檔案工作全面實施信息化戰略研究

王宏煜

摘 要：檔案工作全面落實信息化戰略，一方面能夠為傳統檔案的管理模式提供轉型基礎，由此降低檔案管理難度與經濟成本的損耗；另一方面則保障了檔案管理制度與信息共享平臺的有效構建，為后續數據共享與采集提供了持續性完善平臺，由此為檔案館體系的構建奠定了可持續發展的基礎。本文基于檔案工作全面實施信息化的戰略展開分析，在明確傳統檔案轉變方法及延續策略的同時，期望能夠為后續檔案管理工作的落實提供良好參照。

關鍵詞：檔案管理；信息化；戰略分析

1 傳統檔案管理辦法轉變概述

檔案工作是地方信息數據與政策落實的基礎參照，也是構建城市居民精神文明的數據核心。故而，站在檔案信息化的角度來看，所能制造的經濟收益及社會效益無法用簡單幾句話形容，而如何將傳統檔案管理辦法有效轉變，賦予更先進化的行政管理辦法，便是現階段檔案館數字化轉型首先要面對的問題。期間，開展檔案信息化建設工作必須從電子檔案的形成到管理有較為明確標準與參照，確保資源整合工作與可利用性得到保障，才能在真正意義上為數字化檔案館體系的構建提供基礎的經濟保障。例如，在傳統檔案管理方法中，通常需要根據紙質檔案的重要性進行分級管理，并提供完善的存儲空間持續監管，才能基本保障檔案的管理水準。而信息化技術的有效落實，能夠憑借數字化系統的優勢，對檔案信息進行更為細致的分類，并為管理工作提供索引和數據錄入的條件，如此不但降低了檔案存儲在空間方面的經濟損耗，同時更避免了外界環境影響對資料的損傷，為檔案體系構建的延續性奠定了扎實的基礎。期間，有眾多珍貴的歷史文獻，更需要轉變成電子圖像文件進行存儲，降低實體檔案的翻閱次數，才能在檔案數據廣泛傳播的前提下保障實體檔案的質量，也由此可見，信息化技術在檔案館體系構建中的優勢。

2 信息化資源在檔案工作中的應用

信息化建設的各項工作都將是一個逐步發展、漸進完善的過程，不可能一步到位，因而確定滾動發展戰略非常重要。

1）信息技術發展的日新月異，必然導致檔案管理應用系統功能的不斷完善和拓展，不應一味追求設備更新，二是要善于接受新的思維和應用技術。

2）數字化檔案信息的積累是一個沒有止境的過程，也是檔案信息化建設最為核心的內容，信息積累得越多所擁有的資源才越豐富，能夠提供的服務才會越寬，開發潛力才會越大，檔案工作的地位和作用才會得到更充分的體現。無論是文檔一體化、館藏數字化、還是信息資源的整合都將是一二個滾動發展的過程。

3）就數字化檔案資源的共享和開發利用而言，從目錄檢索、全文檢索到社會化開發、知識化管理、輔助決策支持，從單份的檔案信息到基于對象管理的信息鏈接加工，從本單位共享、行業共享、區域共享到全國共享、全球共享，以及開發檔案信息資源等都是一個滾動的遞增與發展的過程。

4）在自動化辦公、信息化管理的基礎上，檔案工作還將逐步實現數字檔案館和智能化控制的目標。這些都是一個滾動發展和持續完善的過程。

3 拓寬檔案管理決策途徑

在檔案信息化建設工作開展期間，相關管理人員需要明確決策工作的重要性，更需要根據信息化構建環境對決策內容深入分析與探討，才能確保決策工作開展能夠貼合實際狀況，為數字化檔案館體系的構建提供質量保障。其次，根據現階段地區信息化技術的普遍性，檔案信息化管理決策工作更需要根據基礎設施系統的先進性，為后續工作的開展提供扎實的技術保障，才能確保決策落實有效，并能夠滿足地方需求。若地方基礎設施系統無法滿足決策要求，則極易影響檔案館體系構建受到影響。所以，在落實決策工作之前，必須將地方基礎設施完善，并根據項目規劃、設計與實施力度展開調控，才能降低決策落實難的問題出現。必須在更新管理觀念、改變管理手段、加強培訓引導、建立健全制度方面上下齊動，重點是要發揮決策者和重要業務職能部門的關鍵作用。應用普及工作將關系到檔案信息化建設的發展和生命力，關系到國家信息化戰略基礎性信息資源建設的成敗。

4 將檔案信息化融入服務概念

檔案信息化是確保地方管理工作有效落實的基礎性工作，同樣能夠為社會經濟環境的構建提供保障，由此降低檔案管理部門的工作壓力，以便將更多的經歷貫徹入檔案館服務系統內部。在此期間，檔案信息化體系的構建必須結合現階段經濟環境落實，確保能夠將信息規劃、資源協調、系統研發、技術培訓等多方面職責完善，并基于系統性能提供更加全面的數據安全保障，才能確保檔案館體系構建對社會發展而言具備積極效益，并能夠憑借相關信息鑒別等措施，為后續經濟體系的構建提供更加完善的決策依據。另外，在服務理念落實期間，檔案館需要根據地方用戶需求及自身檔案類型深入分析，而后在此基礎上提供完善的索引與人工服務平臺，才能有效提升用戶檔案使用質量，為整體檔案館功能體系的構建提供黏著度較強的用戶群體，以便有效探索和推動信息化產業的市場途徑。

5 檔案文化與產業發展融合

檔案是支撐社會經濟發展的寶貴資源，檔案記載著國家的文化遺產，對檔案的應用也會不斷地形成新的社會文化，而且逐漸成為社會生產力的重要組成部分，檔案文化產業的發展是綜合國力最直觀最具體最真實的反映。面對文化產業的浪潮，我們不能再把文化看成是在思想觀念、風俗習慣、增強民族凝聚力等方面其作用的軟力量，而要把它當作一種像科學技術一樣能產生巨大經濟效益和社會效益的寶貴資源。在信息社會和知識經濟時代，信息資源對經濟增長和經濟增長方式的改變，將起到越來越重要的作用。檔案作為社會的原生信息源如何進行社會化的開放、開發利用是時代賦予檔案事業發展的歷史性機遇和檔案工作探討新思路的責任和義務。走檔案信息產業化的路無疑是符合時代需要的發展戰略，一方面為檔案事業的發展注入活力，增強造血機能，創造新的運行機制；另一方面為信息社會的經濟增長提供強大的推動力。

6 結語

檔案工作全面性戰略理念的有效落實，不但能夠為數字化檔案館體系的構建提供良好參照，由此提升檔案館信息化平臺構建的質量水準，節約檔案館體系構建的經濟成本。同時可以憑借戰略思路與技術處理措施，完善傳統檔案管理系統的轉型，以便為后續檔案館體系的構建提供持續拓展渠道。故而，在論述檔案工作全面實施信息化戰略期間，必須明確檔案管理工作中潛在的風險，并在此基礎上落實檔案收集、整理、保管等方面的概念，才能為更高效率的信息服務環境提供保障，并持續為檔案信息平臺的構建奠定扎實基礎。

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