論企業合同管控的流程及關鍵點

摘要：合同管理是現代企業管理的重要內容，在企業管理中具有不容忽視的重要性。本文通過對合同在企業管理中的重要作用的剖析，結合自身財務工作經驗，對如何通過建立合同管理流程，把控合同管理中的各個關鍵點，加強合同管控的措施，從而有效控制合同涉及到的各類經營風險，幫助企業順利達到經營目的，進行了分析與探討。

關鍵詞：合同管控;企業管理;流程;關鍵點;措施

中圖分類號：F272文獻識別碼：A文章編號：2096-3157（2020）04-0037-02

一、合同管控在企業管理中的重要性

合同作為企業業務交易的重要書面文件和法律保證文件，幫助企業順利地開展經濟活動，是現代企業管理中必須重視的經濟工具。合同的重要性主要體現在以下幾個方面。

1.合同是公司戰略管理的具體執行和體現者之一

企業戰略管理為企業發展設計了藍圖，如建造一座宏偉大廈，藍圖指引著建筑師們將一塊塊磚徹成高樓。合同作為經濟行為的載體就如同那一塊塊磚，通過每一項企業業務交易實現企業的宏偉戰略。

2.合同是企業預算管理全面開展的重要工具

合同能為企業預算管理提供準確的數據信息，為企業預算管理的可實現性提供了保障。合同在發起、訂立過程中，介入預算管理，為預算目標的實現提供了有效途徑。

3.合同是會計核算的重要依據

通過合同能明確交易性質和內容，規范交易雙方的權利和義務。為會計工作準確地進行權責發生制的核算提供重要依據。

4.合同是規范業務部門與財務部門信息溝通的重要文件

通過合同在發起、訂立、執行、退出的過程中，安排財務部門介入，使財務部門在業務發生前便獲悉準確信息，參與管理，為規避財務風險、稅收風險、經營風險提供了保障，也為業務部門與財務部門的信息溝通提供了重要而準確的橋梁，減少了管理成本和溝通成本。

5.合同為企業經營提供法律保障

合同通過規范雙方的權利和義務，為合同雙方的交易行為作了準確定義，為企業交易行為提供了法律保障。

6.合同為企業資金管理提供資金安全保障

合同通過約定交易雙方的收付款時間以及收付款金額，為企業及時地做好資金安排提供了依據，為企業的現金流管理提供了安全保障。

所以，做好合同管理和控制，使合同有效地發揮以上作用，具有非常重要的意義。企業盲目經營，缺乏指引和過程控制是不符合現代管理要求的。

二、企業合同管控的流程

企業合同管控流程，就是指從合同的發起、訂立、執行、終止的全生命過程中，建立相關職能部門分工介入的流程，規避企業經營的各類風險，確保企業效益最大化，實現企業的盈利目標。

1.合同發起

合同發起部門根據企業的戰略，預算目標，業務特點，發起業務要約。在業務要約進行到雙方有一定意向時，做項目可行性分析。公司的管理層把握項目的方向是否符合企業的總體戰略;企業的執行層把控項目的現實環境是否具備實現交易的資源;財務部門把控項目的效益、項目的現金流是否符合企業的預算目標。各部門經過以上會審、會簽后，項目成立。合同發起部門再進行下一步的工作。

2.合同訂立

合同訂立過程，是對交易各細節的書立過程。合同發起部門須爭取合同起草權，主動將合同的權力與義務往有利于本企業方向訂立。在合同訂立過程中，業務部門對業務交易內容進行精準審定、法務部門對法律風險進行評估和修改、財務部門對合同中的資金條款、涉稅條款進行精確地描述和審核。合同經過以上部門會簽后，合同蓋章，訂立完成。

3.合同執行

合同訂立后，應有一個部門專門對合同檔案進行管理。一般企業可在財務部門或法務部門增設合同檔案管理的職能。通過對合同進行建檔管理，對合同中主要的權利與義務進行精準把握和實時控制，提供準確信息給相關部門，并監督相關部門按照合同約定進行業務操作，控制業務進程，規避操作風險，具有相當重要的作用。

4.合同退出

合同履約完畢，合同管理部門應敦促業務部門將合同規定的終止雙方權力義務的憑證及時交由合同管理部門或財務部門進行存檔。如收貨單、工程驗收單等。

總之，合同管控流程是通過制定在合同的全生命進程中，安排不同部門的職能介入，使合同充分發揮管理作用，規避企業經營的戰略風險、經營風險、操作風險、法律風險、資金風險和市場風險，從而推動企業的持續發展，提高企業的市場競爭力，實現企業經濟效益最大化。

三、企業合同管控的關鍵點

企業合同管控主要指根據企業業務特點，分析本企業的各項業務風險特質，對風險級別進行剖析，制定適合本企業的合同管理制度，將業務中需把控的關鍵點進行重點把握和控制。

1.物資采購環節

物資采購是企業業務的上游業務，是企業運營成本的重要組成部分。通過合同管控，在成本發生前進行控制，對于企業是非常必要的。采購環節的管控，主要可以從以下方面進行。

（1）供應商的資質調查。企業可以通過供應商審批流程，對供應商進行調查，并通過會審，確定合格供應商。供應商的調查，可通過以下幾方面進行。供應商是否有資質進行此業務;若涉及相關生產許可的，該供應商是否具備相關的生產許可證;供應商承擔合同義務的能力如何;供應商資信情況如何，有無失信記錄，供應商在行業中的口碑等。

