基于SDCA循環(huán)的檔案數(shù)字化流程標(biāo)準(zhǔn)化管理

摘 要：SDCA循環(huán)模式，即“標(biāo)準(zhǔn)化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)”模式，又稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)化維持，其目的是標(biāo)準(zhǔn)化和維持已有的工作流程。在項(xiàng)目運(yùn)行的初期，工作流程中都存在一定的不穩(wěn)定因素，在不穩(wěn)定的工作流程中循環(huán)運(yùn)行SDCA模型，能夠有效改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量，完成企業(yè)目標(biāo)要求。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化循環(huán)步驟，即查找與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的差距、分析問(wèn)題產(chǎn)生原因、編制解決方案、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行、檢查效果、將有效方案制度化的過(guò)程，有助于自糾自查項(xiàng)目運(yùn)行情況，及時(shí)解決加工實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量及工作效率。

關(guān)鍵詞：SDCA循環(huán);檔案數(shù)字化;標(biāo)準(zhǔn)化

隨著近年信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也隨之迅速崛起，傳統(tǒng)實(shí)體檔案的保存方式面臨著館藏?cái)?shù)量增加、存放空間不足、檔案損壞嚴(yán)重、檔案利用受到限制等問(wèn)題，這些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題促使檔案管理部門(mén)打破原有檔案管理模式，積極推行檔案的信息化管理，大力推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，以期大幅度提高檔案管理和檔案利用水平。

1 SDCA循環(huán)模型的涵義

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，不斷運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化循環(huán)步驟，即標(biāo)準(zhǔn)化（Standardization）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、總結(jié)（Action）的過(guò)程，能夠促使項(xiàng)目在開(kāi)始階段趨于穩(wěn)定。運(yùn)用SDCA的目標(biāo)和要求對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)能夠有效推進(jìn)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目在平穩(wěn)的狀態(tài)下順利運(yùn)行。SDCA循環(huán)（SDCA Cycle），即“標(biāo)準(zhǔn)化（Standardization）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、總結(jié)（Action）”模式，又稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)化維持，其目的是標(biāo)準(zhǔn)化和維持已有的工作流程。“在項(xiàng)目運(yùn)行的一般流程基礎(chǔ)上，為保持項(xiàng)目各子環(huán)節(jié)在工作實(shí)踐中的平衡運(yùn)行，而對(duì)原基礎(chǔ)流程進(jìn)行的改進(jìn)或更新行為，進(jìn)而檢查過(guò)程，以確保其精確性，最后作出合理分析和調(diào)整使得過(guò)程能夠滿足愿望和要求。不斷運(yùn)行SDCA循環(huán)能夠有效改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量，完成企業(yè)目標(biāo)要求”

SDCA循環(huán)即標(biāo)準(zhǔn)化循環(huán)，標(biāo)準(zhǔn)即項(xiàng)目運(yùn)行所遵循的流程、規(guī)范、準(zhǔn)則等，能夠?qū)T工產(chǎn)生制約的要求，而標(biāo)準(zhǔn)化則是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)完成生產(chǎn)任務(wù)，并在生產(chǎn)中將標(biāo)準(zhǔn)不斷完善的過(guò)程。運(yùn)用SDCA循環(huán)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的目的，可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：一是完善技術(shù)儲(chǔ)備，運(yùn)行SDCA循環(huán)的過(guò)程，同時(shí)也是促進(jìn)技術(shù)不斷革新的過(guò)程，將適應(yīng)實(shí)踐要求的技術(shù)規(guī)范不斷應(yīng)用和改進(jìn)于企業(yè)生產(chǎn)流程中，能夠較好的保存生產(chǎn)技巧和專(zhuān)業(yè)技術(shù);二是提高生產(chǎn)效率，SDCA循環(huán)應(yīng)用的過(guò)程是不斷更新生產(chǎn)方式解決矛盾的過(guò)程，應(yīng)用SDCA循環(huán)維持原有的有效生產(chǎn)技術(shù)，改進(jìn)不適應(yīng)實(shí)際生產(chǎn)需要的技術(shù)，使之在標(biāo)準(zhǔn)化的范圍內(nèi)維持并提高生產(chǎn)效率。三是防止問(wèn)題發(fā)生，SDCA循環(huán)的應(yīng)用能夠較好的監(jiān)控項(xiàng)目流程的有效性，將發(fā)生問(wèn)題的可能降低到最小，并不斷改進(jìn)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化流程，使其程式化，不會(huì)以人力資源分配的變化產(chǎn)生變化;四是促進(jìn)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，應(yīng)用SDCA標(biāo)準(zhǔn)化循環(huán)，所形成的工作流程或規(guī)范是經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的成熟規(guī)范，可以作為企業(yè)培訓(xùn)的基本內(nèi)容，保證培訓(xùn)不脫離實(shí)踐、不流于形式。

2 遵循SDCA循環(huán)的檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)步驟

檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理包括查找與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的差距、分析問(wèn)題產(chǎn)生原因、編制解決方案、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行、檢查效果、將有效方案制度化等幾個(gè)主要的活動(dòng)步驟。

