關于醫院電子文件長期保存發展戰略的思考

董婉婷

摘 要：怎樣做好醫院電子文件的長期保存工作，成為醫院電子文件工作當前急需解決的問題。本文詳細的分析和研究醫院電子文件長期保存工作中存在的問題，如電子文件流失相對嚴重、儲存載體不安全、思想認識不足、管理工作滯后等方面的問題。并提出有針對性的對策，為我國醫院電子文件長期保存工作提供一定的借鑒。

關鍵詞：醫院;電子文件長期保存;發展戰略

隨著信息化時代的到來，醫院的文件管理方式也越來越多樣化。促進了電子信息技術的廣泛應用，使文件保存管理從傳統的手工管理模式向電子管理模式轉變，通過科學、合理的分類等方式變得不斷完善，因此，醫院電子文件的長期保存將會提高醫院綜合管理能力。目前，我國的醫院不斷加快信息化的建設，非常重視新技術的應用。

一、醫院電子文件保存的要求與特點

電子文件是在數字化終端設備和環境中生成的文件，一般以數字形式存儲在硬盤、磁盤等載體上。一般主要依賴于計算機來讀取和處理，并且可以通過通信網絡傳輸，方便查找相關文件，大大提高了工作效率。醫院電子文件主要是指醫院行政部門根據工作需要，進行發布的、各職能部門創建的電子文件。這些電子文檔主要應用在醫務人員和患者之中，在醫療數據的收集和查詢以及工作的傳輸中起著重要的意義。醫院電子文件保存的形式具有多樣化的特點，主要包括文本、圖像、視頻、音頻等。但是，為了確保在查詢和使用中的方便，需要根據不同的形式和類別進行科學的、嚴格的保存。我國醫療相關法律法規規定，醫療機構門診病歷保存期不得少于15年，住院病歷保存期不得少于30年。此外，由于醫院在日常電子文件長期保存工作中，存在科室多、種類多等特點，因此，準確科學地分類對于電子文件的整理與長期保存至關重要。

二、醫院電子文件長期保存工作存在的問題

1.電子文件流失相對嚴重

醫院的電子文件保存有其自身的特殊性、復雜性。許多的相關人員沒有形成電子文件歸檔和保存的概念。有些科室或部門的對待電子文件沒有科學、合理的保存規章制度，沒有按照分類進行科學保存，仍然處于隨機存儲狀態，導致電子文件一直都是“自生自滅”，甚至是被隨意刪除。此外，在進行回查電子文件時，事后也存在沒有進行記錄登記，如果沒有對文件進行備份，如果計算機受到病毒的感染，將會導致電子文件無法找回。

2.存儲載體不安全

電子文件作為新產物，已經被各大醫院接受和使用。然而，沒有明確規定電子文件保存的范圍。對于有價值且已經過處理的電子文件，沒有得到適當的分類、收集和識別，只是被轉換成電子形式。由于醫院在信息化設計方面，沒有與本醫院的實際情況相匹配，也沒有考慮電子文件本身的特殊性，電子文件只存儲在計算機的硬盤上，很可能會受到長期存儲和病毒侵害等問題的考驗。如果系統管理規則不能很好地建立，損失可能無法彌補。

此外，在電子文件管理過程中，醫院相關管理人員在選擇存儲載體時過于隨意，不夠嚴謹，很容易造成電子文件的丟失和損壞。如果電子文件直接存儲在硬盤、u盤、磁盤等載體中，一旦系統出現故障或被病毒感染，硬盤或u盤中的電子文件將被損壞，造成無法挽回的損失。此外，由于磁盤、硬盤等屬于精密設備，一旦被刮傷、折疊等損壞，直接導致不能被讀取和使用。在使用過程中，它還會導致電子文件信息的丟失的可能性。這些問題的存在將影響電子文件保存和管理的安全性。

3.思想認識不足

在電子計算機和網絡設備應用融入檔案管理后，紙質文件逐漸被具有獨特優點的電子文件所取代，并在醫院中得到了廣泛應用。然而，許多醫院工作者對此并不重視，他們的思想認識過于傳統保守，對信息技術保存方式不放心，認為紙質文件保存起來還是比較安全。因此，他們不愿參加相關培訓，不接受新事物，仍然是以原有的舊方式對待文件保存管理，對醫院電子文件的長期保存產生不良的影響。

