水利單位檔案資源體系建設芻議

錢益民

摘 要：水利事業(yè)的發(fā)展決定檔案工作在水利建設中具有突出作用。做好水利單位檔案資源體系開發(fā)工作是發(fā)揮檔案作用的必然要義。文章提出檔案資源體系建設在檔案意識、館藏結構、特色資源建設三個方面存在難點，并從提升檔案意識、優(yōu)化館藏結構、開展檔案信息化建設及加強檔案編研工作四個方面來完善檔案資源體系建設。

關鍵詞：水利;檔案;水利檔案;資源體系

在水利部辦公廳領導下，珠江委檔案館按照“節(jié)水優(yōu)先、空間均衡、系統(tǒng)治理、兩手發(fā)力”的治水方針，圍繞著“維護河流健康，建設綠色珠江”的總體目標，服務珠江委中心工作，服務流域民生水利和重大水利工程建設開展了檔案規(guī)范化管理的各項工作。其中檔案資源體系已有一些成就，但也有需要進一步提升的地方。

一、檔案資源的重要性

水利單位檔案資源是治水的重要依據(jù)。圍繞著珠江委中心工作，珠江委檔案館為國家水資源監(jiān)測能力建設項目、基建項目竣工財務決算、國有資產(chǎn)產(chǎn)權登記、科研課題、防汛抗旱等治水工作提供了大量真實依據(jù)。

水利單位檔案資源是科研的重要借鑒。通過查閱水利檔案可以了解前人在治水時采取的措施及遇到的問題，可以為解決現(xiàn)實問題提供一些新的思路，為此珠江委檔案增加了《CNKI期刊全文數(shù)據(jù)庫》的種類，豐富了線上檔案資源的內(nèi)容。

二、檔案資源體系建設中難點介紹

1.檔案意識

隨著社會進入了大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)的融合更為密切，跨行業(yè)的交流和合作也更為常見。珠江委其他各部門與檔案部門的業(yè)務交流合作更多，珠江委檔案館近5年來平均每年提供利用500多人次，這除了說明檔案利用需求增多，也深一層的反應了檔案工作的開展需要與其他業(yè)務部門合作。其他部門檔案意識的欠缺不利于檔案資源體系建設，不僅檔案資源收集的數(shù)量、質(zhì)量受影響，檔案資源編研的主要方向及專業(yè)性也會受到影響。其中領導群體的檔案意識也深刻影響著檔案資源體系建設的水平，領導的高度重視為檔案資源體系建設則奠定了良好的基礎。

2.館藏結構

檔案資源建設收集是從無到有的過程，館藏結構豐富是從有到優(yōu)的過程。館藏結構的豐富性反應了資源建設的深度。珠江委檔案館歸檔檔案由文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、照片聲像檔案、設備儀器檔案、水利普查檔案、國家水資源監(jiān)控能力檔案、國家防指二期檔案等15個門類，其中文書類占比41.9%，說明了其他類型的檔案還需要進一步豐富。從館藏的存在形式來看，電子文檔有7萬多件，占總館藏的46.13%，說明了館藏的電子化建設情況也需要在后期進一步提升。

3.特色資源建設

珠江水資源綜合治理具有特色型，在全國水資源的建設中具有典范作用。在檔案建設中要力求把最能反映珠江水資源治理特色的檔案資源進行整合，為國家和社會留存寶貴的檔案資源。因此檔案編研工作顯得特別重要，只有通過編研才能更深層完整珠江治水工作，反映珠江治水過程的全貌。

三、檔案資源體系建設的措施

1.提升檔案意識

大數(shù)據(jù)時代，檔案用戶的信息需求發(fā)生了新的變化，檔案需求量增加，檔案利用的深度加強。此外，檔案工作也呈現(xiàn)出新的特點，信息技術在檔案工作中的作用更加凸顯。從領導——檔案工作者——社會用戶均需進一步提升檔案意識，珠江委根據(jù)單位工作實際，全方位提升檔案意識。具體表現(xiàn)為三個層面：

一是著力提升領導的檔案意識。領導檔案意識的提升對檔案資源體系建設有根本作用。珠江委領導高度重視檔案工作，明確了分管領導。在各級領導支持下，珠江委檔案館走向了規(guī)范化的管理道路，先后制定了《珠江水利委員會檔案管理辦法》、《珠江水利委員會檔案工作突發(fā)事件應急處理預案》、珠江委電子文件與數(shù)字檔案安全保管和備份、庫房管理、借閱利用、統(tǒng)計、安全保密、鑒定銷毀等內(nèi)部管理等制度，為檔案資源體系建設提供了制度保障。

二是著力提升檔案工作者的檔案意識。一般而言，檔案工作者的檔案意識是比較強烈的，此處提及提升檔案工作者的檔案意識主要是指應對檔案工作的新形勢不斷更新自身的工作理念和服務意識。面對新形勢，檔案工作者應明確自身存在的不足并多途徑提升自身綜合素養(yǎng)。此外，要逐步轉變被動服務的工作理念，多途徑開展檔案主動服務。