1）查找與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的差距。檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)即數(shù)字化項(xiàng)目運(yùn)行前所制定的加工流程的準(zhǔn)則或生產(chǎn)目標(biāo)。由于生產(chǎn)實(shí)踐會(huì)受到一定實(shí)際因素制約，在項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，項(xiàng)目運(yùn)行問(wèn)題會(huì)逐漸凸顯出來(lái)，比如質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)有所變化、項(xiàng)目流程設(shè)計(jì)出現(xiàn)誤差、人員分配不合理等問(wèn)題。

2）分析問(wèn)題原因。檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目運(yùn)行流程是一個(gè)完整的、閉合的回路，項(xiàng)目各環(huán)節(jié)間擁有不可分割的聯(lián)系，當(dāng)其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，會(huì)影響其它環(huán)節(jié)的工作進(jìn)程。同樣，出現(xiàn)在某一環(huán)節(jié)的問(wèn)題也會(huì)有源自其它環(huán)節(jié)的因素。所以在分析問(wèn)題原因時(shí)需要從項(xiàng)目整體來(lái)分析，如果將各環(huán)節(jié)割裂開(kāi)來(lái)，易造成忽略問(wèn)題產(chǎn)生根本因素的現(xiàn)象發(fā)生。

3）編制解決方案。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行情況的調(diào)查研究，將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題匯總整合，可通過(guò)收集數(shù)據(jù)的方式推算出較為精確的改進(jìn)方式，進(jìn)而進(jìn)一步整合資源配置。可根據(jù)各批次產(chǎn)品在各環(huán)節(jié)的處理情況，合理優(yōu)化人員配比，調(diào)整各環(huán)節(jié)的工作強(qiáng)度，在理順項(xiàng)目加工流程，提高工作效率的基礎(chǔ)上，尋求最優(yōu)解。

4）標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，無(wú)論是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或是編制方案，整個(gè)項(xiàng)目并沒(méi)有停滯，是在不斷運(yùn)行的，這就要求項(xiàng)目決策者在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，以最快的速度分析問(wèn)題、編制解決方案并盡快安排執(zhí)行。問(wèn)題的存在會(huì)影響加工項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，問(wèn)題持續(xù)的時(shí)間會(huì)對(duì)數(shù)字化加工質(zhì)量及效率產(chǎn)生根本的影響，在項(xiàng)目流程完成標(biāo)準(zhǔn)化調(diào)整后，也需要一定的時(shí)間來(lái)消解既往問(wèn)題所帶來(lái)的影響，而問(wèn)題存在的時(shí)間越長(zhǎng)，用來(lái)消化瓦解不良影響的時(shí)間也就越長(zhǎng)。

5）檢查效果。在標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)過(guò)程完成后，需對(duì)所做的改進(jìn)行為進(jìn)行分析檢查，觀察所執(zhí)行的方案是否成功解決了當(dāng)時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，并仔細(xì)查找是否會(huì)因?yàn)槟骋怀绦虻母淖儯斐尚聠?wèn)題的產(chǎn)生。

6）將有效方案制度化。完成以上五步標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程即完成了檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化維持的過(guò)程，將有效方案制度化，編制到檔案數(shù)字化加工流程中去并在日后的工作中按照流程運(yùn)行。這一步驟的完成即表明當(dāng)前的檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目進(jìn)行了一次SDCA循環(huán)的過(guò)程。而SDCA循環(huán)模型的應(yīng)用，也需要項(xiàng)目決策者根據(jù)項(xiàng)目實(shí)踐情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)查找問(wèn)題，適時(shí)應(yīng)用SDCA循環(huán)進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目運(yùn)行流程。

3 檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中的SDCA循環(huán)

檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中SDCA循環(huán)模型的運(yùn)用，是在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中不斷重復(fù)標(biāo)準(zhǔn)化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)的過(guò)程，是不斷運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化循環(huán)步驟，即查找與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的差距、分析問(wèn)題產(chǎn)生原因、編制解決方案、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行、檢查效果、將有效方案制度化的過(guò)程。在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目運(yùn)行的初始階段，通常會(huì)出現(xiàn)一些非前期預(yù)料因素使項(xiàng)目呈現(xiàn)出不穩(wěn)定的狀態(tài)，為保障項(xiàng)目工作趨于穩(wěn)定，需要在保持已有工作成果的前提下應(yīng)用SDCA循環(huán)模型進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改善。SDCA循環(huán)模式在項(xiàng)目中的應(yīng)用狀況如圖所示：

SDCA是提升企業(yè)管理水平的有效齒輪，在檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)踐應(yīng)用中，SDCA循環(huán)模型能夠促進(jìn)管理水平與產(chǎn)品質(zhì)量的雙重提升。在工作中不斷應(yīng)用SDCA循環(huán)的過(guò)程，即檔案數(shù)字化流程在趨于平穩(wěn)后，進(jìn)行改進(jìn)，在趨于平穩(wěn)，在改進(jìn)的過(guò)程，這樣不斷的循環(huán)鞏固創(chuàng)新的過(guò)程能夠確保項(xiàng)目在運(yùn)行過(guò)程中不斷進(jìn)行自我審視，進(jìn)而提出新的要求，并始終保持上升的平穩(wěn)態(tài)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

崔艷紅（1986-），女，黑龍江大慶人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案基礎(chǔ)理論研究。