制造企業檔案資料管理的信息化發展戰略趨勢

敬嫻

摘 要：在當今時代，科技不斷進步技術不斷創新，對于制造企業發展的利用需求，只重視保管和收集資料從而對檔案管理放松利用的傳統資料管理模式，已經完全不能達到要求了。對于傳統的檔案管理模式而言，沒有更多的去合理開發檔案，把其當作信息資源充分去利用，而是只一味地將精力投入在對于保管的重視上。在當前的社會背景下，檔案資料管理發展的趨勢已經將重心轉移到了檔案資料資源的創作開發和最終成果的共享共用上。

關鍵詞：檔案資料;信息化發展;一體化管理系統

1 制造企業檔案信息化管理發展建設的必要性

現如今，具備一定規模的制造企業大多開始通過實施各類業務管理系統，實現業務文件、數據的電子生成并流轉，由此可見，信息化已經覆蓋絕大多數制造企業生產管理活動的各個方面，對其起到了很大的作用。再者很多制造企業開始拓展或已經擁有分子公司，甚至設立境外機構，在總部與不同地域的分子機構之間進行實體檔案傳遞、查閱、存儲都非常不便。第三，隨著企業運作周期越久，規模越大，所產生的文件數據就越龐大，海量存儲對實體庫容是個考驗。應對現狀，在傳統管理模式的執行中，不得不開始思考電子檔案的管理，以及尋求適合的信息化管理系統實現電子文件向電子檔案的流動與轉化，即檔案信息化管理。傳統的檔案管理模式不完全適應當前新的文件與數據形式，不適應當前信息化發展的趨勢，一成不變的管理思維不僅不利于收，也不利于用，除了不斷加大工作人員的工作量，還難以將檔案資源的最優價值發揮出來。

在如今科技日新月異的大趨勢下，國家檔案局也在不斷嘗試與推動電子檔案的管理與發展。配合新的管理要求，科技公司也在配合開發適用的系統或開發業務系統端口以便與檔案系統互通。企業應當也必然要消化吸收相關的要求、拓展管理思維，真正走上檔案資料信息化管理的道路，實現前端文件、中端檔案、后期開發的全周期管理。

綜上，適應并做好新的發展時期檔案的管理，全面地使檔案資源的價值最大地發揮出來，并且使檔案資料的利用更便捷，信息化管理是必然的選擇。

2 制造企業檔案資料信息化管理的發展趨勢

2.1 制造企業檔案資料概述

在制造企業的檔案資料信息化管理中，絕大部分都是科技文件占據主要位置，但不可否認的是，無論何種類型的檔案資料，都是關乎著制造企業的重要資料，甚至部分檔案還涉及制造企業的商業秘密。如制造企業的生產過程、研發過程都記錄于制造企業的檔案資料中，檔案資料各個制造企業文件資料管理的重中之重，絕不可以輕視或者忽視。

2.2 制造企業開展檔案資料管理信息化需要注意的問題

1）注重信息安全建設。制造企業檔案資料管理信息化建設以及發展的核心要素，就是這個制造企業的信息安全管理情況，不僅僅因為制造企業檔案資料關乎制造企業的管理和發展更加重要的是制造企業檔案資料管理更是直接關乎制造企業以及行業的利益。制造企業檔案資料管理一定要嚴格、細膩地執行，想要確保制造企業的信息絕對安全，就需要結合企業自身特點同時嚴格執行國家的規定標準。

2）加強制造企業檔案資料的標準化和規范化。想要使檔案工作日漸地嚴格統一、合理規范，就需要制定各種科學的規章和準則，并且不斷地修訂和貫徹實施，這樣才符合檔案資料標準化、統一化、規范化。如此說，若是想要制造企業檔案資料管理信息化的進程，必要的前提標準就是著重加強制造企業檔案資料的標準化，并使其嚴謹規范。若要規范檔案資料的管理，就需要制定統一的著錄、標引方法，制定統一的專業名詞術語和制定統一的檔案工作分類標準，以上就是檔案工作的具體方案。最終實現一體化管理制造企業檔案資料，選擇一體化管理系統并且實施開發和轉化，借助制造企業信息化科技來達成制造企業檔案資料信息化管理。