（2）價格調查。供應商的報價是否經過三家比價;報價明細結構是否全面、合理，表述上有沒有含混不清容易引起爭議的條款;最終價格是否符合企業的預算目標價格;如果標的金額較大（根據企業特點制定標準），是否有通過招投標進行等。

（3）資金支付的約定。如果標的金額較大，資金支付是否有約定分期付款;是約定款到發貨，還是貨到付款。本企業是否有把握控制資金支付后的風險等。

（4）質量控制的約定。合同中是否有關于質量標準的約定;約定的質量標準是否符合本企業生產運營要求;合同是否有約定提供適合的售后服務;合同是否有約定質保金;以及是否有約定質量驗收雙方的權利和義務，其約定是否有利于本企業等。

（5）配套反商業賄賂協議。為了防止供應商賄賂企業采購人員及其他職員以獲得較高交易價格，企業可以根據合同性質的需要與供應商簽訂采購合同的同時簽訂《反商業賄賂協議》。通過《反商業賄賂協議》約束供應商按商業常規操作，對企業采購人員及其他職員不得采取商業賄賂方式，否則追究法律和經濟責任。

2.銷售環節

銷售環節，是企業實現盈利的重要業務環節。通過合同管控，對于每一項銷售業務是否符合企業整體戰略規劃;是給企業帶來當前利益，還是當前利益較弱，將來利益豐厚，都要進行權衡和決策，從而實現企業的各個經營目標。銷售環節的管控，主要可以從以下方面進行。

（1）客戶情況的調查。企業可以通過建立客戶檔案，對客戶是否有資質進行此業務;是否有資金能力履行合同義務;客戶的誠信記錄;客戶在行業中的影響力;客戶除了此合同，將來發展是否有繼續合作的可能性等方面進行調查。

（2）產品定價。企業為了實現盈利目標，將對本公司產品制訂定價政策。每一份合同上的產品定價是否符合公司的定價策略，如果不符合，一般不給予通過。但若此合同的簽訂，對企業長期戰略有一定意義，也可以通過會審方式，充分論證后，給予通過。

（3）成本效益。合同訂立后，企業將要組織人力、物力、財力，以完成該合同業務。企業目前的情況是否能滿足;若不能滿足，將通過何種途徑整合資源實現;資源整合的整體成本是多少;由合同產生的效益匹配合同產生的成本，利潤率如何等。

（4）資金流。合同對于收款賬期的設定，對于銷售方來說，收款賬期越短越好。當然，因合同是雙方談判產生的，賬期設定也應考慮對方的需求。對有一定收款賬期的銷售合同，一般要根據本企業有能力承擔的風險最高值設定合同預收款金額下限值，即合同訂金。對于存在資金收款風險的合同，在合同違約條款里應加以強調和規避。

3.生產環節

生產環節，是執行合同的重要組成部分，履行合同過程控制的重要環節。

（1）下達生產訂單。合同訂立后，銷售部門應根據合同要求的生產數量下達生產訂單至生產部門。生產訂單內容還應包括，產品具體的規格型號、質量的描述、要求的完工時間。如果合同規定需要本企業包裝的，生產訂單還應載明包裝要求、客戶名稱等。

（2）生產過程監督。質量管理部門應對生產過程的質量進行管理監督;財務部門對于生產訂單的執行：生產的人力（工人到位）、物力（原材料采購或庫存）進行財務信息的實時監督、匯報和警示。銷售部門應及時從財務部門、生產部門獲得相關信息，關注和監督交貨質量、交貨時間等。

（3）生產驗收監督。生產完工后，質量管理部門、生產部門、銷售部門應進行會同驗收。驗收過程應反映殘次品率，超過生產允許的殘次品率的，對相關部門應提交處罰單等。

四、加強企業合同管控的措施

1.建立經營管理信息系統

為了提高管理控制的效率，企業可以運用信息技術，建立經營管理信息系統。合同管理部門運用信息系統實時監控合同全過程，將能有效提高管控效率，發揮合同管控的作用。

2.加強合同條款的審核

合同是具有法律意義的文件，文字表述不當引起岐義，將給企業經營帶來直接的風險。所以，不論簽訂何種業務性質的合同，各部門必須對合同條款進行嚴格把關，對合同文本進行認真檢查和推敲，并一定經過法務部門審核。

3.建立標準合同

為了避免合同文本文字條款的風險，對于重復業務，企業可以通過訂立標準合同，經過嚴格審查后，進行重復使用，提高管控效率。

4.設立合同管理部門

為了有效進行合同管控，企業要設立專門部門對于管控流程的履行進行監督。對于未全部執行管控流程，將給企業帶來風險的合同，在合同訂立環節，給予駁回。對于合同執行、退出等過程中出現的操作風險，應及時識別、反饋和警示，并監督落實解決方案。

五、結語

綜上所述，合同貫穿在現代企業的運營經濟行為的始終。合同作為約束交易雙方經濟行為的具有法律約束力的文件，在交易中起到重要作用。在現代財務管理中，通過建立適合本企業的合同管理制度和流程，對合同管控流程中的關鍵點進行管理控制，從而使合同不但為經營交易服務，也為企業管理服務，為企業的戰略實施、風險控制、財務管理、預算管理、利潤目標的實現起到重要的作用。

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作者簡介：

張清華，供職于山東眾益合控股集團股份有限公司。