優化費用報銷流程 加強企業財務管理

摘要：在企業管理進程中如何將業務與財務工作整合到一起，建立健全財務管理機制，落實財務風險監測，業務效益監管，提升企業競爭力目標，成為企業新時代需解決的重要發展問題之一，加強財務管理重要性得以突出。其中，費用報銷作為財務管理工作的一環，涉及業務發生的各個環節，需根據規章制度，結合企業管理細則予以進行，一旦費用報銷喪失程序性、合理性、規范性，將直接侵害企業利益，有悖加強財務管理初衷。本文通過探析優化費用報銷流程方略，以期加強企業財務管理。

關鍵詞：費用報銷;流程優化;財務管理

中圖分類號：F275文獻識別碼：A文章編號：

2096-3157（2020）05-0079-02

費用報銷主要是指企業在經營發展進程中業務經辦部門以業務發生為依托產生原始憑據，根據相關憑證按有關規定予以審批，待經歷審批流程后經費成功結算。費用報銷要遵循財務收支嚴格審批原則，企業各項開支均需要求經手人說明支出事由，明確填寫報銷單據，報銷金額、發票張數需精確，由財務經理、部門經理及經辦人共同簽字生效，根據報銷計劃外、計劃內等程序進行審批，待審批通過后給付款項。加強費用報銷管理應做到實時高效，切忌賬目混亂，報銷責任人不清，支出事由虛構，通過財務管理，營建穩定、和諧、有效的費用報銷氛圍。基于此，為加強企業財務管理有效性，探析優化費用報銷流程必要性、難點及措施顯得尤為重要。

一、優化費用報銷流程必要性

1.維持企業財務管理秩序

費用報銷在企業運營管理的各個環節均有可能發生，大到重要設備采購，小到保潔用品采買，均需支出經費并予以報銷，一旦企業費用報銷流程不佳，將直接出現兩類消極現象：其一，報銷流程過于復雜，長期占據財務報表，使報表內容變得復雜、混亂，影響報表使用成效，擾亂企業財務管理秩序;其二，報銷流程過于簡單，未能得到所屬部門、財務部門有效監管，出現報銷金額與實際支出不符消極現象。基于此，企業需優化費用報銷流程，維持企業財務管理秩序，引導員工按照規定支出各項業務開支，為提高企業管理有效性奠定基礎。

2.提高企業財務數據信息披露質量

在企業費用報銷過程中其需經歷多重審核，如相關部門審核、財務部門審核等，在部門審核時需確保費用報銷內容符合實際情況，確保費用報銷具有必要性、合理性，財務部門則需核對報銷票據，根據財務制度及財經法規進行審核，確保費用報銷具有合法性，繼而通過費用報銷將合理、合法、合規的票據納入企業日常管理范疇，同時剔除部分不合理且與企業運營無關票據，使企業財務數據信息披露質量得以提高，為企業制定更優管理方案給予支持。

3.落實“業財”統一管理目標

“業財”統一主要是指將企業業務及財務工作關聯在一起，通過統一管理發揮財務管理優勢，保障企業可以降低運營風險，通過統籌業務相關數據信息制定更優管理對策，助力企業科學發展。基于此，企業需優化費用報銷流程，將因業務推進所產生的財務數據信息通過報銷流程規范的形式加以管理，在業務體系中滲透財務管理，助力企業完成業務推進任務，落實“業財”統一管理目標。

二、優化費用報銷流程難點

1.費用報銷流程制度管理質量欠佳

作為財務管理的一環，費用報銷流程需通過日常管理順利進行，這就需要推行配套制度加強管理，相較于大型企業，小型企業費用報銷程序過于隨意，通常情況下由部門經理決定報銷事宜，主要源于小型企業業務較少，部門經理可以做到心中有數，一旦部門經理出現記憶偏差或違背企業利益準則現象則直接影響費用報銷成效。這就需要企業以費用報銷流程為依托推行配套制度加以管理，確保費用報銷流程管理科學高效，財務管理內容更為精細全面。

2.費用報銷程序監管不夠全面

費用報銷從表面上來講是支出事宜，實則涉及發票、報稅、會計信息質量等企業財務管理事項，通過監管可保障費用報銷按照流程合理、合法進行，這就需要企業做好費用報銷程序監管工作，規避財會信息質量降低、企業偷逃稅款、發票管理不當等消極現象。

3.費用報銷審核人工干預性較強

費用報銷審核是保障相關工作契合實際、契合法律、契合企業制度重要程序，由于企業實際發生的費用項目較多，對于發生頻率不高的費用應計入的會計科目及應提供的單據沒有明確的規定。在審核時經常會出現不同的人審核同一性質的報銷會歸集到不同的會計科目中，對同一性質的報銷所附單據的要求也不一致，甚至會出現同一人在不同時期審核同一性質的費用也會產生不同。產生這種問題的主要原因是不同的人對企業費用報銷管理辦法和會計準則的理解不一致。

4.費用報銷流程意識滯后

費用報銷流程的合理化運作，一方面，需企業通過管理加以約束;另一方面，需企業與員工從意識角度出發接納費用報銷流程合理化，可以樹立費用報銷依法合規意識，通過財務管理完成費用報銷任務，提高費用報銷質量。

三、優化費用報銷流程措施

通過對費用報銷流程優化難點進行分析可知，缺乏費用報銷流程化自覺性，費用報銷審核要點存在缺失，費用報銷程序監管不佳，相關制度有待完善等問題客觀存在，影響企業費用報銷綜合成效。基于此，企業應持續優化費用報銷流程，通過財務管理完成相關報銷任務，繼而使企業得以良性發展。

