高校檔案單套制管理研究

郭紅霞

摘 要：作為一種新型的檔案管理方式，單套制管理的方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，它針對(duì)目前高校檔案管理工作結(jié)構(gòu)、資源構(gòu)建、管理流程等方面都具有一定的改進(jìn)作用。但是，根據(jù)現(xiàn)在高校檔案管理工作現(xiàn)狀調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在高校采用單套制檔案管理方式存在挑戰(zhàn)，本文圍繞高校檔案單套制管理的推進(jìn)進(jìn)行探討和分析，從基于高校管理工作的難點(diǎn)、單套制管理的優(yōu)勢(shì)以及推行單套制管理的建議三個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：高校檔案;單套制;管理

基于教育部現(xiàn)行條文規(guī)定，我國高校檔案管理，尤其是電子文檔仍然采用雙套制管理和歸檔的方式。對(duì)于現(xiàn)階段處于信息化時(shí)代的高校而言，這種檔案管理方式具有一定的弊端，信息化系統(tǒng)的建設(shè)導(dǎo)致其電子文件、檔案越來越多，出現(xiàn)了資源浪費(fèi)、工作效率低下的負(fù)面作用。因此，信息化時(shí)代高校檔案單套制管理具有一定的參考價(jià)值。另外，目前我國在政策法規(guī)方面逐漸開始引導(dǎo)支持檔案單套制管理的方式，必然會(huì)為高校檔案單套制的推行提供更好的幫助。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.高校檔案的定義和管理特征

我國《高校檔案管理辦法》對(duì)高校檔案的定義是：高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。基于此種定義，對(duì)于我國高校檔案的分類、服務(wù)對(duì)象等方面有了較為明確的劃分標(biāo)準(zhǔn)。具體來講，我國高校檔案總共有十個(gè)大分類和若干小分類，這些分類的檔案共同組成了高校的檔案系統(tǒng)，為高校建立了一個(gè)統(tǒng)一的資料庫，為高校活動(dòng)提供了參考依據(jù)。另外，由于現(xiàn)階段校園生活越來越豐富，通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，收集檔案信息的內(nèi)容也越來越多，構(gòu)建了豐富的校園文化，以文娛活動(dòng)為例，高校學(xué)生文娛活動(dòng)和項(xiàng)目越來越多，通過這些項(xiàng)目活動(dòng)所形成的檔案信息也越來越多，這些檔案信息豐富了校園文化。

另外，基于檔案內(nèi)容的特征，對(duì)于高校檔案的利用服務(wù)對(duì)象也有四大類別的劃分。高校內(nèi)部檔案使用者主要?jiǎng)澐譃椋航M織性利用對(duì)象;教職工;學(xué)生;其他社會(huì)人員。根據(jù)檔案的不同，這四類人員所要使用的檔案和使用檔案的意義各有不同。具體來講：教職工使用檔案基本是通過查詢檔案去解決自己和他人個(gè)人問題，如發(fā)放工資;學(xué)生使用檔案去查詢或解決自身問題，如查詢成績信息;組織性利用對(duì)象多為學(xué)生會(huì)等組織群體，他們利用檔案去進(jìn)行信息查詢或者業(yè)務(wù)辦理;其他社會(huì)人員主要以學(xué)者為主，他們通過查詢利用檔案從事相關(guān)的研究。

2.高校檔案管理存在的問題

第一，檔案管理人員工作素質(zhì)不高。根據(jù)多數(shù)高校檔案管理人員的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從事檔案管理的專業(yè)人員普遍年齡較大，檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)不合理，除此之外，由于檔案管理工作的性質(zhì)以及發(fā)展情況，導(dǎo)致很多人對(duì)檔案管理工作的重要性不明確，在招聘從業(yè)人員時(shí)未進(jìn)行嚴(yán)格的把控，導(dǎo)致從業(yè)人員水平不一。

第二，檔案歸檔和收集存在問題。具體來講，高校檔案以十大項(xiàng)目分類作為一級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案的收集和歸檔都是以此作為標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行管理工作，但是很多部門移交檔案工作開展存在一定的問題，導(dǎo)致我國部分類別的檔案內(nèi)容不完整。檔案收集工作存在問題主要在于，檔案收集的部門和工作人員自身并不具備檔案主動(dòng)收集和整體規(guī)劃收集的意識(shí)，導(dǎo)致很多檔案都在其他部門或個(gè)人手中，嚴(yán)重影響后續(xù)的檔案整理歸檔工作。

