對事業單位檔案管理中的電子檔案管理的研究

傅琛 鄭愛芳

摘 要：在事業單位運行期間，檔案管理起著決定性的作用。新時代背景下的事業單位檔案管理工作逐漸達到了辦公自動化的目標，全部的檔案均是借助計算機形成電子文件的，然后經過規范性的處理，制作成電子檔案，其中電子檔案和傳統檔案管理方式相比較來看有著極高的優勢。以往傳統檔案管理是以手工操作和整理的方式為主來整合信息的，電子類型的檔案處理效率更高一些，查詢起來非常的方便，有利于更好的開發和使用檔案。在本篇文章中重點研究了事業單位檔案管理期間的電子檔案管理情況，提出了相關措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;電子檔案管理現狀;完善措施

伴隨著科學技術的不斷創新和改進，電子技術被廣泛應用到了我國各個領域內，特別是檔案管理環節，更離不開電子技術的幫助。在事業單位檔案管理工作實施期間，必須滿足新形勢下提出的各方面要求，制定創新型的電子檔案管理模式，借助完善的對策來解決各項不足之處，以此達到檔案管理工作高效率開展的目的。

1 事業單位電子檔案的作用

1.1 有利于進一步提升檔案管理工作效率

電子檔案方式是以往傳統檔案管理工作模式無法比擬的，這是因為該項模式在不需要較多人力的支持下便可以整理檔案，也不需要將其專門儲存在檔案管理室中，并且對溫度進行控制，對于以往傳統的檔案管理方式來講，一般是采取人工模式進行檢驗的，而信息化檔案管理模式消耗的人力和成本不多，可以高效率的利用和儲存檔案，從一定程度上降低了檔案丟失或者不完善現象的發生。除此之外，信息化檔案模式還可以經由電子化模式保存，所以不需要額外構建有關的檔案儲存室，而且儲存條件非常安全。

1.2 為查詢信息提供了極高的便利

當前階段，在完成檔案信息錄入工作以后，計算機系統會從檔案信息的關鍵詞語入手，采取目錄形式將其呈現到檔案管理平臺內，當應用某項檔案的時候，只需要將關鍵詞輸入到檔案管理平臺內即可，該項系統能夠處于較短時間內為用戶提供諸多的檔案內容，按照用戶的檢索習慣提供準確的信息。從中看出，電子檔案查閱有著極高的優勢，除了表現為具備快捷性特點之外，同時還能夠突破以往傳統檔案查詢的局限性，無論是處于何種時間點，都可以有效的查詢檔案信息。當條件允許的現狀下，事業單位在運行期間還可以引進大數據技術，通過該項技術加強檔案數據的分析效果，從而為用戶提供高質量的查詢依據。

2 對于電子檔案管理現狀的分析

2.1 沒有規范性的對檔案進行管理

一般來講，檔案有著較長的使用時間，管理人員慢慢形成了保存紙質檔案的理念，再加上電子檔案出現時間較短，使用時間不長，因此檔案人員只需要將信息錄入到系統便可以的，完全不重視對電子檔案各方面的管理，比如U盤、移動硬盤和光盤等，也沒有做好相關的備份工作，隨便擱置，使得設備丟失，檔案不完善。從技術上來看，也沒有應用相關的防復制技術，難以確保檔案的完善性和安全性，而且管理人員對文件備份提出的要求不高，根本沒有結合實際情況來制定有關備份文件和備份應用的設備，這從很大方面增加了工作的難度，致使電子檔案備份管理過于混亂。

2.2 電子管理程度有待加強

在新形勢背景下，電子技術得到了一定的創新，其為我國諸多領域帶來了良好的發展機遇。當前階段，對于事業單位檔案管理工作人員來講，也需要明確了解到電子技術產生的作用，構建創新型電子檔案管理工作模式，進一步提升執行新的檔案管理效率，不過從實際情況來看，事業單位電子檔案管理期間還存在著水平不高，技能較低等現象，有的單位依舊應用以往單一的檔案，消耗的人力物力和財力諸多，完全不利于提升檔案管理工作質量。有的事業單位雖然已經引進了電子技術，實施了電子檔案管理工作，可是電子檔案管理人員信息素質有待增強，電子技術使用不到位，難以將電子檔案管理工作的優勢和效果體現出來，最終阻礙了事業單位電子檔案管理工作的進一步實施。

