對于檔案管理規范化的幾點思考

摘 要：當檔案的急速發展與社會對于檔案的需要一直增長，檔案管理已從單純的存檔變為實施各種各樣的新技術和方法來開發與使用檔案資源來滿足大眾對檔案的要求。因而，必須注重檔案管理的標準化，以使檔案的管理變得越來越具有科學性。本文對如何做好標準化的檔案管理提供了一些思考。

關鍵詞：檔案管理;規范化

檔案是對自然，社會和人類思想和知識的總結，并且領有豐碩的自然和社會信息資料。檔案管理是需使用科學的原理和技巧來執行的，以及提供檔案信息為各種各樣的社會實踐所服務。其任務是科學地管理有價值的檔案，用來實現大眾對于檔案信息的需求。隨著國家各種經濟和社會企業的迅速發展，人們越來越關注于獲取，檢查，分析和研究檔案。處于這樣的情況下，作為檔案管理單位，如何規范檔案管理，使檔案能夠得到充分利用，并為知識創新，經濟發展和社會生活服務，已成為檔案管理專業人員認真考慮的重要問題。關于檔案管理的標準化架構，我認為以下方面應做得很好。

1 現狀分析

目前，檔案任務的現狀主要包括：1）人員流動性大，業務知識水平低，新時期檔案工作能力較差。2）單個文件有很長的延遲并且是隨機的，即使是已排序的文件也存在諸如分類，分組，分類和錯誤排序等問題，這給文件的管理和使用帶來了一些困難。3）部分單位的檔案容納室比較粗糙，房屋陳舊，防塵，防潮，防盜，和防火等基礎設施條件差。4）借閱和注冊不規范，使用文件效果不佳。這些原因的存在將對檔案的平安和高效率的使用有著的直接影響。認識到這些問題，盡可能避免它們并在實際工作中解決它們將有助于標準化檔案管理。

2 管理標準化

檔案管理的規范化是社會主義現代化中檔案管理的要求，是檔案管理的一個方向。首先是嚴格遵守標準。各級檔案管理部門和檔案管理人員必須努力提高國家檔案局制定的標準，包括檔案和倉庫標準，檔案保護和設備標準以及檔案的收集和處置，評估，統計，開發和使用標準，檔案描述標準等。按照標準化要求進行工作，使標準化國家檔案管理得提供了堅實的根底。二是建立扎實的問責制。需要定義職責，以便每個檔案管理員都可以承擔責任，為工作，工作，責任，權限和評估設定標準，并清楚地區分獎勵和懲罰。第三是目標管理的介紹。每個單位的檔案管理應使用國家檔案的總體目標和要求，以檢查工作質量。

3 專業人才培養

隨著變革的不停的深化和科學技術的提高，檔案管理對其專業性的突出日益提高。因而，檔案管理人員需要具備寬泛的專業理論以及全面的素質，才能夠高質量完成檔案管理中的任務。為了提高整體質量，檔案管理人員首先需要在學習和操作的同時結合他們的工作實踐，同時要特別注意和掌握計算機科學和信息文化，同時要提高業務質量。并擁有完善的檔案管理人才網絡文化。第二個目標是積極參與相關培訓，以達到業務水平進步。在新的形勢下，檔案管理員需要感到緊迫感和危機感，或者不希望跟上時代的要求，踴躍加入繼續教育，把理論時刻更新，提高相關水平能力。

4 基礎設施

具有良好辦公條件的單位應為檔案空間留出足夠的空間，以分隔辦公室，閱覽室和倉庫，并讓檔案工作有著優秀的工作環境。做到“三防鐵”（防鐵門，防鐵柜，和防鐵窗）“八防措施”（防火措施，防潮措施，防鼠措施，防高溫措施，防光措施，防霉措施，防蟲措施，防盜措施）。購買并使用現代管理工具改善檔案工作環境，例如，計算機，記錄器，打印機，多功能打孔器，掃描儀，裝訂機等。

5 科學管理

隨著信息社會中電子檔案的數量迅速增加，對在Internet上使用檔案信息的要求變得越來越嚴格。根據檔案管理的要求，檔案館加強對單位記錄的收集，評估，描述和提交的監控和管理，并確保每個單位產生的電子記錄具有真實，完整和有效的保存價值。同時，研究電子檔案的接收，存儲和使用技術方法以及電子檔案的管理設計方法，以完成檔案信息處理的電子化，信息存儲的數字化，實時信息的收集，信息服務的利用網絡，并積極宣傳檔案與多媒體的大數據資料。臨時檔案館應接收電子檔案，進行對不同類型的檔案數字管理，踴躍開發適當的全部數據和多媒體大數據庫，盡快完成對全文檔案查詢的需求，并持續在服務效率和質量上取得進步。全方位增強檔案管理任務旨在于是有意識的認識檔案的角色，幫助經濟發展和社會進步。需要加強檔案的開發和使用以及信息交流。一是加強檔案業務管理。除了努力收集，編譯，評估和存儲文件外，檔案管理人員還應著重于檔案的歸檔，檢索和研究，編譯適當的檢索工具以及開發和改進檔案和檔案等參考系統。第二個是加強文件保留，并準備向用戶提供他們所需的文件。重要或有價值的檔案應提供微型或重復副本，而不是原始檔案。第三個目標是加大檔案和儲存設施的建設的力度，降低由于外部因素所造成檔案的破壞。檔案館的管理還必須與社會需求同發展，開掘創新技巧來更有效地服務，使其更加科學化并且能夠為社會主義現代化而效力。

6 開發工作

增強檔案資源研究，開發與利用，為達到有效運用檔案資源提供快速便捷的內部服務的前提。檔案人員應當需要探究現實情況，集中精力調查檔案，檔案中有用的資料的以積極開發，制作有用的管理檢索工具，給予大眾一個良好的檔案服務。做好檔案借閱服務。提供了要求提供檔案資料和信息的付費服務，指明調查程序，收費標準和查詢范圍，并修改了封閉檔案，以開放在線查詢以進行標準化檔案管理。編輯和研究檔案是根據用戶需求進行的，經過對檔案的剖析和對給定主題的研討，可以對于檔案中包含的許多資料能夠搜索，集成，檢索等。并編入各種檔案參考資料中，以使檔案信息資源更加準確，系統和簡化，以方便檔案使用。編輯和研究檔案具有諸如主動性，科學和系統內容的使用，搜索和使用的簡便性和永久性等優點，是開發和使用檔案信息資源的一種改進模式。因而，鼎力開發研究工作，能夠為檔案管理任務提供全方位，系統化與科學形式存在的數據，有助檔案工作的規范化發展。

7 結束語

檔案管理作為人類知識和信息資源傳播的一項任務，在社會發展和進步中存在著重要角色。良好的檔案管理模式是加大部門工作質量和效率提升的前提，也是確定部門績效和管理水平的重要標準。標準化的檔案管理能夠持續提高單位管理水平，不僅能夠完成檔案管理本身的價值的實現，而且能夠在整個經濟發展和社會進步中有著重要的奉獻。

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作者簡介

王海蓉（1985-），女，漢，湖南省武岡市，本科，邵陽市燃氣總公司辦公室。