高校檔案管理體制的變革與創新研究

王根健

摘要? 在各級各類檔案機構改革的新形勢、新背景下，以新時代國家檔案事業發展為切入點，研討高校檔案管理體制如何適應新要求，通過怎樣的變革和創新，才能有效融入國家綜合檔案管理體系。進而在充分發揮高校檔案和檔案工作功能的基礎上，更好地為高校健康發展提供堅強的檔案信息資源支撐和保障。

關鍵詞? 高校檔案 管理體制 變革 創新

檔案管理其實是一種知識資源的管理，又是信息數據資源的真實記錄和積累。檔案是一切社會活動賴以延續的基礎，也是社會可持續發展的重要支撐的載體。高校檔案體制建設，首先基于國家總體檔案管理體制，在此基礎上形成一系列適應高等教育和高校運行的檔案管理機制和模式。

檔案工作作為高校一項基礎性和保障性的工作，高校檔案管理體制機制必須要適應國家檔案機構改革形勢，提高政治站位，以黨的中心工作為重點，有效開發和利用檔案信息資源，為黨的建設、國家的發展充分發揮檔案和檔案事業的功能和作用。同時以政治建設為統領，以黨的建設引領和推動新時代檔案事業發展。

一、 國家檔案管理體制的發展概況

檔案工作體制通常是指國家機關、企事業單位在檔案機構設置、隸屬關系和管理權限劃分等方面規范的體系、制度、方法和形式的總稱。它是檔案制度建設的一部分，既相互不同，又密不可分。黨的十一屆三中全會勝利召開以來，全國檔案事業快速進入恢復、整頓和全面發展的新時期。到1984年，全國各級各類檔案館已達2924個，1999年進一步增加到3733個，各種專門檔案館和部門檔案館紛紛建立。1983年中辦、國辦聯合印發《機關檔案工作條例》，1987年9月5日，第六屆全國人民大會常務委員會順利通過了《中華人民共和國檔案法》（1996年7月5日修正），1990年10月24日，國務院批準國家檔案局發布《中華人民共和國檔案法實施辦法》（1999年5月5日重新發布），為各級機關、檔案館依法開展檔案工作提供了根本的法律保障[1]16-17。1996年10月，國家檔案局成立電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，2000年提出了全面推進檔案信息化建設的戰略部署，2013年進一步提出“存量數字化、增量電子化”的檔案信息化建設路徑，全國檔案信息化工作全面啟動[1]18。

習近平總書記在浙江工作期間就曾指出，檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案[1]19。全國政協委員、國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華在2019年全國兩會政協小組會上強調“檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作……”李明華認為，檔案縱貫千年、橫跨百業，在服務經濟社會發展的各個方面都大有可為。

《檔案工作通則》把檔案館界定為“黨和國家的科學文化事業機構”，并在1987年就以檔案法律形式固定了下來。由于當時工作需要，1993年國家檔案局和中央檔案館實行了“局館合一”，隨之自上而下均采取了這種管理模式，這樣無形之中使檔案館文化事業機構的定位發生了偏差，弱化了檔案功能和檔案價值的發揮[2]18?！熬逐^合一”使得大部分檔案館成了檔案局的內部機構，束縛了檔案館的積極性、主動性和創造性，檔案事業管理體制活力不足，組織協調作用發揮不夠，不能有效加強檔案事業與社會其他各項事業的融合[3]6。李明華表示，在機構改革的背景下，地方檔案部門原來運行20多年的“局館合一”體制被打破，在改革調整磨合期內必然面臨一些困難和問題，但正如李克強總理在政府工作報告中所言“困難不容低估，信心不可動搖，干勁不能松懈”，檔案部門要緊緊抓住重要戰略機遇期，變壓力為動力，認真履行好檔案工作各項職能。隨著新時代、新形勢，法制化、民主化進程的加快，實現政事分開，即通常所說的“局館分離”，使檔案館貯存和傳播人類文化信息中心的特征充分顯現。各負其責、各歸其位，讓檔案館（室）履行好本責主業，保管好檔案，提供好檔案利用。機構改革后，實現局館分設，標志著檔案館工作進入了一個新的歷史發展階段。

二、高校檔案管理體制的形成與完善

高校檔案事業是高校發展過程中的伴生物，它的功能主要體現在為高等教育的發展發揮作用，也是國家檔案事業的重要組成部分，隨著國家檔案事業的興起而發展，受益亦受制于國家總體檔案發展態勢。20世紀80年代開始蓬勃發展，各高校根據高校檔案管理辦法，建立和不斷完善各自的檔案管理體制機制。高校檔案事業源于20世紀初期，真正全面繁榮發展于國家教委1989年10月發布的《普通高等學校檔案管理辦法》之后，全國高校建立完善檔案機構，發展壯大檔案工作隊伍，檔案學理論得以進一步廣泛傳播。為了加強和規范高校檔案工作，2008年8月，教育部、國家檔案局又頒布實施了《高等學校檔案管理辦法》，國家教委辦公廳于1993年11月頒布實施了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，這正是國家全面實行“局館合一”的變革時期。

