新時(shí)代地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)策略研究

廖利香 劉愛(ài)敏

摘要? 合理合法地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，是檔案工作的重點(diǎn)，也是有效實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的途徑。本文以湖南科技學(xué)院檔案館為例，在分析新時(shí)代給地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)新機(jī)遇的基礎(chǔ)上，從創(chuàng)新檔案資源開(kāi)發(fā)理念、夯實(shí)檔案資源開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)、改進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)方式、提升檔案開(kāi)發(fā)人員素質(zhì)四個(gè)方面，提出新時(shí)代地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)的策略。

關(guān)鍵詞? 新時(shí)代 地方高校 檔案資源 開(kāi)發(fā)

檔案資源是社會(huì)信息資源的重要組成部分，是見(jiàn)證、還原、保存歷史的重要途徑。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的生命線，是實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的重要保障。如何利用新時(shí)代給地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)的新機(jī)遇，做好地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)工作，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，值得每位檔案管理人員深思。本文以湖南科技學(xué)院檔案館為例，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探討，以期為新時(shí)代其他地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)提供借鑒作用。

一、新時(shí)代給地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)新的機(jī)遇

電子信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高鐵、高速公路和物流等快速發(fā)展，人民物質(zhì)和文化需求獲得了極大滿(mǎn)足，中國(guó)進(jìn)入了新時(shí)代。進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，黨、國(guó)家和民眾對(duì)檔案資源的重視，給地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)新的機(jī)遇。

1.國(guó)家高度重視為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)提供了法制保障。近些年來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)越來(lái)越重視，檔案相關(guān)法律法規(guī)制度日趨完善。2014年2月，中辦、國(guó)辦印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，這是黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理工作的最新最高指導(dǎo)性文件，體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的重視。2016年4月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，明確提出要深化和拓展檔案利用服務(wù)[1]。2018年3月，全國(guó)人大代表莫小峰認(rèn)為當(dāng)前的《檔案法》已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展，應(yīng)加快修訂完善新的《檔案法》，用法治來(lái)保障檔案事業(yè)更好發(fā)展。2019年3月29日的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上提及，2019年國(guó)家將出臺(tái)新的《檔案法》，新的《檔案法》增加了一個(gè)專(zhuān)章“信息化建設(shè)”，共增加了六條，這反映了黨和國(guó)家對(duì)電子檔案管理和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重視和支持。這些檔案相關(guān)法律法規(guī)的制定，為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)利用提供了法制保障。

2.信息社會(huì)發(fā)展為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)提供了技術(shù)支撐。當(dāng)前信息高速發(fā)展，電腦和筆記本的使用在工作中得到普及，互聯(lián)網(wǎng)和新媒體技術(shù)在檔案資源的收集、整合、保存、共享、傳播過(guò)程中發(fā)揮了重要作用。信息技術(shù)在檔案資源開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用，拓寬了檔案資源收集渠道，提高了檔案資源的管理效率，能使資源得到有效整合，節(jié)省了存儲(chǔ)空間，使檔案的利用突破了時(shí)空限制，有利于檔案資源收集開(kāi)發(fā)者與利用者之間的互動(dòng)交流，進(jìn)而提升用戶(hù)的滿(mǎn)意度。

3.公眾現(xiàn)實(shí)需求為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)提供了發(fā)展動(dòng)力。公眾現(xiàn)實(shí)需求為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)提供了不竭的發(fā)展動(dòng)力，具體體現(xiàn)在以下三方面：首先，隨著服務(wù)型政府理念的倡導(dǎo)和法制建設(shè)的推進(jìn)，公眾的信息意識(shí)和權(quán)利意識(shí)愈發(fā)增強(qiáng);其次，各級(jí)部門(mén)對(duì)公眾個(gè)人的調(diào)遷、升職、職稱(chēng)晉升過(guò)程中檔案資源信息核查的重視，以及公眾對(duì)自身檔案相關(guān)資源關(guān)注度大為提升，檔案利用率持續(xù)上升;再者，地方高校為地方培養(yǎng)了大量人才，每年大量的各類(lèi)檔案資源的收集和整理，相關(guān)聯(lián)人數(shù)眾多，做好地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)，才能滿(mǎn)足公眾的各種需求。安全保管檔案是檔案館的基本職能，也是檔案工作者的基本職責(zé)，保管好的檔案得到公眾的利用，是體現(xiàn)其價(jià)值方式之一。迅速、便捷、完整和系統(tǒng)地為公眾提供所需檔案資源，地方高校需要對(duì)檔案資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)。

