檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

武星焰

摘 要：隨著技術的發展，檔案整理的方式也在不斷的變化，檔案整理的原則和方法也理所應當的發生了巨大的變化。檔案整理原則探討成為了檔案整理理論的重要話題，分析檔案整理的原則，結合當下信息技術的發展情況，能夠讓我們在新的檔案整理工作中擁有全新的工作面貌。筆者就自身的工作經驗淺談檔案整理工作以及信息化檔案處理方式的狀況及相關策略。

關鍵詞：檔案整理;信息技術;檔案處理原則

隨著信息技術的迅猛發展，讓檔案管理的相關技術手段獲得了極大的進步，但是同時在研究檔案學的內容中，相關的內容卻已經被忽略，在這種技術與時代交錯的矛盾之下，進一步對檔案整理的理論進行深入研究，能夠讓我們拋棄固有的枷鎖，并且把握住技術發展的脈搏，真正實現檔案整理工作的再次升級。

一、信息化檔案整理技術的理論變革方向

1.對原數據的處理

所謂原數據就是定義和描述其他數據的數據，他所代表的是要處理數據的信息內容，我們在信息技術中所處理的大量數據，就是對這種信息內容的完全解釋。原數據之所以重要，是因為在檔案文件形成以及未來使用的過程當中，想要建立起不同的檔案文件之間的關系，并且將這種關系構建成一個整體的構架，都需要得到原數據的知識和描述。西方一些國家已經利用信息技術實現了電子政務，并且利用相關的平臺實現了電子文檔的一體化管理，在這種條件之下，原數據的整理技術很快被普及到了各行各業。

信息化技術最大的一個特征就是能夠快速的將辦公系統形成一個統一標準的整體，所有的文件產生、傳送、收集、整理，都在這個系統的構架中完成，這能夠使信息溝通交流變得更加迅速無障礙。而我國的信息化技術在電子文件管理領域，還沒有十分廣泛的推行開來，因此檔案管理并沒有實現全國范圍的文檔一體化，原數據的處理技術在短時間內還沒有快速的普及。

2.非原數據的數據處理技術

由于原數據在我國的信息處理和檔案整理工作中并沒有全面的普及，有很多技術是屬于非原數據整理技術，主要包括了不同載體混合整理技術，雙套制整理技術等等。

長期以來，我國所運用的非原數據處理技術，逐漸形成了區別于原數據處理系數的系統，這延伸了我國傳統的檔案整理方法。雖然原數據整理技術與非原數據整理技術所包含的范疇不同，但是檔案整理和檔案聯系的整理，這兩個體系都是相對獨立的。同時，雖然我國沒有完善的一體化的電子政務平臺，但是原數據處理技術與非原數據處理技術在本質上仍然是一致的，因此，在非原數據處理技術的基礎之上，我國的電子文件整理也逐漸形成了一種完善的體系，并根據這樣形成了一系列的非原數據檔案整理技術的模型。

3.虛擬整理技術的應用

在檔案管理工作中虛擬整理技術，就是指對于虛擬檔案的整理或者將檔案整理轉化為虛擬化的過程。虛擬整理是指對歷史聯系進行整理。在檔案分類當中，大量的歷史聯系必須依靠整理進行構建，因此，在今天的信息技術快速普及的情況下，虛擬整理已經突破了以往對于檔案歷史的實體限制。但是其本質并不僅僅局限于歷史聯系的整理，而是對于歷史聯系和邏輯聯系整理的綜合，也就是說虛擬整理是不考慮檔案的實體，而利用信息技術對于檔案的歷史和邏輯聯系進行整理的活動。

我們稱其為“虛擬”，是因為它是依靠信息技術再造了一種記錄檔案聯系的系統，而這種再造的檔案聯系的系統可以和原來的檔案整理系統相融合，在需要的時候也可以獨立出來，具有十分重要的作用。虛擬整理技術，讓檔案的邏輯聯系更容易顯現，在完成歷史聯系的構建以后，虛擬技術仍然可以再造一個系統，對檔案進行邏輯聯系的整理，這種二元檔案的實踐模式，使我們當前的檔案管理工作獲得了突破。電子文件整理本身就必須包含虛擬整理的內容，也就是說要對分散在磁盤各個位置的電子文件進行歷史聯系和邏輯聯系的整理，這與我們上述所說到的原數據處理技術以及非原數據處理技術都有很大的相關性。

二、信息技術環境下檔案整理工作的新策略

1.以條為基本的信息內容單位

在信息檔案處理的過程中，由于歷史的原因，我們對信息內容的單位規定有不同的稱呼，比如一條、一卷、一件等等。而這里說到的以“條”為信息處理的基本單位，是為了適應當下的信息技術環境而形成的。在檔案管理當中信息無法以字數來規定其大小，或者以多少字來衡量一條信息的單位，因此我們選用“條”來描述一個信息就突破了這種信息內容大小的限定，以一條信息表達一個明確的概念，這也是一種思路上的變化。