三是著力提升信息用戶的檔案意識。為了進一步提升全體人員的檔案意識，珠江委檔案館每年國際檔案日按照水利部辦公廳、廣東省檔案局的相關要求，開展了多種形式宣傳活動，張貼宣傳掛圖，組織職工參加檔案法律法規(guī)知識有獎競答。關于重點建設項目驗收情況的宣傳讓各部門的人員更主動的關心檔案事業(yè)的發(fā)展，主動投身到檔案資源建設中，各部門的人員能更主動的歸檔，這樣就多樣化了收集模式，為檔案資源體系建設奠定了基礎。

2.優(yōu)化館藏結構

珠江委檔案館現(xiàn)有檔案分類15種，文書檔案占比最高，因此優(yōu)化館藏結構就要加強科技檔案等的進館數(shù)量。在百色水利樞紐工程檔案專項驗收工作期間，珠江委檔案館派員20多人次到右江工作指導檔案專項驗收工作，2017年珠江委檔案館接收了重達3噸的3762卷百色水利樞紐工程檔案，豐富了檔案資源的種類。在大藤峽水利樞紐工程開始建設后，珠江委檔案館派駐人員對工程檔案管理工作保障體系建設、檔案同步管理、檔案業(yè)務規(guī)范管理、檔案管理信息化建設等方面進行業(yè)務指導，為工程完成后檔案進館打下良好基礎。

3.開展檔案資源信息化建設

當前，檔案領域的信息化建設遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略，開展檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案機構適應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展新要求的必要舉措。此外，隨著辦公自動化的逐步普及、水利單位業(yè)務工作線上辦理的逐步推廣，單位業(yè)務工作辦理更加迅速、便捷，工作業(yè)務量也大幅度增加，檔案資源體系建設的發(fā)展需要增強電子文件的數(shù)量和質(zhì)量。為加快檔案資源體系建設，珠江委檔案館著力兩項工作的有序開展：

一方面，逐步開展傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化建設。大數(shù)據(jù)時代，電子文件快速增長，但傳統(tǒng)載體檔案，特別是紙質(zhì)檔案仍占據(jù)重要地位，推動信息化建設必然要求逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)載體的數(shù)字化。珠江委根據(jù)單位工作實際，制定傳統(tǒng)檔案數(shù)字化建設策略，截止到2019年珠江委檔案館已掃描80多萬頁紙質(zhì)檔案。另一方面，逐步實現(xiàn)電子文件的規(guī)范管理。大數(shù)據(jù)時代，電子文件增量迅速，《檔案法》（修訂版）也進一步明確了電子文件的地位與作用，電子文件的規(guī)范管理是檔案管理工作的重要組成部分。珠江委檔案館開發(fā)檔案資料綜合管理系統(tǒng)，通過搭建平臺使得電子文件的規(guī)范化管理成為常態(tài)，豐富了檔案資源的存在形態(tài)。檔案資源以電子形態(tài)存在是衡量館藏情況的方面，電子文件能更好的方便利用者的使用，能更好向外展示檔案資源體系的情況，更直接的反映檔案資源體系建設的水平。

4.加強檔案編研工作

信息社會，檔案用戶的信息需求呈現(xiàn)多樣化，針對用戶的信息需求開展檔案編研工作已成為檔案工作者轉變檔案觀念，變被動為主動的重要體現(xiàn)，也是擴充檔案資源體系的重要途徑。

為更好地滿足用戶的需求，為用戶提供更為便捷的服務，珠江委根據(jù)珠江水域治理的實際情況開展檔案編研，在珠江委檔案工作工作者和一線員工的共同努力下，珠江委檔案館編研成果豐碩，近來年的成果有《珠江水資源綜合規(guī)范發(fā)展展》、《珠江流域綜合規(guī)劃展》、《珠江委大事記匯編》、《水利規(guī)劃計劃管理法規(guī)文件匯編》等綜合性、專題性的編研成果。這些編研成果是對單獨的檔案案卷/件的科學研究的智慧結晶，是檔案資源體系中最核心最重要的資源。

當前，編研成果主要以紙質(zhì)文獻為主，而在大數(shù)據(jù)時代，借助信息技術能夠實現(xiàn)檔案編研成果的豐富化，如檔案官方網(wǎng)站建設，能夠集成諸多信息資源，公開檔案數(shù)據(jù)信息;如檔案網(wǎng)絡展覽，借鑒省級檔案行政管理機構官方網(wǎng)站的相關經(jīng)驗，開展專題網(wǎng)絡展覽;此外，還可以通過微博、微信公眾號、APP等自媒體推送相關信息。

檔案資源體系建設是一項系統(tǒng)的工程，需從全方位著手，當前，珠江委檔案館檔案資源體系建設已小有成果，相比之前資源體系得到了進一步豐富，但仍存在進一步完善的空間。珠江委水利檔案資源科學全面的反應了珠江水系治理的情況，其資源體系建設對于其他水利單位有一定的借鑒作用。

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（作者單位：水利部珠江水利委員會檔案館）