自20世紀80年代中后期高校檔案工作和檔案事業的快速發展期，到21世紀初教育改革的深改期，再到2018年國家機構改革后的“局館分離”期，就目前來看，當前國家檔案機構改革對高校檔案工作體制機制的影響還未明顯顯現，這是由于高校檔案工作自身特點所決定的。但是，隨著國家各項事業和檔案事業的改革完善，必將會給高校檔案工作和檔案事業帶來新的挑戰和發展契機。如何未雨綢繆，主動變革和創新高校檔案管理體制和機制，積極與國家綜合檔案工作有效銜接，既做好高校內設檔案機構的管理工作，又科學合理地融入國家綜合檔案管理體系，是高校檔案工作者重要的研究課題。

三、高校檔案管理體制變革與創新的思考

在黨中央的高度重視下，我國教育管理體制、辦學體制、投入體制改革以及相關制度建設等方面取得了一系列進展。規范高校檔案工作體制機制，目的是利用檔案管理制度建設來開展和推動檔案事業發展，實現檔案功能服務高?？茖W發展。隨著我國新時代檔案管理體制的改革，檔案資源共享程度的提高，政事實行分開，各級各類檔案館存貯和傳播人類文化信息中心的特征更加充分顯現。國內外專門研究高校檔案管理的理論不多，因為高校檔案事業雖有一個龐大的檔案工作實體，但又不完全納入國家綜合檔案管理系統管理，這是思考高校檔案管理體制機制變革和創新的主要原因。

1.融入新時代，為高等教育事業發展保駕護航。

（1）新時代對高校檔案工作有了新的要求。以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，以促進高校檔案事業發展為目的，依據國家檔案機構改革的初衷，通過變革和創新高校檔案管理體制機制，加大檔案宣傳力度，提高檔案工作行政執行力，改善檔案管理手段，促進高校檔案工作良性發展。檔案機構改革作為新時代深化改革的組成部分，實際上改變了以前的檔案管理模式，檔案部門將成為專一的檔案實體接收、保管、信息資源開發和利用基地。

順應歷史潮流，變革和創新高校檔案管理體制，讓檔案工作者從繁瑣的行政管理工作中解脫出來，更加專心于檔案業務工作。相對于與其他職能部門，檔案部門的行政執行力實際上相當虛弱，行政管理權限的變更，會是個事半功倍的選擇。如果高校檔案管理遵循國家檔案管理體制機制改革的做法，一是檔案行政管理權限回歸相關職能部門，有利于行政管理職能的有效落實;二是檔案管理部門成為純粹的檔案實體管理部門，讓檔案工作者回歸主責主業，將會大大提高檔案信息資源的產出和利用率。

（2）創新高校檔案管理體制機制，充分發揮高校檔案工作價值。檔案工作的創新，關鍵是檔案工作體制機制、利用服務和人員素質的創新[4]。高校檔案和檔案工作，行政管理和業務指導監督到位，高校檔案事業就會快速發展。在管理形式上可以嘗試分類分級管理機制，把那些保管期限較短、只對特定部門或二級學院（系）有較小參考價值的檔案材料放到相應的形成單位進行管理，建立檔案信息資料管理制度，明確高校檔案管理機構和檔案形成單位的職責，確保高校重要的檔案信息資源的合理保管和充分開發利用。檔案工作要在規范基礎上靈活管理，提高效能，方便利用[5]。

改變傳統的檔案管理部門既是檔案業務指導機構又是統一管理全校各類檔案的機構，汲取國家檔案機構改革的經驗，在管理體制機制上與國家檔案管理體制機制實現有效對接，在融入國家檔案管理序列上要有可行性的制度和措施，要有科學合理的制度來保證，既能兼顧高校檔案工作實際，又能推動高校檔案事業實質性融入國家檔案管理體系之中。二者形成合力，使得高校檔案工作既適應新形勢、新時代的發展要求，又能充分發揮和體現高校檔案和檔案工作的價值和工作的重要性，以檔育人，以檔惠民，展現檔案文化給高校和社會帶來的切身感受[6]32。