4.管理工作落后

目前，對于電子文件的保存，國家沒有制定具體的法律法規。許多醫院在電子文件管理中，只停留在原始紙質文件的管理水平上，沒有科學、合理、規范管理規章制度來規范電子文件的歸檔和保存管理。此外，雖然有些醫院有管理規章制度，但在實際操作中卻不能與計算機相融合，導致在最終操作時，出現許多不協調、不融合的局面。醫院電子文件保存管理工作并沒有跟上計算機技術發展的步伐，這也成為醫院電子文件歸檔和保存進展緩慢的重要因素。

三、醫院電子文件長期保存工作對策

1.嚴格鑒定電子文件的真實性

首先，在歸檔電子文件之前必須對其真實性和完整性進行嚴格驗證。由于電子文件存在不同類型的格式，一定要科學、合理的進行分類的保存醫院電子文件。例如，一般采用JPG格式來保存圖片類的電子文件;采用DOC格式保存文本類的電子文件;采取AVI格式來保存視頻類的電子文件。并且在同一格式之前，確定電子文件對格式的可讀性與完整性，避免歸檔保存之后，電子文件出現不完整和缺失的問題。此外，醫院對電子文件應當重視文件歸檔，檔案管理人員在進行歸檔管理時要對電子文件進行認真鑒別，保證電子文件的真實性，以便日后保存的文件方便查找。

2.有效提高電子文件儲存載體

在醫院電子檔案管理中，電子文件的歸檔依賴于存儲載體，因而存儲載體的安全性會直接影響到電子文件的歸檔管理，可以通過以下兩種方式確保電子文件存儲載體的安全性：（1）加強對存儲載體存放環境的保護。電子文件的存儲載體有一定的使用期限和使用壽命，而且對氣溫、濕度等環境因素有一定要求，一旦存放環境不利于存儲載體的存放，存儲載體就有可能產生損壞，因此一定要嚴格把控存放環境，確保存儲載體得到最好的保護。（2）盡量降低意外情況對存儲載體的影響。電腦故障或者病毒感染等意外情況都會影響存儲載體，輕則部分電子文件損壞，重則遺失全部電子文件，管理人員可以通過備份電子文件、設置防火墻和防止改寫保護程序等途徑來降低意外情況對存儲載體的影響。另外，可利用云技術保護重要資料信息，將相關信息存儲到云端。即便存儲載體出現問題，也能從云端調入相關數據信息，保證數據信息的安全。通過多種途徑實現電子文件存儲，進一步提升電子文件存儲安全性。

3.提升電子文件的歸檔與保存意識

針對醫院管理人員，應當加強電子文件歸檔管理意識，應對其明確電子文件的收集范圍，規范歸檔管理工作，使其詳知電子化辦公等工作軟件，通過有力的管理措施，從而使醫院相關管理人員能夠有效提高歸檔意識，有益于提升醫院電子文件保存工作效率。（1）定義電子文檔的收集范圍。根據我國電子文件歸檔管理的規定，結合醫院的實際情況，界定電子文件歸檔管理的范圍。（2）規范電子文件的歸檔管理。加強管理人員工作的規范化，制定相應的規章制度和歸檔管理工作流程，使其了解自己的工作職責;（3）熟悉辦公自動化等軟件，促進管理水平的提高，使他們能夠熟練使用辦公自動化軟件。通過以上加強各種措施，醫院檔案管理人員可以有效提高電子文件歸檔意識，從而使電子文件保存管理更加順利。

4.加強電子文件保存的保密管理工作

由于各醫院都有自己特殊而重要的電子文件，為了避免這類文件被人破壞，檔案管理人員應做好電子文件歸檔的保密處理工作，確保電子文件的管理不受影響。例如，可采用最先進的加密技術。加密的電子文檔，其存儲載體或配件需要標記能夠反映其檢索內容的標記?？紤]到部分醫院的電子文件可能涉及患者隱私，載體和配件應特別標明保密期限和加密級別等。醫院檔案管理人員在對如此重要的電子文件進行加密的基礎上，還應按照保密法律法規的要求進行科學合理的管理。加密的歸檔處理，確保每一份重要的、特殊的電子文件都不會遺失。

四、結語

電子文件整理和保管是一項技術性很強的工作。它涉及計算機技術、保管環境、耐久性、可靠性等多項技術指標。因此科學地整理是電子文件提供利用的前提，否則，電子文件會因技術、設備等原因在保存后而無法讀取和查詢。電子文件檔案管理和保存工作，也是醫院檔案管理的重要關注點，要求檔案工作者要嚴格執行文件保存的規定，要充分了解電子文件檔案管理工作流程，進行科學的分類管理，關注解決電子文件保存管理實踐中可能遇到的細節問題，對檔案管理和醫院的發展起到了重要的推動作用。

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（作者單位：濟寧市第一人民醫院）