用“條”來處理檔案是為了適應當前的整理技術，檔案聯系包含了檔案之間的歷史聯系以及檔案之間的邏輯聯系，這種聯系其實本身就已經形成了一種信息，而在信息處理技術當中所獲得的結果是不能夠以一卷或者一件作為基本單位的。一卷和一件對于描述檔案來說，都是一種實體的計算單位，沒有辦法計算歷史聯系的記錄以及邏輯聯系的記錄，因此在數據庫的整理當中，我們應該用一條來衡量這種數據的單位，這就為數據庫的整理剝離了實體的限制，記錄對象的值就是一種技術，而不局限于其實體的大小。我們都知道大數據的收集和整理具有及時性、碎片化以及非結構化的特征，信息碎片只能靠只言片語或字段句詞等信息來源進行檔案的整理。如果所有的檔案都要分門別類，最終構成嚴謹的結構，那么新技術的應用可能就會受到束縛，因此以“條”作為基本單位，對檔案管理適應大數據技術的發展需求是非常有利的。

2.用索引取代來源

在檔案管理當中，如果某單位保留自己的檔案不進行移交，那么對于檔案管理機構來說，就不會擔心來源的問題，不是說相關單位不用考慮來源，而是說不需要界定來源。這主要是因為全部的檔案都是自己的，來源最大的區別也就是各個部門之間的區分，而其他所有問題都是檔案館接收檔案的衍生問題。另一方面如果檔案數量超過了管理人員處理檔案的速度，那么沒有被處理的檔案就會被積壓下來，最后越來越多導致無法處理，整個檔案管理的工作就會變得十分復雜。

因此，來源的原則在未來將會慢慢退出整個信息化的檔案管理體系，以今天的技術，無論是對于歷史聯系的構建，還是邏輯聯系的構建都可以滿足我們的需求，檔案管理最主要的價值就是記錄歷史和再現歷史，而通過索引我們能夠快速的將這所有的內容全部找出。索引就是將文獻中具有檢索意義的事項，按照一定的方式排序起來。本質上來說，這是對于數據庫中所有的數據進行的一種結構，為了能夠將所有的數據通過多維度的邏輯聯系排列起來，并且能夠在索引的過程中快速的將其找到。所以當前的信息化檔案管理就是要構建一套檔案聯系的索引體系，以往的檔案管理依靠來源以及全宗進行整理，在進入信息化時代以后，我們可以突破物理限制，將檔案的歷史聯系和邏輯聯系，通過信息技術進行多維度的構建，使得整體的檔案管理工作變得更加方便高效。

3.以大數據思維突破全宗原則限制

在傳統的檔案管理工作中，全宗原則是必要存在的，它能夠使所有的實體檔案變得更加有序，在物理排序上更加有跡可循。然而在大數據技術普及的前提下，全宗的原則已經使得數據整理和檔案管理變得低效。

大數據的碎片化特征以及檔案的逐漸虛擬化使得全宗管理不再成為必要，對數據的挖掘也需要半結構化、非結構化數據的逐步引入。因此，在今天基于大數據技術，我們應該進一步的將實體的檔案管理與虛擬的索引有機的結合起來，構成一個完整的搜索體系，幫助人們快速便捷的檢索、查證、調用檔案和信息分析。只有盡快的將工作的思路轉變過來，我們才能夠真正在實際工作中運用好相關的技術，同時，將規則定立好也能夠迎接未來，終將會到來的人工智能管理模式。依托傳統的檔案管理方式，用新的思維和新的技術推動檔案管理工作的繼續邁進，這是我們在未來工作的前進方向。

綜上所述，檔案管理是一門專業性很強的工作，同時也要求良好的實踐能力。傳統的檔案學認為不經歸檔的資料就是沒有聯系的資料無法記錄和還原歷史內容，也就不能稱之為檔案。但是在信息技術的基礎設施已經逐漸完善，檔案學的核心理論也在不斷的發展，在長期實踐的過程中，大數據互聯網以及其他的信息技術都在不斷的提升檔案管理工作的效率。在今天先進的發展技術，在檔案管理工作當中的運用，突破以往工作思維的限制，能夠讓我們進一步的完善當前的工作，實現檔案管理的本質目的。

參考文獻：

[1]夏 郁.試論高校人事檔案管理工作存在的問題與對策[J].安徽職業技術學院學報，2009

[2]陳旭東.淺談高校檔案管理工作存在的問題及對策[J].哈爾濱金融高等專科學校學報，2010

[3]張 燕.做好高職院校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科技信息，2008

[4]陳愛芬.職業高中檔案管理的問題與對策[J].商業文化（上半月），2011

（作者單位：南宮市檔案館）