2.規范高校檔案工作，便于檔案資源開發和利用。

（1）健全完善高校檔案管理制度，提高工作效能。檔案工作不僅是一門應用型較強的工作，也是一門專業性較強的工作，兩者必須統籌規劃。因循守舊還是變革創新，高校檔案事業如何適應國家檔案工作建設新要求，充分加工和挖掘檔案信息資源，發揮其為校管檔、為校守史、為校服務的基本功能，需要思考的問題很多。諸如行政管理權限問題、專門檔案管理問題、人員配備標準問題、庫房建筑規范問題，有很多指標很難參考國家綜合檔案系統的標準和規范，必須制定和完善適合高校自身特點的各項標準體系。

體制機制改革首先要把檔案工作納入領導的議事日程，堅持自上而下的原則，提高全體人員的檔案意識。加強館庫建設，注重人才隊伍培養，優化檔案信息資源，加快檔案信息化建設，用好檔案數據，加強部門之間的溝通協調，提高工作效能。進一步落實職能部門的立卷、歸檔制度，逐級歸檔移交，檔案管理機構負責做好檔案工作的統一管理，檔案行政管理部門做好檔案工作的業務檢查和指導[7]。

（2）充分開發和保護檔案信息資源，提高檔案利用效率。國家檔案機構改革表面上看主要針對國家政府檔案系統，但是它必將會給高校檔案事業帶來一系列的影響和變化。只有進一步變革和創新高校檔案管理體制機制，才能有利于檔案信息資源的開發、加工和開放共享，利用互聯網、大數據和信息化建設等各種現代化平臺和技術。有利于厘清部門之間的檔案職責，完善檔案信息安全體系，自主開發檔案資源，適應檔案信息資源跨門類、跨部門實現共享和服務現代化的發展趨勢。作為新時代的高校檔案工作者，要學習習近平新時代中國特色社會主義思想，把先進的理論成果應用到檔案工作中去，勇于擔當、開拓創新，破解高校檔案工作的難題，提升自身的職業素養和檔案專業能力，善于處理工作中的各種矛盾，協調好各方面業務關系，面對挑戰、大膽創新，不斷增強檔案工作的管理能力和治理能力[6]33。

3.有效提高高校檔案意識，融入國家檔案事業體系。

（1）提高高校檔案社會意識，完善高校檔案管理辦法。2018年的檔案機構改革，有利的是，監管功能加強;不利的是，負責檔案行政管理權限的部門必須真正重視檔案工作并且了解檔案工作實際，那么出臺的政策和方法才具有可操作性，否則會出現檔案政策制度的針對性不強，最終導致貫徹落實不力的狀況。從中央到地方均將原本“局館合一”的檔案管理模式改革為“局館分離”管理模式，各級檔案局及其行政管理權限劃歸同級黨委辦公廳（室）。在這種管理模式下，如果能做好以下兩點，檔案事業的發展將會是個契機：一是各級黨委辦公廳（室）切實注重檔案工作建設，利用自身特有的機構優勢，積極向領導匯報和宣傳檔案工作，引起領導更加重視檔案和檔案工作，特別是加強檔案人才隊伍建設;二是有效解決各級檔案館建設過程的合理需求和權益訴求，熟悉檔案工作運行規律，給予有效的政策支持，加強檔案工作的督查。

（2）調動檔案人員的工作積極性，創新檔案管理體制機制?；趪覚n案機構改革模式，高校檔案管理體制能否汲取國家綜合檔案管理的先進理念，可以將檔案行政管理權限并入高校黨委辦公室或并入各門類檔案形成的職能部門，檔案機構專門從事檔案的實體管理，主要功能包括檔案的保管、信息資源開發與加工、利用等三大方面。一是對檔案信息資源有需求的職能部門會主動監管檔案材料的歸檔問題;二是檔案信息資源的開發與加工、評估與考核趨于一個開放的局面，各種檢查和考核所發現的問題能夠反饋到可以解決問題的部門，實際上沒有相關職能部門的參與與支持，許多檔案工作問題僅僅依靠檔案部門很難得以妥善解決。如果與現行國家改革后的檔案體制一致，既充分發揮了職能部門的行政執行力，又讓檔案部門回歸主業，管好、用好檔案資源。

但是這里有個需要反思的問題，高校檔案管理機構在國家檔案機構改革的大環境下，如何合理科學地建立健全檔案管理體制機制，需要上級行政主管部門和學校黨政部門及領導的重視和指引，否則高校檔案部門本來就是高校內部教學輔助部門的尷尬局面更加凸顯。因為高校檔案工作主要是保障高校自身的事業發展，與國家各級各類檔案館（室）的服務對象是有所不同的，作為高校檔案管理機構，如何既融入國家檔案管理系統，又能充分發揮其本身服務高校的本職，缺少了哪方面的關注和重視，高校檔案工作都將很難得以健康發展[2]19-20。