1.提高費用報銷流程制度管理質量

第一，針對費用報銷流程進行管理。率先根據企業綜合管理需求推行宏觀報銷流程管理須知，在此基礎上要求各個部門制定富有契合性、針對性的費用報銷流程管理制度，突出部門費用支出特性，根據部門運作需求打造?個性化費用報銷流程，確保報銷工作更為順利，跳出單一、僵化報銷流程管理制度推行誤區，使企業費用報銷流程制度管理質量更高。第二，針對單據憑證進行管理。推行有關管理制度，確保各項費用單據符合要求，滿足企業報銷需求。第三，通過管理理清預借款操作流程。提出預借款操作須知，避免企業因預借款金額過大造成資金鏈斷裂、現金流減少、償債能力欠佳等消極后果。第四，針對報銷金額審批提出具體規定。設定報銷上限，完善審批制度，約束報銷審批行為，使報銷審批有據可依。第五，針對報銷時效進行管理。通過推行報銷（單據）傳遞時效制度加以管理，確保企業報銷行為與支出活動高度一致，費用報銷目標在指定時間段內落實，使企業費用報銷流程得以精簡，有效控制財務管理成本。第六，針對新時代信息化費用報銷流程加以管理。基于企業費用報銷數據信息日益增多，引入信息化管理措施可強化企業報銷審核能力，為避免信息化管理數據遺漏等現象，需從安全管理、流程合規、精準核算角度出發推行管理制度，突出信息化費用報銷優勢，規避人為因素對企業費用報銷精確性、時效性帶來的不良影響。

2.全面展開費用報銷程序監管工作

第一，針對原始憑證進行初審。通過初審保障原始報銷憑證具有準確性、合法性、真實性，繼而提高會計信息綜合質量，在受理各部門經費支出結報基礎上以企業費用報銷流程管理制度為依托進行初審，依照我國法規、政策進行審核，杜絕“白條”抵充發票，將不合法、不真實憑證剔除報銷流程。報賬受理憑證需具備有關要素，如經濟業務用途、經辦人員簽章、經費審批意見、填制單位公章等，將不完整、不準確原始單據剔除報銷流程。第二，采用OA與網上報銷系統結合，設定報銷流程，報銷人、審核人和審批人直接在線處理單據。有未處理的單據OA自動提醒，避免單據積壓，大大提高了工作效率。第三，將網上報銷系統與預算系統鏈接，對超預算范圍的費用自動停止報銷。相關部門必須先發起增加預算費用的申請，待企業領導審批后，才能發起報銷，有效地控制了預算外費用的增長。第四，對審批人的權限做出規定。由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關，如果發現某位領導對下屬員工的費用報銷未能認真履職，造成不當的費用報銷，由審批領導承擔連帶責任。第五，限定員工的報銷時限。按照成本與費用匹配性的原則，員工在相關事項完結后的一個月內完成報銷，超過一個月但不超過三個月的，需要報分管領導審批，超過個三個月的，不能報銷。第六，限定網上報銷流程的審批時間。超過規定的時間未審批，系統會自動跳入下一個審批環節，系統會默認本環節已審批通過，如果在本環節出現問題，仍由本環節的審批領導負責。

3.建立規范的費用報銷機制，加強財務人員培訓

第一，費用報銷管理辦法是企業使用頻率最高的管理辦法之一，需要內容詳實、規范、具體。因此要對報銷管理辦法進行定期梳理，將未納入報銷管理辦法的費用項目及時進行收納整理。第二，制定費用報銷流程圖。將審核人、審批人進行明確，對費用報銷需要提供的單據以清單形式列示，使報銷人在報銷時能快速準確地定位費用類別及報銷審批流程。第三，加強財務人員的會計知識、稅法知識以及相關制度的培訓，提高業務水平。財務部要定期給業務部門講解報銷管理辦法及其在報銷中需注意的事項，這樣可以大大減少不合規、不合理費用的產生。第四，財務部內部采取定期輪崗，業務互查等方式，對發現的問題及時整改，降低糾錯成本，提高工作質量。

4.樹立企業費用報銷流程化意識

企業財務管理人員及工作人員需樹立費用報銷流程化意識，確保發票合理合法，根據企業的管理規定約束個人費用報銷行為，避免擾亂費用報銷秩序，為費用報銷管理制度高效推行奠定基礎。這就需要企業加大優秀業財統一人才培育力度，一方面，通過培訓提高企業費用報銷流程管理效率;另一方面，滲透合法、合規費用報銷思想，使企業工作人員明晰報銷、業務推行、企業效益三者關系，繼而積極參與到費用報銷流程優化活動中，達到加強企業財務管理目的。積極探索財務共享服務的應用，將預算管理系統、報銷管理系統、財務系統及網銀系統相嵌對接，實現自動化費用報銷管理。隨著電子發票、移動互聯及大數據等新技術的日益成熟，將會推動費用流程化報銷不斷創新，為企業財務管理、戰略管理提供強有力的數據支撐，為企業未來更快適應時代變革提供輔助力量。

四、結語

綜上所述，為使企業費用報銷流程得以優化，其需提高費用報銷流程制度管理質量，全面展開費用報銷程序監管工作，緊抓企業費用報銷審核工作要點，樹立企業費用報銷流程化意識，同時做好工作人員日常培訓工作，確保其明晰費用報銷流程，有效提高費用報銷流程化、法治化自覺性，繼而通過優化費用報銷流程，加強企業財務管理。

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作者簡介：

張金鳳，供職于中國水產有限公司。