3 制造企業檔案資料信息化管理的具體措施

3.1 制度建設

要確保檔案信息化建設安全、有效、統一，必須切實制定符合企業自身特點及信息化水平的檔案信息化管理制度，為企業的檔案信息化管理提供制度保障和實操標準。同時，要考慮通過多樣化的培訓或宣傳等方法對檔案信息化制度進行全面貫徹與大力宣傳。特別強調的是，企業檔案信息化標準的制定、修改、完善、整合應確保不背離國家檔案管理部門發布的相關要求。在建立檔案資料信息化管理和安全管理方案的同時，為保證后續管理可以順利推進，一定要同步關注相關保障制度的建設與落實。

3.2 硬件及數據庫系統建設

檔案資料信息化管理是要建造一個全方位一體的數據庫系統，這個數據庫系統中涵蓋了許多不同類型的數據庫，例如：多媒體數據庫、專題數據庫、全文數據庫等等，而且前提條件是一定在操作系統和儲存設備確定的情況下，還需要確保服務器和網絡都完備才可以。這樣用戶就可以使用網絡且不受時空的制約，運用計算機到特定的管理模塊中去查找和閱讀所需要的檔案資料信息。

3.3 各類管理系統建設及系統集成建設

想要實現檔案資料信息化管理首先要實施檔案資料實體化管理。其次，就是需要系統的支持，例如對科技文件、檔案的管理的實現，需要科技文件管理系統和檔案管理系統，以上兩個系統是實現檔案管理信息化的重要前提條件，同時要做到系統間的信息的順暢流動，確保文件向檔案的轉化，即從業務部門向檔案機構的流動可以通過系統流程實現。不僅可通過顧客的需求來提出相應的信息資源，更可以滿足顧客的需求，以此來建立信息資源利益及服務系統，使一體化管理中還要涵蓋制造企業的各類檔案資料，將各類系統根據他們所具有的內在關聯通過信息化科技手段加以合成。

3.4 人員隊伍建設

現如今的制造企業都格外有待于復合型人才，而想要很好地實行檔案資料信息化管理，集聚復合型人才團隊是最有保障的可行性方案。檔案管理人員最終是要保證檔案信息資料的安全性和完整性，所以不僅需要牢記計算機系統網絡安全防護的相關知識，更需要對電子檔案的全程規范管理爛熟于心，對電子文件的特征熟識熟知。

4 制造企業檔案資料信息化管理模式將促進檔案資料管理效率的全面提升

制造企業想要將檔案資料的利用達到最大化使其能夠主要地服務于制造企業內部生產制造等方面，就必須關聯各種類型的不同檔案，使他們聯系到一起。實行一體化的管理需要信息技術人員創造一體化管理系統，最終能夠使整個制造企業檔案資料的查找和閱讀更加便利。

4.1 信息化促進檔案管理效率提高

制造企業檔案資料信息化管理相比傳統的檔案管理模式而言，節約了人力物力資源，使管理的范圍和空間都有效地擴大，大大地提高了檔案管理的效率，并且提供了真實性和有效性，減少了二次文獻信息的加工時間。

4.2 信息化促進檔案使用效率提高

檔案資料信息化管理的應用，大大解決了服務地點、服務內容以及服務人數等在傳統檔案管理模式下受到嚴重限制的問題，并且使資源通過網絡的方式獲得了資源共享。

5 結語

制造企業檔案資料管理信息化的發展是必然趨勢，想要將檔案資料的價值充分發揮，更好地服務于制造企業的發展，制造企業檔案資料管理信息化管理必須要逐步、快速實現。

參考文獻

[1]姜啟洋.制造企業檔案信息化建設的問題與對策[J].蘭臺內外，2019（24）：40-41.

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