財務(wù)共享模式下的會計檔案管理研究

尹彩霞

摘? ? 要：現(xiàn)階段，我國部分事業(yè)單位已經(jīng)開始對財務(wù)共享模式進(jìn)行了應(yīng)用，有效提升了財務(wù)處理流程的智能性，并且使憑證處理也向著影像方向發(fā)展。在該時代背景下，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的情況，利用財務(wù)共享模式，創(chuàng)新會計檔案管理工作。下文針對財務(wù)共享模式下的會計檔案管理進(jìn)行深入分析，希望可以促進(jìn)會計檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式;會計檔案;檔案管理

在新時代背景下，我國部分事業(yè)單位已經(jīng)開始對會計檔案管理模式進(jìn)行了創(chuàng)新，通過財務(wù)共享加強(qiáng)會計檔案管理。該種模式和傳統(tǒng)會計檔案管理模式存在較大的差異，傳統(tǒng)會計檔案管理是利用人工對會計賬簿進(jìn)行管理，而財務(wù)共享模式下的會計檔案管理是把各個區(qū)域的會計檔案進(jìn)行集中，在財務(wù)共享中心實施統(tǒng)一管理。這種新型會計檔案管理模式可以實現(xiàn)電子化管理會計檔案，并且還可以實現(xiàn)在線傳遞和線上應(yīng)用會計檔案，具有較高的工作效率。下文針對財務(wù)共享模式下的會計檔案管理進(jìn)行深入分析。

一、財務(wù)共享模式下的會計檔案管理價值

（一）有助于提升會計檔案管理精細(xì)化

在財務(wù)共享服務(wù)模式下，會計檔案管理工作大多都是利用財務(wù)共享云平臺，分類、電子化管理會計檔案。把原始單據(jù)掃描上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心，系統(tǒng)自動結(jié)合會計賬目進(jìn)行分類，并自動生成編號，有效提升了工作質(zhì)量[1]。并且，上傳的會計憑證經(jīng)過整合處理后，和其他會計信息之間建立了聯(lián)系，有效提升了檔案管理精細(xì)化。

（二）有助于提升會計檔案管理準(zhǔn)確性

財務(wù)共享模式下的會計檔案管理工作，其賬簿與報表數(shù)據(jù)都是以獨立數(shù)據(jù)形式存在的，也可以和多類會計信息構(gòu)建聯(lián)系。相關(guān)人員只需要利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，掃描原始會計信息，使用影像識別系統(tǒng)，便可以對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行自動讀取，上傳到云端。然后云端通過處理后，會形成財務(wù)報表。在該過程中，會計信息數(shù)據(jù)都是實時更新的，具有較強(qiáng)的準(zhǔn)確性。

（三）有助于提升會計檔案管理處理效率

財務(wù)共享模式會計檔案管理利用的雙重載體形式，不僅擁有電子會計檔案，還擁有紙質(zhì)會計檔案。在財務(wù)共享平臺中，單位把數(shù)據(jù)信息上傳，可以使紙質(zhì)會計檔案減少，使得電子會計檔案存儲空間擴(kuò)大[2]。并且，可以結(jié)合單位領(lǐng)導(dǎo)預(yù)期需求，分析預(yù)測會計檔案，通過進(jìn)一步加工處理，縮短會計報表編制時間，可以節(jié)省很多物力、人力、時間，有效提升處理效率。

二、財務(wù)共享模式下的會計檔案管理策略

（一）創(chuàng)建統(tǒng)一的會計檔案處理平臺

在新時代背景下，基于財務(wù)共享模式，想要有效提升會計檔案管理工作質(zhì)量，應(yīng)創(chuàng)建一個統(tǒng)一的會計檔案處理平臺。在創(chuàng)建平臺時，需要根據(jù)目前會計檔案管理規(guī)定，針對信息化環(huán)境下會計數(shù)據(jù)電子檔案的形成、歸檔、電子會計檔案信息資源多項描述、標(biāo)識、存儲、交換、查詢、網(wǎng)上傳輸、管理等多個方面，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定，并對實施過程進(jìn)行指導(dǎo)[3]。實際上，財務(wù)共享模式下的會計檔案管理，需要依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境、軟件環(huán)境，這些環(huán)境的建設(shè)是會計檔案信息傳輸和交換以及共享的前提。簡單來講，在對財務(wù)共享模式下會計檔案管理進(jìn)行實施后，對于會計檔案硬件管理的要求也相應(yīng)的有所提升。因此，需要對會計檔案信息化水平進(jìn)行提升，創(chuàng)建完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提升各項工作的網(wǎng)絡(luò)性能和利用效率。

