載體應直立排放，并有一個適合于磁、光介質保存的環境，溫度宜控制度。我校采用防磁柜，有較好的效果。

4）抓利用。歸檔電子文件的利用有其獨特的方面，除了直接查詢、提供拷貝等方式外，還可借助網絡手段實現信息共享、遠程服務。與紙質檔案相比，更快捷，更方便，更符合現代社會高效率、快節奏的需要，還能夠以更豐富的形式，在更大范圍內發揮檔案信息的作用。

3 提高科學管理技術手段，延長檔案壽命

確保檔案安全，最大限度地延長其壽命，是檔案人員的“天職”。因此，檔案室作為集中管理檔案和提供檔案信息的服務部門，必須采取一切有效的技術保護手段，延長檔案的壽命。我校檔案室著力做好四件事：一是搞好基礎設施和安全設施建設，加大技術、經費投入，搞好庫房的基礎設施。二要根據不同載體檔案對保管條件的特殊要求，有針對性地做好日常防護工作，特別是“八防”工作，要嚴格執行檔案的出入庫手續、消毒制度、衛生清潔制度，堅持庫內外溫濕度的觀測和記錄。三是定期普查檔案的受損情況，并及時采取措施加以有效控制。如通過對破損檔案的裱糊處理、字跡褪變檔案的復制、加固處理等。四是通過對檔案的掃描、光盤的刻錄等技術手段來改變檔案載體形式，重新記錄檔案信息，降低檔案原件的使用頻率，延長檔案的壽命。同時，定期對檔案信息數據進行檢測，確保完整和安全。上述四件事有些已取得進展和工作成效，有些還在進行中，需繼續努力。