事業單位檔案工作規范化管理探析

陳鏡雯

摘 要：事業單位的檔案工作是一項重要的基礎工作，在信息化的時代發展趨勢下，事業檔案工作面臨著從實體到虛擬的轉型階段，大量檔案信息以及檔案業務開始向信息平臺轉移，我們必須要結合當前的趨勢思考檔案工作規范化管理的策略。因此以下文章將展開進一步分析，探究開展檔案工作的方向。

關鍵詞：事業單位;檔案工作;規范化管理

事業單位的檔案管理在近年來的發展趨勢下正在逐步從實體化向著虛擬化轉型，而規范化的管理則是確保事業單位檔案管理信息化轉型順利完成的前提條件。信息技術在各個領域的應用在當前是必然趨勢，所以唯有與時俱進地規范檔案管理工作，才能夠保證檔案管理安全。文章主要針對檔案規范化管理的現實意義與管理要點展開思考，探索未來的工作方向。

1 搞好檔案工作的現實意義

在信息化的時代背景下，各個領域的各項業務都開始向網絡平臺轉移，事業單位的檔案工作亦是如此，以往留存的大量紙質檔案，不僅會隨著時間的流逝而出現損毀，而且因實體資料的數量過大，儲存與調取都十分困難，可見檔案的信息化是必然趨勢。但是在實體檔案管理向著虛擬檔案管理轉型的過程中，相應 的管理規范也必須要隨之更新，實體的檔案管理有相應規范，虛擬檔案的管理也必須要建立起適用的規范，才能夠避免信息平臺的檔案管理無人負責。一言蔽之，在當前的社會發展趨勢下，信息技術在檔案管理工作過程中的應用是必然趨勢，而檔案管理工作的進一步規范也是必然趨勢。在事業單位的檔案工作過程中，為了確保工作的規范性，相關人員必須要首先意識到檔案管理工作的必要性，檔案一直以來都是事業單位信息體系當中不可或缺的一部分，事業單位的諸多業務開展都要依靠檔案，為了提升事業單位的業務處理效率，保證事業單位決策的可靠性，必須要做好檔案管理。在信息化的檔案管理模式下，考慮到信息平臺可能存在的風險，檔案管理的規范更是迫在眉睫的目標。所以對于我國事業單位來說，為了規范單位檔案工作，必須要從公文發布、立卷歸檔、案卷質量等多個層面入手，不斷優化檔案管理工作的內容、方式，明確管理的方向，才能做好新時代的檔案管理工作[1]。

2 規范檔案工作的管理內容

2.1 規范公文發布

事業單位的許多檔案都是從公文演變而來，作為檔案的前身，公文影響著檔案質量，所以必須要進一步明確公文的制定與發布流程。檔案管理相關人員必須要意識到制發公文是規范檔案工作的基本前提，要對公文制發的相關標準進行明確，才能夠保證檔案的質量得以提升。在信息化的時代背景下，對于公文制發要點的明確更是規范未來檔案工作的基礎。當前對于公文發布進行規范的重點主要在于以下幾點。其一是要對公文的用紙進行規范，要嚴格遵照國家發布的現行規定，選擇帶有事業單位特定標記的、無法被復制的、規格統一的專業用紙，避免他人偽造。公文的排版一般應當選擇橫寫橫排的模式，裝訂線應當甚至在左側。其二是要提升公文打印的質量，要確保公文字跡的清晰性，避免任何不易辨認的字存在，并且要對打印墨以及打印紙的使用周期進行確認，使用能夠長期保存的墨與紙。無論是在草擬公文時，亦或是打印公文時，包括手寫批注、簽字等等，都要確保字體的清晰度以及保存的壽命，避免后續出現字體淡化或是紙張脆裂等問題。其三是要規范公文的制、簽、發手續，以及正文標題、審核權限、主/抄送單位、落款等信息，做好信息的檢查，才能夠下發。其四是要規范公文的文種，要明確格式標準，盡可能避免使用簡稱以及不規范的詞匯，方便后續的檢索。特別是在公文信息開始向信息平臺遷移的情況下，更要確保紙質公文與信息平臺上公文的格式與內容統一，必須要做好兩者的核查。

