智慧院所背景下電子文件單軌制管理研究

馬超

摘 要：當前我國科研院所已開展了廣泛的智慧院所建設，而傳統的紙質、電子文檔雙軌制管理模式已經不能適應智慧院所的建設要求，檔案管理由雙軌制向單軌制轉型已成為必然選擇。本文重點研究在智慧院所背景下電子文件單軌制管理的內涵、意義及存在的問題，同時提出了對策建議。

關鍵詞：智慧院所;電子文件;單軌制

一、概念及定義

1.智慧院所的概念及內涵

智慧院所是指深度融合高級信息化技術的科研院所，是將裝備設計制造過程與智慧化思想有機結合的前沿陣地，是以創新為驅動、以信息化為基礎、以知識為載體，利用智能科學的理論、技術、方法、信息及自動化技術工具，通過智能感知、新一代互聯網、云計算、大數據挖掘等手段，充分有效地整合和優化利用各類資源，實現信息流、業務流等高度融合的創新組織。

2.單軌制的概念界定

我國在檔案電子文件管理中有單軌、雙軌、單套、雙套四種說法，一般說來，“軌”是指運行狀態，“套”是指保存狀態。單軌制是指檔案文件從生成到歸檔保存、利用或是銷毀均由電子文件這一種形式存在，雙軌制則是指檔案文件在上述整個形成環節中是有紙質、電子兩種狀態存在的。單套制是指在文件歸檔后只有一種形式保存供存儲利用，即只保存電子文件，雙套制則是指文件歸檔既保存紙質文件又保存電子文件。

二、電子文件單軌制實施的背景分析

科研院所是科技力量的聚集地，擁有強大的科學研究和科技開發能力。目前，國內大多院所普遍采用“雙軌制”檔案管理模式，在保存大量紙質文件的同時也要將配套的電子文件進行保存利用，以滿足檔案電子化管理的需求。雙軌制檔案管理模式并沒有提升檔案管理人員的工作效率，相反增加了大量繁重冗雜的工作，導致以信息化為基礎、以知識為載體的智能院所的工作難以開展。因此雙軌制模式不符合智慧院所建設的宗旨和目標，電子文件單軌制管理模式呼之欲出。

1.國家政策的推進

2015年財政部與國家檔案局聯合頒布的《會計檔案管理辦法》中規定在滿足一定條件時“單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案”這標志著國家層面對單軌制的認可與倡導。2016年國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，綱要中明確提出在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。同年8月修訂發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》取消了雙套制歸檔的要求。在最新修訂的《國家檔案法》中指出符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力。這表明電子檔案數據是具有法律效力的，是受到國家法律認可的，極大力度的推動了單軌制的進程。

2.地方單位試點

在地方上也有多個積極推進單軌制的試點。2015年上海自貿區開展了電子檔案雙軌制的實踐，在上海市檔案局指導下，自貿區開展了電子檔案“單套制”管理試點，并逐步在自貿區范圍內全面推廣。此外，珠海市檔案局借助廣東省首個“全國示范數字檔案館”的創新優勢，率先開展電子檔案“單套制”“單軌制”試點工作，在線接收了珠海市工商局2016年以前的各類商事登記原生電子檔案120余萬件，在“單套制”“單軌制”試點層面取得了一定的突破。

三、電子文件管理由雙軌制向單軌制轉型的必要性

1.單軌制管理有助于降低使用成本，實現檔案的資源共享

隨著電子文件管理技術的不斷成熟，“雙軌制”管理模式的弊端逐漸顯現，信息化的目的是通過電子化和網絡技術加快管理進程，然而雙軌制在實施自動化業務的同時始終擺脫不了產生紙質文件，不僅造成重復歸檔，浪費大量人力、物力，還制約了無紙化辦公，造成了資源浪費，管理效率低下，與智能院所的建設理念背道而馳。

紙質檔案必須以物理形態存在，保管在專門的檔案庫房中，查找使用費時費力;電子檔案保存在電子硬盤中，體積小，使用計算機存儲讀取，操作簡單方便。電子文件歸檔與借閱采用全數字流程打破了紙質檔案辦理對時間地點的束縛，實現同時多人利用同一份檔案，徹底實現了資源共享。“雙軌制”是傳統文件管理到完全電子文件管理的過渡方案，是檔案電子化的探索而非完美高效的解決方案，由此突破傳統檔案管理模式，由雙軌制向單軌制轉型，已成為檔案行業亟需解決的問題。

2.單軌制強化了電子文件管理規范，符合四性要求

文件管理須滿足“四性”的標準，即真實性、完整性、可用性、安全性。在人們傳統認知中紙質檔案具有穩定性、可靠性等特征，但在電子文件轉換成紙質文件的過程中會存在很多信息遺失和泄露，例如在打印過程中丟失部分數據源產生的信息。具體來說電子文件的元數據涵蓋了文件內容、文件背景、文件流轉全結構三大要素，上述要素只有在電子文件系統中才能得到完整體現，這些在打印的紙質文件版本中都無法顯現。所以電子文件轉換為紙質文件的本質缺陷這有悖于要求最大限度地保持檔案的原始性和完整性的要求。實踐證明，雙套制無法滿足文件管理四性的要求，或大或小的損失在所難免，這是我們必須走電子文件單軌管理的根本理由。

