對于檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考

摘 要：當(dāng)檔案的急速發(fā)展與社會(huì)對于檔案的需要一直增長，檔案管理已從單純的存檔變?yōu)閷?shí)施各種各樣的新技術(shù)和方法來開發(fā)與使用檔案資源來滿足大眾對檔案的要求。因而，必須注重檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，以使檔案的管理變得越來越具有科學(xué)性。本文對如何做好標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理提供了一些思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化

檔案是對自然，社會(huì)和人類思想和知識(shí)的總結(jié)，并且領(lǐng)有豐碩的自然和社會(huì)信息資料。檔案管理是需使用科學(xué)的原理和技巧來執(zhí)行的，以及提供檔案信息為各種各樣的社會(huì)實(shí)踐所服務(wù)。其任務(wù)是科學(xué)地管理有價(jià)值的檔案，用來實(shí)現(xiàn)大眾對于檔案信息的需求。隨著國家各種經(jīng)濟(jì)和社會(huì)企業(yè)的迅速發(fā)展，人們越來越關(guān)注于獲取，檢查，分析和研究檔案。處于這樣的情況下，作為檔案管理單位，如何規(guī)范檔案管理，使檔案能夠得到充分利用，并為知識(shí)創(chuàng)新，經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)生活服務(wù)，已成為檔案管理專業(yè)人員認(rèn)真考慮的重要問題。關(guān)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化架構(gòu)，我認(rèn)為以下方面應(yīng)做得很好。

1 現(xiàn)狀分析

目前，檔案任務(wù)的現(xiàn)狀主要包括：1）人員流動(dòng)性大，業(yè)務(wù)知識(shí)水平低，新時(shí)期檔案工作能力較差。2）單個(gè)文件有很長的延遲并且是隨機(jī)的，即使是已排序的文件也存在諸如分類，分組，分類和錯(cuò)誤排序等問題，這給文件的管理和使用帶來了一些困難。3）部分單位的檔案容納室比較粗糙，房屋陳舊，防塵，防潮，防盜，和防火等基礎(chǔ)設(shè)施條件差。4）借閱和注冊不規(guī)范，使用文件效果不佳。這些原因的存在將對檔案的平安和高效率的使用有著的直接影響。認(rèn)識(shí)到這些問題，盡可能避免它們并在實(shí)際工作中解決它們將有助于標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。

2 管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的規(guī)范化是社會(huì)主義現(xiàn)代化中檔案管理的要求，是檔案管理的一個(gè)方向。首先是嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)。各級(jí)檔案管理部門和檔案管理人員必須努力提高國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案和倉庫標(biāo)準(zhǔn)，檔案保護(hù)和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)以及檔案的收集和處置，評(píng)估，統(tǒng)計(jì)，開發(fā)和使用標(biāo)準(zhǔn)，檔案描述標(biāo)準(zhǔn)等。按照標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行工作，使標(biāo)準(zhǔn)化國家檔案管理得提供了堅(jiān)實(shí)的根底。二是建立扎實(shí)的問責(zé)制。需要定義職責(zé)，以便每個(gè)檔案管理員都可以承擔(dān)責(zé)任，為工作，工作，責(zé)任，權(quán)限和評(píng)估設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)，并清楚地區(qū)分獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。第三是目標(biāo)管理的介紹。每個(gè)單位的檔案管理應(yīng)使用國家檔案的總體目標(biāo)和要求，以檢查工作質(zhì)量。

3 專業(yè)人才培養(yǎng)

隨著變革的不停的深化和科學(xué)技術(shù)的提高，檔案管理對其專業(yè)性的突出日益提高。因而，檔案管理人員需要具備寬泛的專業(yè)理論以及全面的素質(zhì)，才能夠高質(zhì)量完成檔案管理中的任務(wù)。為了提高整體質(zhì)量，檔案管理人員首先需要在學(xué)習(xí)和操作的同時(shí)結(jié)合他們的工作實(shí)踐，同時(shí)要特別注意和掌握計(jì)算機(jī)科學(xué)和信息文化，同時(shí)要提高業(yè)務(wù)質(zhì)量。并擁有完善的檔案管理人才網(wǎng)絡(luò)文化。第二個(gè)目標(biāo)是積極參與相關(guān)培訓(xùn)，以達(dá)到業(yè)務(wù)水平進(jìn)步。在新的形勢下，檔案管理員需要感到緊迫感和危機(jī)感，或者不希望跟上時(shí)代的要求，踴躍加入繼續(xù)教育，把理論時(shí)刻更新，提高相關(guān)水平能力。