2.2 規范立卷歸檔

立卷歸檔主要是指對于公文信息的保存與分類整理，如果公文存在重復、相似度過高或是無序的情況，對于后續的檔案規范會產生很大影響，也會很大程度影響檔案的價值，無法做到規范化立卷歸檔，便無法提升檢索的效率，也無法保證案卷的整體性，進而阻礙后續的業務目標達成造成，因為立卷歸檔是將公文信息流程化的過程，能夠成為后續開展工作的依據。為此必須要做好立卷歸檔，要延續我國對于文書處理提出的精準性、有序性等基本原則，才能夠規范檔案工作。在實際工作過程中，一方面應當嚴格遵照我國國務院下發的不歸檔文件銷毀的相關辦法去完成處理，另一方面需要明確以下三項重要內容。其一是應當對歸檔文件的成文時間及歸檔時間等時間信息進行確認，得出精確的時間信息，才能保證立卷歸檔后依靠自動化的時間排序能夠完成文件的次序排列，作為業務處理的依據。其二是要對工作重點進行進一步明確，以此作為分工的有。實際的業務處理過程中，應當重視對于文件的區分，要根據文件的各方面信息差別去對類似的資料文件進行區分，詳細問題需要根據文件內容去進行細化剖析，進而減少不必要的工作內容，減少重復與冗余的信息，保證檔案的使用率得到提升。其三是要重視對于文件卷宗的整體維護。在歸檔過程中，不但要明確文件內容的主次，還要嚴格把控卷宗在文件庫當中的歸入與調出，對于不能歸檔的文件，應當嚴格禁止歸入，而對于已經歸檔的文件，則必須要做好管理，避免出現丟失的情況。特別是在歸檔立卷當中，需要將同樣類型且相互關聯的文件資料歸到一個卷當中，保證關聯同一業務的多個文件能夠歸納在一起，并且有序排列，提升檔案使用的效率[2]。

2.3 優化案卷質量

案卷質量的優化是檔案工作的基本目標之一，在實際的檔案管理過程中，如果案卷的質量存在問題，實際操作過程便必然會因此受到影響。一言蔽之，檔案的價值取決于案卷資料是否真實、全面、且錄入及時，只有完整的、真實可靠的文件內容，才有歸檔的價值，才具備保存的意義。所以為了優化案卷質量，必須要考慮到立卷工作的重點。立卷方式與案卷的裝訂，便是檔案管理規范的基本需求，所以必須要重視立卷的方式，做好立卷工作，能夠確保后續的檔案分類與檢索更加便利。

2.4 強化人員管理

事業單位的檔案管理人員是落實檔案管理工作的重要主體，為了達成檔案管理的目標，必須要重視對于檔案管理人員隊伍的建設，要重視對管理人員的專業素養及能力培養，這樣才能夠真正規范檔案管理工作。首先為了保證人員隊伍質量，必須要避免其他部門人員兼任檔案管理人員，要確保檔案管理人員隊伍的獨立性。其次是必須要借助系統化的培訓體系幫助檔案管理人員掌握檔案信息收集、分類、歸檔、存儲、調用等各個環節的技術要點。最后是在實際工作過程中，必須要落實個人責任制，將檔案管理責任細化到每個管理人員，才能產生約束力。只有做好管理人員隊伍管理，才能夠提升檔案管理質量[3]。

3 結語

事業單位的檔案管理工作是事業單位的基礎工作，隨著信息技術在檔案管理工作中的普及，我們必須要重新思考檔案管理工作的規范要點，這樣才能做好后續的檔案管理工作。因此文章針對檔案工作的規范化管理策略展開了分析，分享給行業同仁。

參考文獻

[1]李清華.事業單位檔案工作規范化管理研究[J].城建檔案，2020（01）：81-82.

[2]楊杰.事業單位檔案管理規范化措施探討[J].中外企業家，2020（02）：139.

[3]周玉霞.事業單位檔案規范化管理策略分析[J].城建檔案，2019（07）：85-86.