第三，檔案管理水平一般。目前，信息化時(shí)代下，高校已經(jīng)開始步入信息化系統(tǒng)管理的形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理的工作仍然采取傳統(tǒng)的模式，不能緊跟時(shí)代的發(fā)展，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，現(xiàn)階段高校檔案管理的水平一般，不能充分發(fā)展檔案管理的作用。

第四，檔案管理工作不深入。具體來講：檔案管理的開放程度、編研、開發(fā)都存在不足之處。根據(jù)調(diào)查多數(shù)高校的檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，很多學(xué)校的檔案類別少，有些類別的檔案內(nèi)容不全，數(shù)量少，導(dǎo)致無法深入編研和開發(fā)，即使編研開發(fā)之后，也不具備深入研究和再利用的價(jià)值。另外，很多高校的檔案開放觀點(diǎn)存在兩極分化的特征。一些高校的檔案管理工作人員基于保守的態(tài)度認(rèn)為檔案不應(yīng)當(dāng)對(duì)社會(huì)開放，只允許校內(nèi)使用，導(dǎo)致很多高校的檔案資源浪費(fèi);一些高校則認(rèn)為所有的檔案都可以對(duì)社會(huì)開放，無視檔案的價(jià)值和機(jī)密程度進(jìn)行全公開，會(huì)嚴(yán)重影響到信息安全。

第五，高校檔案部門缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)知，對(duì)于檔案的收藏重于利用，導(dǎo)致很多院校的檔案僅用于存儲(chǔ)，而非整理再利用。另外，由于缺乏正確的認(rèn)知和重視，很多科研類別的檔案存儲(chǔ)在其他部門或個(gè)人手中，或者檔案部門存儲(chǔ)的內(nèi)容不完整，不具備參考價(jià)值，無法發(fā)揮這類別實(shí)用性檔案的作用。而且，檔案部門存儲(chǔ)的方案多為行政公文的檔案，其再利用率低，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

二、檔案單套制的定義與管理特征

1.檔案單套制的定義

信息化時(shí)代下，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，提高工作效率，降低資源的浪費(fèi)，企事業(yè)單位開始逐漸建立和完善自身的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)于高校而言，其信息化管理系統(tǒng)涉及到校內(nèi)行政、教學(xué)、財(cái)務(wù)、科研等等板塊的管理，在這種背景下所產(chǎn)生的電子文檔數(shù)量龐大，種類繁多，對(duì)這類文檔的管理采用傳統(tǒng)的雙套制模式管理無疑效率極低。因此，采用單套制的制度進(jìn)行此類檔案的管理，是現(xiàn)行高校檔案管理急需改進(jìn)的策略。單套制管理是對(duì)此類電子文件進(jìn)行管理，取消管理紙質(zhì)檔案的制度，并且通過數(shù)字簽名的方式去完成整個(gè)檔案存儲(chǔ)管理的流程。

2.單套制的管理特征

單套制存儲(chǔ)管理的內(nèi)容是以電子文檔的形式存儲(chǔ)的，其檔案以數(shù)字形態(tài)顯示，在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，是緊隨檔案生成的，即檔案的生成—?dú)w檔—管理具有同步性。相對(duì)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，單套制存儲(chǔ)下的電子檔案存儲(chǔ)空間小，極易存儲(chǔ)。對(duì)于后續(xù)檔案的管理，側(cè)重于確保電子檔案存儲(chǔ)的安全性能維護(hù)，而不是傳統(tǒng)存儲(chǔ)模式下檔案本身的存儲(chǔ)管理。

三、高校檔案單套制管理的優(yōu)勢(shì)分析

1.降低了管理運(yùn)行成本

信息化管理系統(tǒng)下的高校，在每時(shí)每刻生成了無數(shù)的電子文件，存儲(chǔ)價(jià)值不一，很多電子檔案不具備充分的利用價(jià)值。如果采用雙套制的存儲(chǔ)管理方式，將這些無利用價(jià)值的電子文件以紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行配套存儲(chǔ)，會(huì)造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，存儲(chǔ)空間的壓力以及人力資源的浪費(fèi)，如果采用單套制的管理方式，可以極大的節(jié)約了紙質(zhì)資源、空間資源以及人力資源，降低了檔案管理的成本費(fèi)用。