（二）創(chuàng)建完善的會計檔案管理制度

首先，需要創(chuàng)建完善的會計檔案歸檔制度。在會計數(shù)據(jù)沒有打印成書面形式前，需要進(jìn)行妥善保管，對副本進(jìn)行留檔。針對記賬憑證、現(xiàn)金日記賬、總分類賬、銀行存款日記賬，需要打印成書面形式，并嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)稅務(wù)和審計等部門的要求，對相關(guān)賬簿和報表進(jìn)行及時打印。其次，創(chuàng)建完善的電算化會計檔案存儲制度。結(jié)合國家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對電算化會計檔案保管制度進(jìn)行創(chuàng)建。挑選優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)，對會計檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并且需要分離存放備用盤和儲存盤，做好防塵、防壓、防光、防腐蝕工作。根據(jù)分類與順序，編號數(shù)據(jù)磁盤、光盤等電子會計檔案，并對時間、文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)明，制作成為檔案管理文件卡片。再次，創(chuàng)建完善的查閱手續(xù)制度。想要對會計檔案進(jìn)行查閱，需要經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并嚴(yán)格根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，對借閱手續(xù)進(jìn)行辦理。最后，創(chuàng)建完善的會計檔案定期備份制度。對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并創(chuàng)建備查登記簿，對備份的細(xì)節(jié)信息進(jìn)行記錄，其中包括備份時間、數(shù)量、保管形式等。與此同時，因為磁性介質(zhì)存在特殊性，檔案管理人員需要定期檢查這些電子會計檔案，避免會計數(shù)據(jù)信息損壞。

（三）注重關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制和安全防范工作

在財務(wù)共享模式下，會計檔案管理工作發(fā)生了較大的改變，各種紙質(zhì)會計檔案的真實性和影像資料的一致性被很多人質(zhì)疑。怎樣對外部風(fēng)險進(jìn)行有效防范，需要創(chuàng)建新的風(fēng)險控制內(nèi)容。因此，在實際工作中，需要提升內(nèi)部流轉(zhuǎn)會計檔案加工處理質(zhì)量，在生成和流轉(zhuǎn)會計檔案時，可以適當(dāng)?shù)脑黾犹崛　⑻幚怼⒒谁h(huán)節(jié)，以防處理出現(xiàn)失誤，減少由于管理人員操作失誤帶來的風(fēng)險，有效提升財務(wù)共享服務(wù)的質(zhì)量和效果[4]。此外，還需要系統(tǒng)固化表單填制規(guī)則、會計制度邏輯規(guī)范、各個審核環(huán)節(jié)的稽核規(guī)則、銀企資金結(jié)算規(guī)則等等內(nèi)容，從根本上促進(jìn)管理流程運作效率的提升，提高風(fēng)險控制質(zhì)量。

結(jié)束語：

總而言之，在財務(wù)共享模式下，創(chuàng)新會計檔案管理模式是非常重要的，這不僅關(guān)系著會計檔案管理質(zhì)量，并且還關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展。因此，在會計檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)意識到財務(wù)共享模式給會計檔案管理帶來的影響，并結(jié)合實際情況，通過科學(xué)合理的手段，對會計檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，通過把財務(wù)共享模式和會計檔案管理進(jìn)行充分融合，以便于相關(guān)人員可以對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行及時查看，減少信息傳輸成本，提升數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和時效性，進(jìn)而從根本上提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]許雯君.基于財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理研究[J].商場現(xiàn)代化，2020（02）：149-150.

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[3]連波.淺析基于財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理[J].中國商論，2020（01）：156-157.

[4]趙先艷.大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享模式的電子會計檔案管理思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（10）：280.