4 基礎(chǔ)設(shè)施

具有良好辦公條件的單位應(yīng)為檔案空間留出足夠的空間，以分隔辦公室，閱覽室和倉庫，并讓檔案工作有著優(yōu)秀的工作環(huán)境。做到“三防鐵”（防鐵門，防鐵柜，和防鐵窗）“八防措施”（防火措施，防潮措施，防鼠措施，防高溫措施，防光措施，防霉措施，防蟲措施，防盜措施）。購買并使用現(xiàn)代管理工具改善檔案工作環(huán)境，例如，計(jì)算機(jī)，記錄器，打印機(jī)，多功能打孔器，掃描儀，裝訂機(jī)等。

5 科學(xué)管理

隨著信息社會(huì)中電子檔案的數(shù)量迅速增加，對在Internet上使用檔案信息的要求變得越來越嚴(yán)格。根據(jù)檔案管理的要求，檔案館加強(qiáng)對單位記錄的收集，評(píng)估，描述和提交的監(jiān)控和管理，并確保每個(gè)單位產(chǎn)生的電子記錄具有真實(shí)，完整和有效的保存價(jià)值。同時(shí)，研究電子檔案的接收，存儲(chǔ)和使用技術(shù)方法以及電子檔案的管理設(shè)計(jì)方法，以完成檔案信息處理的電子化，信息存儲(chǔ)的數(shù)字化，實(shí)時(shí)信息的收集，信息服務(wù)的利用網(wǎng)絡(luò)，并積極宣傳檔案與多媒體的大數(shù)據(jù)資料。臨時(shí)檔案館應(yīng)接收電子檔案，進(jìn)行對不同類型的檔案數(shù)字管理，踴躍開發(fā)適當(dāng)?shù)娜繑?shù)據(jù)和多媒體大數(shù)據(jù)庫，盡快完成對全文檔案查詢的需求，并持續(xù)在服務(wù)效率和質(zhì)量上取得進(jìn)步。全方位增強(qiáng)檔案管理任務(wù)旨在于是有意識(shí)的認(rèn)識(shí)檔案的角色，幫助經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。需要加強(qiáng)檔案的開發(fā)和使用以及信息交流。一是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理。除了努力收集，編譯，評(píng)估和存儲(chǔ)文件外，檔案管理人員還應(yīng)著重于檔案的歸檔，檢索和研究，編譯適當(dāng)?shù)臋z索工具以及開發(fā)和改進(jìn)檔案和檔案等參考系統(tǒng)。第二個(gè)是加強(qiáng)文件保留，并準(zhǔn)備向用戶提供他們所需的文件。重要或有價(jià)值的檔案應(yīng)提供微型或重復(fù)副本，而不是原始檔案。第三個(gè)目標(biāo)是加大檔案和儲(chǔ)存設(shè)施的建設(shè)的力度，降低由于外部因素所造成檔案的破壞。檔案館的管理還必須與社會(huì)需求同發(fā)展，開掘創(chuàng)新技巧來更有效地服務(wù)，使其更加科學(xué)化并且能夠?yàn)樯鐣?huì)主義現(xiàn)代化而效力。

6 開發(fā)工作

增強(qiáng)檔案資源研究，開發(fā)與利用，為達(dá)到有效運(yùn)用檔案資源提供快速便捷的內(nèi)部服務(wù)的前提。檔案人員應(yīng)當(dāng)需要探究現(xiàn)實(shí)情況，集中精力調(diào)查檔案，檔案中有用的資料的以積極開發(fā)，制作有用的管理檢索工具，給予大眾一個(gè)良好的檔案服務(wù)。做好檔案借閱服務(wù)。提供了要求提供檔案資料和信息的付費(fèi)服務(wù)，指明調(diào)查程序，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和查詢范圍，并修改了封閉檔案，以開放在線查詢以進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。編輯和研究檔案是根據(jù)用戶需求進(jìn)行的，經(jīng)過對檔案的剖析和對給定主題的研討，可以對于檔案中包含的許多資料能夠搜索，集成，檢索等。并編入各種檔案參考資料中，以使檔案信息資源更加準(zhǔn)確，系統(tǒng)和簡化，以方便檔案使用。編輯和研究檔案具有諸如主動(dòng)性，科學(xué)和系統(tǒng)內(nèi)容的使用，搜索和使用的簡便性和永久性等優(yōu)點(diǎn)，是開發(fā)和使用檔案信息資源的一種改進(jìn)模式。因而，鼎力開發(fā)研究工作，能夠?yàn)闄n案管理任務(wù)提供全方位，系統(tǒng)化與科學(xué)形式存在的數(shù)據(jù)，有助檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

7 結(jié)束語

檔案管理作為人類知識(shí)和信息資源傳播的一項(xiàng)任務(wù)，在社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步中存在著重要角色。良好的檔案管理模式是加大部門工作質(zhì)量和效率提升的前提，也是確定部門績效和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理能夠持續(xù)提高單位管理水平，不僅能夠完成檔案管理本身的價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，而且能夠在整個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步中有著重要的奉獻(xiàn)。

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作者簡介

王海蓉（1985-），女，漢，湖南省武岡市，本科，邵陽市燃?xì)饪偣巨k公室。