2.優(yōu)化了工作流程

以往雙套制的檔案管理方式，需要以檔案收集—分類—整理—編研—?dú)w檔等流程化的方式去完成檔案管理的工作，其中耗費(fèi)的人力、時(shí)間資源無疑是巨大的。單套制管理方式下，檔案的管理工作是同步完成的，其流程所耗費(fèi)的時(shí)間和人力資源是極小一部分的。另外，以電子檔案為主的單套制管理方式下，對(duì)檔案進(jìn)行檢索再利用時(shí)，可以通過系統(tǒng)、類別等方式進(jìn)行快速檢索，是非常便利的。

3.確保檔案的完整性和真實(shí)性

單套制檔案管理下的很多電子檔案以視頻、音像、ppt、圖文等方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理，確保了檔案的原始性，百分百的傳達(dá)和反映了信息，避免了以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式下信息不對(duì)稱、傳達(dá)不完整情況的出現(xiàn)。另外，由于雙套制模式下，紙質(zhì)檔案和電子檔案需要進(jìn)行二次校正，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，但是這種方式是通過人工來完成的，它具有一定的誤差性，單套制存儲(chǔ)下不使用人工來校正，而是直接以原有形式進(jìn)行存儲(chǔ)，避免了這種誤差。

四、高校檔案單套制管理面臨的挑戰(zhàn)

1.政策支持力度不足

我國現(xiàn)行《檔案法》和其他檔案管理?xiàng)l例下，對(duì)于電子檔案和紙質(zhì)檔案的法律效力同等性并沒有明確的表示，很多高校不能確保現(xiàn)行法律約束下，電子檔案具有和紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力，導(dǎo)致很多高校不能完全的進(jìn)行檔案單套制管理，嚴(yán)重制約了檔案單套制管理工作模式的推廣。

2.技術(shù)不成熟

高校檔案單套制管理模式下，檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性是是確保檔案信息安全的前提，現(xiàn)階段我國高校檔案系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性是急需解決的難題。尤其是很多電子文檔不能轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，給檔案管理的安全性也帶來了一絲隱患。

3.管理人員有技術(shù)瓶頸

由于高校檔案管理工作人員水平參差不齊，整體年齡偏大，檔案單套制管理又急需具有信息操作處理技術(shù)的人員來進(jìn)行文件的存儲(chǔ)管理，導(dǎo)致很多工作人員不能很快的適應(yīng)單套制的要求，影響了單套制管理效果的發(fā)揮，甚至一定程度上影響了檔案管理的工作。

五、高校檔案單套制管理改進(jìn)策略

1.政策層面的支持

要想在高校推廣單套制檔案管理模式，就需要解決高校的后顧之憂，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力。目前，我國《檔案法》提交修改條例，提出了相對(duì)應(yīng)的條文，國家只有在政策法規(guī)上保證了二者的同等效力，才能在實(shí)際操作過程中解決問題。另外，還需要制定相關(guān)的法律條文來確保單套制管理實(shí)施的合法合規(guī)。

2.技術(shù)層面的支撐

技術(shù)層面需要進(jìn)行完善。具體來講，高校檔案的存儲(chǔ)管理必須要確保檔案信息真實(shí)、正確、完整、安全及循環(huán)利用，那么高校檔案單套制管理相對(duì)應(yīng)的技術(shù)開發(fā)完善也必須以此為標(biāo)準(zhǔn)，保證電子文件的來源可靠、信息完整準(zhǔn)確。另外，為了保證技術(shù)的可行性和穩(wěn)定性，我們也必須在部分地區(qū)進(jìn)行分類試點(diǎn)運(yùn)行，在實(shí)踐過程發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)調(diào)整完善技術(shù)，從而為在全國推行單套制檔案管理奠定基礎(chǔ)。

3.管理層面的支持

高校推行單套制檔案管理制度之后，需要從管理方式、流程、意識(shí)等方面進(jìn)行工作上的改進(jìn)。具體來講，基于單套制的特殊性，其工作流程大大優(yōu)化，因此對(duì)檔案的管理方式也需要改變，傳統(tǒng)模式下的定期歸檔應(yīng)該改變?yōu)殡S辦隨歸，確保檔案的辦理和歸檔同步完成，對(duì)于單套制的工作流程所需要的技術(shù)和步驟也需要學(xué)習(xí)。另外，區(qū)別于雙套制模式，單套制管理更需要加強(qiáng)安全意識(shí)，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。