2.3 信息安全性不足

在事業單位借助電子技術進行檔案信息化管理工作的時候，還存在著較多的信息安全方面的問題。雖然科學技術能夠為人類帶來諸多的方便，可是也使人們面臨著較高的風險，基于此，就要求事業單位電子檔案人員必須加大對信息安全的重視程度，從根本上降低信息泄露問題的出現概率。從當前情況來看，網絡和計算機漏洞較多，網絡安全風險普遍存在，當借助移動硬盤等載體對檔案信息和數據進行儲存的時候，檔案信息的風險性是極高的，存在著泄露的可能性。而且電腦硬件和軟件故障出現概率極高，容易受到黑客入侵，這些均加劇了電子檔案信息管理隱患的發生。

3 強化事業單位電子檔案管理工作的完善對策

3.1 制定完善的電子檔案管理體系

要想提升電子檔案管理效率，就需要制定完善的電子檔案管理體系，規范性和高效率的進行管理。當前階段，我國事業單位雖然已經構建了電子檔案體系，可是因為缺少相關的管理制度，因此使得電子檔案管理較為混亂，各部門的電子檔案信息根本無法集中調閱，電子檔案流通困難，從中看出，健全完善的電子檔案管理制度是很有必要的，其是提升電子檔案效率，將電子檔案效果全面發揮出來的根本。制定的電子檔案管理規章制度主要包含了電子檔案文件制作審核和儲存等多方面，事業單位還可以以職能和檔案特征為主，適當的進行補充和改進。

3.2 提高電子管理效率和水平，加大對信息安全的防護力度

其一，在事業單位賬號管理期間，電子檔案管理是一項主流發展趨勢。當前階段，單位需要借助電子技術對檔案管理體系進行改進和完善，加大對各項工作的重視程度，全面引進新型技術，在平時的檔案管理期間，為電子檔案管理提供充足的資金和有力的條件，將部分資金應用于電子檔案工作管理技術創新和設備改進的方面，從根本上提高檔案管理工作效率和管理質量。

其二，構建相關的電子檔案管理模式，加大對檔案信息的安全防護力度，定期對電子檔案管理設備進行升級和改善，全面解決存在的漏洞和病毒，設置電子檔案，管理防火墻系統，引進各種新型的安全防護軟件，做好電子檔案管理系統的安全檢驗和防護工作。其次，事業單位還需要對電子檔案管理設備周圍的環境進行檢查，需要明確注意的一方面是，設備必須遠離易燃易爆物品，確保電子檔案管理工作的安全性，除此之外，必須增強電子檔案管理人員的安全意識，提前制定出有關的應急處理方案，以便問題發生之后及時解決。

3.3 提升管理人員負責和工作技能

在事業單位檔案管理期間，應當采取強化人員培訓和制定考核體系的方式來進一步提升檔案管理人員的素質和技能，為后期電子檔案管理工作高效率實施提供良好的幫助，比如事業單位定期對檔案管理人員技能進行培訓，要求其全面掌握充足的知識點和豐富的檔案管理經驗，落實考核體系，針對管理人員工作期間的表現，需要進行合理的評價，將成績列入績效內，這種方式可以激發管理人員的工作積極性和主動性，實現事業單位檔案管理人員管理水平的提高。

4 結語

從以上論述來看，在事業單位運行期間，電子檔案管理工作的全面實施，進一步提升了事業單位的服務水平和效率，為事業單位檔案管理的高質量開展提供了良好的依據，所以事業單位工作人員必須全面探究電子檔案管理存在的不足之處，結合實際情況提出完善的應對措施，從而實現事業單位的良好運行。

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