人工智能在檔案管理工作中的有效應用

韓宛廷 鄧治崗

摘 要：現階段，科學技術和人類知識結構不斷提高，人工智能領域出現了諸多新產品、新理論、新設想和新技術，同時開始廣泛應用于人們的日常工作和生活中，為今后科學技術發展和創新提供了幫助。為了適應當前的發展趨勢和需求，人工智能技術也逐漸引入檔案管理之中，進一步優化和提升檔案管理工作效率和服務質量提供技術支持和幫助。

關鍵詞：人工智能;檔案管理工作;發展;檔案信息化;利用;檢索

隨著我國科學技術的迅猛發展和不斷提升的人類知識儲備量，各行各業開始廣泛應用人工智能。在互聯網移動時代，人工智能占據著重要基礎位置，其將成為我國今后科學發展的必然趨勢?，F階段，檔案工作中已開始廣泛運用人工智能，但因為檔案工作較為特殊，在運用中必須規范其應用范圍和服務內容，必須嚴格遵循相關要求。人工智能的技術不斷發展，怎樣在檔案管理工作中有效的廣泛運用，在實踐應用中需要對哪些方面引起注意，是現階段檔案管理人員需要深入思考的問題。

1 人工智能在檔案管理中應用的作用

人工智能至今已有幾十年，其主要研究方向由最初的智能控制發展到現階段的智能信息的檢索和形態發展、自然語言的理解、數據分析、模式識別、當前的動態反應等方面，其日趨完善，成為和人們工作、生活相貼近的智能科學[1]。在一定程度上，人工智能技術可以使檔案的應用價值得到充分發揮，為檔案管理工作提供多元化的管理方式和管理思路，促進檔案管理效率有效提高，打破傳統檔案管理的局限，使檔案管理資源共享的應用價值順利實現，促進現代檔案管理事業良好發展。

從某種意義上而言，在檔案工作中人工智能的應用是較為便利和安全的，人工智能在檔案工作中的信息安全保障作用，可以使檔案數據信息的存儲更加完整和安全，這對社會各界的使用是極為便利的。尤其是現階段在檔案收集工作中，由于檔案數量和數據十分龐大，而人工智能是一種先進科技，其主要集計算、分析和整理為一體，可以詳細劃分檔案的質量和種類，這對檔案劃分內容的層次性以及檔案整理結構的合理性極為有利，還可以使檔案更加完整。所以，在檔案工作中人工智能的應用發揮著很多積極作用，有效保證了檔案管理內容信息的完整性和安全性，并把更加優質的人工智能服務提供給檔案管理工作。

2 人工智能在檔案管理工作中的實際應用

2.1 檔案管理中的智能檢索和分類

信息化的數字檔案管理內容一般分為多媒體數字檔案和文本類數字檔案信息資源等[2]。在檔案管理工作中，人工智能技術可以運用機器學習、模式識別以及自然語言處理的相關技術智能分類和檢索數字檔案信息資源。在自然語言處理技術中，人工智能技術中的文本類別歸納是一大重要功能，其根據已經被標注的訓練文本樣本幾何，對文本的屬性和不同類型文本間的關系進行探尋，同時借助學習獲得關系判斷全部文本的類別。智能文本分類可以智能分類文本類檔案。同時，人工智能技術還可以借助視頻識別技術、語音識別技術、圖像識別技術等對多媒體數字檔案信息進行識別。

新形勢下，檔案管理的信息資源很多，逐漸凸顯出傳統信息檢索形式的不足，特別是信息檢索效率已經不能使檔案管理工作的需求得到滿足。人工智能可以實現檔案信息的社會化、數字化以及網絡化，有助于檔案管理人員在最短的時間內將所在檔案的位置找到。同時，立足于我國的檔案分類法中的規則分類整理檔案，相關檔案操作人員需要對中國檔案分類法中的細則予以熟悉。以人工智能技術的智能檢索為基礎，展開相關分類參考，對其重要性有更加深入的了解。此外，還需要運用個字段加權混合索引的方式，確保獲得更加準確的排序結果。檔案管理者可以在列表前排列聯系最密切的信息，以此使檢索數據庫更加準確，有效提高檔案檢索效率和準確性。