4.建設(shè)科學(xué)的檔案管理人員隊(duì)伍

高校檔案單套制管理工作需要依靠檔案管理人員來完成，要想確保單套制檔案管理工作的順利推行，就需要一個(gè)科學(xué)的管理人員隊(duì)伍作為后盾。因此，高校必須要從兩方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)加強(qiáng)。具體來講，高校必須要讓檔案管理人員意識(shí)到檔案的價(jià)值所在，認(rèn)識(shí)到檔案是高校文化不可或缺的一部分，它不僅能夠反映高校的每一個(gè)活動(dòng)，還能為后續(xù)的工作提供依據(jù);另外，單套制管理模式下需要高素質(zhì)能力強(qiáng)的專業(yè)人員，高校必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)，幫助其提升自身能力，檔案管理人員也必須有所意識(shí)，去提升自身的能力，以完成單套制檔案管理工作。

5.實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理規(guī)劃

信息化時(shí)代下，資源的共享可以產(chǎn)生更大的價(jià)值。高校檔案管理部門必須要認(rèn)識(shí)到檔案的利用價(jià)值，對(duì)校內(nèi)檔案咨詢進(jìn)行整理歸納，對(duì)高校的檔案進(jìn)行劃分整理，建立一個(gè)高校檔案資源系統(tǒng)，根據(jù)檔案的類別、價(jià)值進(jìn)行分類配置，方便各個(gè)檔案利用群體進(jìn)行檔案查詢和使用。另外，檔案管理部門還需要對(duì)檔案的機(jī)密性進(jìn)行區(qū)分，意識(shí)到哪些檔案是可以開放給社會(huì)大眾，哪些是需要嚴(yán)格保管的，并且端正對(duì)檔案作用的態(tài)度，改變傳統(tǒng)觀念，深入了解且掌握檔案的意義，讓公眾了解檔案作用的同時(shí)，規(guī)劃檔案的管理工作。

6.提高檔案的社會(huì)服務(wù)水平

首先，對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案，高校檔案管理人員需要將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過單套制管理方式進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔，使這些檔案能夠更加方便的被利用群體所查詢或使用。其次，由于檔案編研開發(fā)的成果不高，其再利用率較低，沒有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，因此，針對(duì)這一部分的檔案，檔案管理人員需要進(jìn)行加工整合。最后，高校檔案部門需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的目標(biāo)和意義在于提高檔案的利用率，讓檔案利用群體能夠更加便捷和高效的利用到檔案，因此，高校檔案管理工作不僅要滿足利用群體的實(shí)際需求，還需要滿足利用群體其他方面的需求。具體來講，首先，高校檔案部門需要了解自身利用群體的需求，挖掘自身的特色，將自身存儲(chǔ)的檔案整合成一種文化資源;其次，通過檔案內(nèi)容的研究，和社會(huì)需求、群體需求結(jié)合在一起，創(chuàng)造一種具有吸引力的檔案文化，吸引群體的興趣，讓利用群體能夠主動(dòng)去了解檔案;最后，創(chuàng)建一個(gè)便利的檔案服務(wù)系統(tǒng)，通過檔案資源的線上服務(wù)方便利用群體的檔案查詢和使用，最終深入推行檔案管理工作，使檔案管理工作更具有價(jià)值意義。

六、結(jié)束語

高校檔案單套制管理是未來高校乃至全國企事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，是解決雙套制檔案管理弊端的有效措施，具有一定的現(xiàn)實(shí)性和可行性。推行單套制檔案管理，在人力、物力資源上能夠?qū)崿F(xiàn)節(jié)約的同時(shí)有效提高了檔案管理的工作效率，能夠讓大眾充分了解到檔案的價(jià)值，并且能夠充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。但是，在實(shí)際的推行過程中，高校也需要根據(jù)檔案的存儲(chǔ)保管年限、現(xiàn)行法律法規(guī)等情況來進(jìn)行策略調(diào)整，在實(shí)踐過程中去發(fā)現(xiàn)漏洞，并從方法上進(jìn)行改進(jìn)，積累單套制管理的工作經(jīng)驗(yàn)，最終進(jìn)行全方位的推行。

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（作者單位：廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院）