4.檔案隊(duì)伍增強(qiáng)為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)提供了實(shí)施可行性。地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)依靠檔案工作者來(lái)實(shí)施，檔案隊(duì)伍直接影響到檔案資源的收集整理和開(kāi)發(fā)利用。新時(shí)代氛圍下，國(guó)家對(duì)檔案管理工作提出了更多和更高的要求，檔案管理相關(guān)部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作培訓(xùn)會(huì)，提高檔案工作者技能和素質(zhì)，以滿(mǎn)足當(dāng)前檔案資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。以湖南科技學(xué)院檔案館為例，參加的全國(guó)檔案管理培訓(xùn)有：2017年6月底在湘潭大學(xué)舉行的第四屆全國(guó)高校青年檔案學(xué)者學(xué)術(shù)論壇會(huì)議、2018年5月7日在南寧舉行的第七屆中國(guó)檔案職業(yè)發(fā)展論壇、2019年7月在貴陽(yáng)舉行的由《檔案學(xué)通訊》雜志社舉辦的全國(guó)高等院校人事檔案規(guī)范化管理與信息化建設(shè)暨《干部人事檔案工作條例》宣貫培訓(xùn)研討班;參加的省級(jí)培訓(xùn)有：2016年7月的湖南省檔案業(yè)務(wù)人員崗位培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)了《檔案人員職業(yè)道德》《檔案利用服務(wù)》《檔案信息化建設(shè)》等課程;檔案館還多次邀請(qǐng)省市檔案管理專(zhuān)家來(lái)學(xué)校對(duì)檔案館工作人員和其他相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行培訓(xùn)，力圖全面提高檔案收集、整理和利用的質(zhì)量和水平。

二、新時(shí)代地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)應(yīng)采取的對(duì)策

地方高校檔案管理部門(mén)要抓住新時(shí)代的機(jī)遇，切實(shí)做好檔案資源開(kāi)發(fā)利用，順應(yīng)時(shí)勢(shì)，克服自身不足，采取合適對(duì)策，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，也展示出檔案管理部門(mén)的重要價(jià)值。

1.創(chuàng)新檔案資源開(kāi)發(fā)理念。檔案資源開(kāi)發(fā)利用，涉及多環(huán)節(jié)和相關(guān)技術(shù)，轉(zhuǎn)變管理理念，是整個(gè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的先行條件[2]。地方高校檔案管理人員應(yīng)積極緊跟新時(shí)代要求，探索檔案資源管理創(chuàng)新理念。其一，建立檔案資源價(jià)值新理念，檔案資源被開(kāi)發(fā)利用才能體現(xiàn)其價(jià)值，歸檔和保管不是目的而是過(guò)程，管理人員要從“被動(dòng)服務(wù)”到“主動(dòng)服務(wù)”，努力實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，才能實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。其二，認(rèn)識(shí)和抓住新時(shí)代機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)、勇于創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)、新理念，學(xué)習(xí)信息時(shí)代的檔案管理新技術(shù)，提高工作效率[3]。其三，借腦、借力、借勢(shì)，加大檔案資源開(kāi)發(fā)重要性的宣傳，可以利用重大紀(jì)念日，如6月9日“國(guó)際檔案日”，擴(kuò)大檔案館的影響力，爭(zhēng)取學(xué)校和相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)工作的人力、物力、財(cái)力各方面的支持，提高檔案開(kāi)發(fā)人員的自信心和積極性。

