基于信息化背景下的教育考試檔案管理工作探究

尹春玲

摘 要：教育考試檔案管理是教育考試管理工作的重要部分，是教育考試事業發展的基石。在這些檔案資源中，蘊含著豐富的教育考試信息和發展動態，有著非常重要的作用。本文先介紹了目前教育考試檔案管理工作的進展，再分析了進行信息化建設的必要性，然后分析了存在的問題和針對這些問題的解決措施。

關鍵詞：信息化;教育考試檔案;管理工作

檔案是教育考試管理中的重要憑證，對于考生非常重要，在他們的考試過程中和考試之后都有著不可替代的作用。另外，教育考試檔案也是管理部門進行責任認定的憑證，可以對考生和相關管理人員進行考察。在信息化程度較高的今天，教育考試檔案管理變得更加重要，有關人員應當采取科學的信息化管理方式對其進行管理，使這些檔案信息能夠發揮出應有的價值。

一、教育考試檔案管理現狀及進展

信息化發展時期，各行各業都已經引入了信息技術和大數據技術等高新技術，教育考試檔案的管理也進行了相應的升級。在目前教育考試所面對的機遇與挑戰下，關于教育考試的檔案管理獲得了長足的進展，主要表現為以下幾點：

第一，資料檔案信息化。在紙質資料之外，還有很多電子檔案和資料這樣進行保存，重要的資料有雙重保險，不重要的資料只需要有一個電子存檔即可，減輕了保存紙質資料的壓力和工作量。而且，檔案資料信息化可以方便師生和相關人員進行查閱，提高工作效率。

第二，促進教育考試事業的發展。近些年來，隨著信息化和教育考試檔案的不斷發展，這些檔案資料的利用率越來越高，而且對于這些檔案資料的開發和利用也在不斷開展。之前很多的紙質資料很難進行有效的統計和開發，但是逐漸信息化后，這些資料逐漸獲得了更充分的研究和統計，并從中發現了一些問題，并且加快了教育考試事業的發展。

二、加強教育考試檔案信息化建設的必要性

1.教育考試檔案管理信息化是教育考試事業發展的基礎

加強考試檔案管理信息化是教育考試管理規范化的基礎，尤其是在信息資源越來越重要的當下。教育考試檔案信息是一種原生態的信息資源，加強整個考試檔案資料的信息化建設，是教育考試檔案管理現代化的要求，也是提升教育考試檔案服務水平的有效方式，可以為考生和社會提供更高質量的服務。

2.教育考試檔案管理信息化可以將信息效益發揮到最大

在信息化的趨勢之下很多單位都將檔案等資料轉化成電子形式存檔，只有將教育考試檔案轉為電子文件的形式，才可以將這些信息資源的價值發揮出來。而且可以利用較小的面積保存很多的信息，為教育考試的信息資源開發和利用提供了堅實的基礎。

3.教育考試檔案管理信息化是社會發展的重要方向

在信息化快速發展的今天，很多行業都已經離不開這種技術。因此，只有跟上時代，做好教育考試檔案管理的信息化，才可以跟上社會發展的步伐，跟上這波必然會越來越普遍的趨勢。

4.教育考試檔案管理信息化可使教育考試工作和國際接軌

在考試檔案信息化建設過程中，可以使我國的教育事業和國際接軌，將我國的教育考試格局進一步擴大，對這些考試檔案信息資源進行更進一步的開發和利用。這也代表了教育考試檔案發展適應了工作的需要和時代的發展。與國際接軌指的是管理方式進行接軌，并不意味著信息互通。只有明確了這一點，才可以吸收國外的優勢和經驗，去發展我們自己的考試檔案管理事業。

三、教育考試檔案管理存在的問題

在信息化背景下，教育考試檔案管理在許多方面都有了很大的進步，但是有些問題仍然影響著教育考試管理的發展，應當重視這些問題，并從中找出相應的措施。

1.管理制度不夠完善

傳統的管理制度下，檔案整理之后會被封存，至于資料收集是否完整、準確并沒有得到應有的重視。這其實對于檔案資料管理不利，很難對這些檔案再進行有效的管理。還有些檔案管理人員的職責沒有劃分清楚，很多資料和檔案分別由多個人負責保管，這樣就會導致檔案資料進行調取時很慢或者根本找不到負責人的情況。這樣的情況會對教育考試檔案管理工作帶來很大的困難，甚至會造成不必要的損失。