四、實施單軌制管理面臨的問題分析

1.執行電子文件單軌制意識模糊

盡管檔案數字化進程不斷加快，但是長期實行的雙軌制管理讓人們很難沖破舒適區。科研院所產生的檔案信息量大，資源豐富，同時又高度保密。檔案管理人員長期從事著紙質文件的管理，形成相對完善紙質檔案管理制度和可靠的使用流程對紙質文件有極大的依賴性，傳統觀念上紙質文件這樣有型的存在更能給檔案管理人員安全感，在心理上存在對沒有紙質備份的單軌制管理懷有疑慮。再一方面，對電子信息技術快速進步與檔案人員掌握信息技術的匱乏這一矛盾也限制了單軌制的步伐。因此，要求科研院所檔案管理部門接受單軌制管理，放棄紙質檔案管理，不管是心理上還是技術手段上都還需要一個很長的適應的過程。由此可見想要真正向單軌制轉型，首先要做的是堅定意識，扭轉傳統觀念。

2.電子文件長久保存的安全可靠性存在隱患

電子文件單軌制管理模式對信息網絡安全技術有著極高的要求，任何一個細微的錯誤都可能造成毀滅性的損失。隨著信息交流手段和資源共享程度的提高，病毒、程序bug都很可能成為電子文件管理模式的毀滅者。美國為了破壞伊朗的核設施精心設計了震網病毒。計算機安防專家認為，該病毒是有史以來最高端的“蠕蟲”病毒。蠕蟲是一種典型的計算機病毒，它能自我復制，并將副本通過網絡傳輸，任何一臺個人電腦只要和染毒電腦相連，就會被感染。分布式云備份技術是目前最通用有效的電子文件管理技術，但是科研單位由于保密體系管理的限制，無法及時采用該技術更新文件安全防護體系。同時，檔案管理人員、信息技術人員在技術層面和人力資源層面都無法滿足分布式云備份技術的開展和應用需求。從長期保存可靠性上，雙軌制管理模式相較于單軌制似乎更勝一籌。雙規制管理可謂對檔案保存上了雙保險，紙質檔案及電子檔案同時存檔有利于檔案的長期保存，科研院所對檔案庫房的管理極為嚴格，雖然紙質文檔占據了很大空間但是從檔案管理人員的心理依賴程度上看更傾向于雙軌制管理模式。因此，做好完備的安全防護技術才是實施電子文件單軌制的必要前提。

3.電子文件的法律效力有待保障

電子文件的法律效力雖已被國家肯定，但如何保障電子文件的法律效力永久有效是業界公認的難題。問題的核心主要是附著在電子文件上的電子簽名無法提供與電子檔案相同周期的認證，即電子簽名的時效性。同時由于電子簽名的合法性往往依賴電子文件產生時的原生網絡或應用系統，如果電子簽名沒有自帶的驗證信息，那在電子文件后續的傳輸利用中電子簽名就失去了它的認證作用。電子簽名的問題無法解決就直接破壞了電子文件的“四性”標準，損害了電子檔案的有效性及完整性，從而破壞了電子文件的法律效力。

五、實施單軌制的措施與建議

1.加強人才隊伍建設，提升電子文件單軌制管理的意識

乘著“智慧院所”的東風，科研院所的檔案管理人員應意識到數字檔案勢在必行，從電子檔案雙軌制轉型至單軌制管理已是大勢所趨，更應深知單軌制對于院所的發展具有重要意義，有利于降低院所檔案管理成本，提高檔案利用的效率。科研院所要建立一支多元化的檔案管理隊伍，需要培養同時具備檔案傳統業務技能和計算機應用技術要求的綜合性人才，提倡把工作重點從傳統的紙質檔案管理技能向電子文件、數據管理轉變，積極營造電子檔案單軌制氛圍，提升管理人員單軌制管理的思想意識，為院所推進實施單軌制管理提供思想保障。

2.完善電子檔案管理體系，確保電子檔案長久保存

從頂層設計著手，完善電子檔案單軌制的管理體系，建立相應保障措施，為單軌制提供依據。一方面，科研院所。需要結合科研的實際情況，制定符合院所科研生產的電子檔案單軌制管理規定，確保電子檔案從產生到利用的整個流轉過程有章可循，產生的所有數據和信息都能完整的保存。另一方面要加強技術支持，在滿足保密要求的前提下，通過完善的信息技術解決電子檔案長期保存問題。院所應出臺嚴謹完備的備份方案，檔案部門聯合相關技術部門制定周祥的數據遷移流程方案，確保上述流轉不會對電子檔案的“四性”造成任何破壞。同時，建立相應的應急方案，完善保密體系，全方位確保在軌制下，電子檔案可以長久、完整保存。

3.全面普及電子簽名，提高電子文件效力可信度

在科研院所制定單軌制電子檔案管理制度時，電子簽名如何普及貫徹實施，是單軌制能否成功實現的關鍵要素。電子簽名應與電子文件管理的整個流程相結合，對電子文件產生的各個環節都進行審查認證以此保證電子文件的效力。在電子簽名的應用設計上，應盡可能的延長它的驗證時效，避免電子文件在長期保存過程中因電子簽名的認證時效而喪失了它的有效性。另一方面，應竭力設計齊全完備的驗證證書，盡可能減少電子簽名對系統軟硬件環境的依賴，確保電子檔案始終有效。

六、結語

隨著大數據時代信息技術的發展，智慧院所及數字檔案館建設的不斷推進，充分體現了檔案的利用和價值體現是檢驗檔案管理工作質量的根本標準，提高檔案利用的效率，優化利用服務是檔案工作緊著時代發展的核心關鍵。檔案管理由雙軌制向單軌制轉型勢在必行，加強電子文件單軌制管理對于促進科研院所發展具有重要意義。

參考文獻：

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（作者單位：中國船舶重工集團公司第七二四研究所）