2.夯實(shí)檔案資源開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)。擁有優(yōu)質(zhì)和豐富的檔案館藏，是檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。檔案資源的收集和整理是檔案工作的第一步，其工作成果直接影響后續(xù)工作成效[4]。具體可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，拓寬檔案資源收集內(nèi)容，注意人物檔案、特色檔案和電子檔案的收集。湖南科技學(xué)院檔案館應(yīng)該收集中國(guó)工程院院士、優(yōu)秀校友歐陽(yáng)曉平的檔案;應(yīng)該將女書(shū)文化和柳宗元文化等資源作為地方特色進(jìn)行收集，樹(shù)立珍品意識(shí);意識(shí)到電子檔案將成為將來(lái)檔案館館藏資源的重要形式，檔案館加強(qiáng)與各職能部門(mén)軟件管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，加強(qiáng)電子檔案的收集。第二，豐富檔案資源收集方式。一方面實(shí)行歸檔制度化。如，湖南科技學(xué)院檔案館文書(shū)檔案的收集，采取了常規(guī)接收歸檔工作和檔案征集工作相結(jié)合兩種方式。常規(guī)接收歸檔工作主要依據(jù)《檔案實(shí)體分類(lèi)方案》《文件材料歸檔范圍及保管期限表》制定了部門(mén)立卷制度，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行年度歸檔，確保接收、歸檔的檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。另一方面加強(qiáng)學(xué)校相關(guān)檔案的征集工作，對(duì)一些散落在個(gè)人（如教職工、校友、退休教職工等）手中但能反映學(xué)校發(fā)展歷史、具有保存價(jià)值的榮譽(yù)等檔案資源，指派專(zhuān)人，通過(guò)捐贈(zèng)、復(fù)制等方式，接收進(jìn)館。

3.改進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)方式。新時(shí)代對(duì)檔案資源開(kāi)發(fā)工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案資源開(kāi)發(fā)方式已不能滿(mǎn)足民眾的需求。所以，檔案部門(mén)管理者及檔案開(kāi)發(fā)人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極改進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)方式。第一，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在檔案目錄數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，重視電子檔案的收集與整理，實(shí)現(xiàn)電子資源在各部門(mén)間在線移交和接收。第二，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)充分應(yīng)用到檔案資源開(kāi)發(fā)工作中，開(kāi)設(shè)便民的網(wǎng)絡(luò)或微信等新型查詢(xún)方式，讓民眾更愿意采用;加強(qiáng)與民眾的交流互動(dòng)和利用信息反饋，吸引民眾參與檔案資源開(kāi)發(fā)工作，從而提高檔案資源開(kāi)發(fā)的效果;還可以拍攝檔案資源的微電影，利用微電影的主題鮮明、內(nèi)容完整和獲取方便等特點(diǎn)，將部分檔案資源放在手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)供民眾使用[5]。第三，加強(qiáng)與校內(nèi)圖書(shū)館、校友辦及兄弟院校檔案館之間的合作開(kāi)發(fā)，特色資源上優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，信息內(nèi)容上互通有無(wú)，設(shè)施和技術(shù)上合作共享，力圖拓寬檔案資源的使用價(jià)值。

4.提升檔案開(kāi)發(fā)人員素質(zhì)。地方高校檔案管理和開(kāi)發(fā)人員的素質(zhì)極大地影響著檔案管理工作的效率，也影響著檔案資源開(kāi)發(fā)的實(shí)際成效。因此，必須提升檔案開(kāi)發(fā)人員的綜合素質(zhì)[6]。對(duì)于檔案館當(dāng)前工作人員，可以采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的方式來(lái)提高他們的管理和開(kāi)發(fā)技能，增強(qiáng)他們的開(kāi)發(fā)和保密意識(shí)。“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”就是請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家來(lái)本單位進(jìn)行專(zhuān)業(yè)講座，“走出去”就是送他們出去培訓(xùn)、參觀和學(xué)習(xí)。其次，地方學(xué)校要重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)校內(nèi)崗位調(diào)整或校外招聘等形式，吸納熱愛(ài)檔案事業(yè)又熟悉計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的各方人才來(lái)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍。再者，學(xué)校要在職稱(chēng)晉升、職務(wù)升遷等政策方面給予檔案館一定的傾斜，提高檔案館工作人員在從事檔案管理和開(kāi)發(fā)利用工作中的積極性。

新時(shí)代的到來(lái)，為地方高校檔案資源開(kāi)發(fā)帶來(lái)了新機(jī)遇，高校檔案工作者應(yīng)抓住時(shí)代機(jī)遇，順應(yīng)形勢(shì)的變化，探索新時(shí)代檔案資源開(kāi)發(fā)利用的方法和策略，提升檔案資源服務(wù)水平，進(jìn)一步拓展檔案資源的價(jià)值，為地方高校和社會(huì)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。