2.在檔案管理過程中只重收集，不重利用

在進行檔案信息統計過程中，只將這些信息收集歸類之后，就覺得完成了管理工作，并沒有考慮到后續的查找和利用的工作。這樣做會使得檔案管理工作無法發展，查閱和使用變得困難。關于利用方面的問題主要體現在相關部門沒有符合信息化時代特征的硬件設施，而且也沒有引入檔案管理和查詢軟件系統，也沒有對檔案網絡共享系統進一步完善。這樣使得檔案信息的查詢效率較低，經常是很長時間才可以找到自己需要的資料。

3.教育考試檔案管理人員素質較低

在信息化時代，檔案管理人員素質沒有盡快跟上，而且也沒有對一些相關人員進行培訓，造成了很多管理人員對于信息化時代的檔案管理認識不足，很難提高檔案管理工作水平。不僅如此，計算機操作水平的限制也讓很多管理人員很難去做好管理。管理人員素質的不足會讓檔案管理水平停滯不前，也會讓一些需要檔案服務的人不能獲得較好的服務，不能滿足他們的需求。下一步應當讓管理人員提高自身管理素質，變得更加專業。

4.考試檔案信息管理風險意識不足

在大量考試檔案信息進行信息化管理之后，就要面臨安全性的問題。信息化和互聯網可以使檔案管理變得快捷方便，但是也會增加不必要的風險。由于很多檔案管理部門剛剛引入信息化管理體系，并沒有對這種風險有足夠的認知，所以很難對于出現的風險有所防范。

四、信息化背景下的教育考試檔案管理措施

教育考試檔案的管理工作應當順應潮流，用更先進的管理方式和理念對檔案信息進行管理，以便更好發展教育考試檔案管理事業。

1.做好管理人員的培訓和隊伍建設

教育考試檔案管理人員是具體管理工作的執行者，在信息化管理基礎上更應該注重這些管理人員的素質培養，最好建立一支成熟的管理人員隊伍。檔案管理人員應當掌握好計算機操作、檔案管理等方面的知識和實踐能力，更好開展信息檔案管理工作。在管理部門內部，要適時吸納一些有專業背景的復合型人才，還要根據實際情況做好相關工作人員的培訓，提升他們的意識和業務水平。

2.建立完整的考試檔案管理平臺

信息化背景下，考試檔案和眾多信息應當是一個系統，所以應當對這些信息進行平臺化的建設。比如，很多高校的學生成績和考試信息可以在內部進行共享，高校的很多師生可以在信息平臺上查找到與自己相關的信息。信息平臺的建設中，索引和查找系統十分重要，要重點進行建設。其中，還要注意一點就是做好信息的查詢權限設置。這樣，信息的安全性可以得到保障，不用擔心信息被泄露和更改。只有整個系統平臺建立好，教育考試檔案管理工作才可以更加精準、高效。

3.實現信息化檔案的網絡共享

在學校中，有很多部門都需要用到教育考試檔案，需要對這些信息進行查閱，但如果每個需要查閱的部門都要去檔案管理部門查閱，那么會造成工作效率的低下。所以，教育考試檔案管理部門可以將這些數據和信息進行上傳，在學校的局域網中共享。這樣各種數據和信息可以很好地被各部門使用，節省了大量時間，提高了辦事效率。

4.加強教育考試檔案信息化制度建設

進一步加強教育考試的信息化建設可以對整個考試檔案的管理制度進行完善。隨著時代的不斷發展，學校和相關管理部門應當建立一套科學的現代化考試檔案管理制度。首先，應當加強相關工作人員對于檔案管理的認知，使他們認識到這項工作的重要性。其次，還要升級一下檔案管理的硬件設備，并定期升級軟件和管理系統。最后，要提升信息化檔案的利用效率。在信息收集和統計過程中做好分類，也要注重利用和查詢，并對這些檔案資料做較為完整的分析，為決策提供相應的依據。

五、結束語

總而言之，教育考試檔案管理信息化建設不是一蹴而就的事情，需要管理人員和辦事人員共同努力。想要做好這項事業，還需要較高的技術水平和充足的資金去保持整體的推進。在實際的建設過程中，還要面臨一些之前從未出現的問題，但這些都應該逐一解決，努力建設出完善成熟的信息化管理系統。教育考試檔案中蘊含的信息在教育考試管理工作中的作用很大，信息化建設的腳步也應該加快，將這些信息利用起來，能夠推動教育考試事業的不斷發展。

參考文獻：

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（作者單位：招遠市教育招生考試中心）