2.2 檔案價值的智能鑒定

專家系統借助計算機技術和人工智能技術，立足于系統中囊括的經驗和知識推理、判斷問題，從而模擬人類專家展開決策。相較于普通數據庫，專家系統知識庫存在的顯著區別是，知識庫中囊括的專業數據和知識，即涉及基本信息和事實，同時還囊括可專家經驗、想法和假設，從而系統推理分析、判斷、決策原始數據，將專家作用充分發揮出來。檔案館借助人工智能技術構建專家系統，既需要加深對計算機操作方面知識的了解，同時還需要檔案相關的工作經驗以及理論背景，兩者均很重要。其建設需要兩個階段：第一，構建知識庫。檔案館可以用語音或文本問這批專家問題，對其答案進行收集，在知識庫中錄入知識和經驗。第二，對系統進行完善。在系統中輸入問題或任務，對輸出的答案進行確認額收集，對比其和檔案專家的答案，不斷豐富與改進系統的推理規則和知識庫，從而科學鑒定檔案價值。

2.3 智能安全管理

人工智能是在檔案管理中，借助計算機系統數字化管理和存儲所收集到的檔案信息的重要手段，同時人工智能系統還使這些信息資源的安全性以及隱蔽性得到了保障，保證系統中存儲的檔案資源難以被不法分子掌握和利用。在檔案管理中安全性防護管理占據著極為重要的位置，智能化管理檔案，有效整合并存儲信息資源[3]。借助有效的信息保護系統使檔案信息的安全性得到保障，在檔案管理中運用人工智能，其重要步驟之一便是保證檔案信息不易被他人非法盜用或泄露。檔案安全管理可以借助人工智能的指紋識別、人臉識別技術等高級技術使檔案的安全性得到保護。在檔案庫管理中這種安全保護技術的權限管理得到了增強，同樣也可以為檔案管理人員提供方便，使其更好地開展檔案管理。除此之外，人工智能監控技術還可以智能監控檔案，借助嚴密的監控，同時還可以確保檔案更加安全。在監控的過程中，人工智能技術也可以分析監控目標，遇到危險的情況可以自動做出報警，提前展開安全報警可以將損失有效減少。除此之外，人工智能防火墻系統可以使檔案信息的數字更加安全，通過病毒檢測，針對可能入侵程序做出攔截，使檔案網絡信息的安全得到保證。

2.4 智能共享檔案中的信息資源

通過人工智能技術為用戶提供線下、線上智能解答服務，配合使用人工智能和自動語言加工系統，運行用戶運用語言提問，立足于語言在存儲的信息庫中將相應的答案找到。所以，人工智能將傳統的搜索方式改變了，其主要由三個部分構成，即環境、執行系統、學習系統。借助相關環境，在學習系統中錄入信息，通過知識圖譜技術，對海量信息進行組織、標引、檢索、挖掘、分析利用，建立相關規則，在學習系統中的信息修改執行系統的知識庫，立足于知識庫已有的信息展開檢索任務，最終把反饋信息完成，以此使人們的需求得到滿足。如此，可以更好地搜索、推送答案信息，進而共享檔案信息。

3 結語

總之，現階段，在檔案工作中人工智能已得到了廣泛應用，其囊括了多種優質服務，如檔案管理中的智能檢索和分類、檔案價值的智能鑒定、智能安全管理、智能共享檔案中的信息資源等。但是，現階段我國人工智能檔案工作中仍存在諸多問題，因此，在互聯網時代，檔案管理人員要把機遇牢牢把握好，借助積極完善和研究，在檔案工作中充分運用人工智能，使檔案工作更加智能化。

參考文獻

[1]李子林，熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發展建議[J].檔案與建設，2019（6）.

[2]陳匯.關于人工智能賦能檔案管理的幾點思考[J].檔案天地，2019（7）.

[3]張江華.人工智能技術在企業檔案管理中的應用[J].檔案時空，2014（6）：32-33.