論電子檔案的有效管理

楊海燕

【摘? 要】辦公自動化條件下，辦公系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件就是電子檔案的前身。電子檔案的管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，在保證電子檔案安全管理提升利用服務(wù)質(zhì)量的原則下，強化電子檔案的管理體制機制，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升也顯得尤為重要。對此，作者對電子檔案的有效管理進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;管理;措施

檔案管理是單位管理工作的一部分，是單位工作的客觀歷史記錄，記載著單位各項工作的歷史發(fā)展軌跡，是單位歷史面貌的真實展現(xiàn)。這些真實記錄對單位各項工作的開展可以提供有效的經(jīng)驗借鑒和工作指導(dǎo)，是單位的重要財富。檔案管理人員應(yīng)加強對檔案的管理，制定規(guī)劃和有效措施，運用先進(jìn)手段，不斷加強檔案各項規(guī)范化建設(shè)管理工作。

一、檔案信息化管理的意義

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)手工管理，這個過程人為因素容易導(dǎo)致紙張撕裂損壞，并且紙質(zhì)檔案占用存儲空間大，保管場所面積要求難以實現(xiàn)。將檔案實施信息化管理，形成數(shù)字化復(fù)制件形式，存儲于專用的數(shù)據(jù)庫，實施專用系統(tǒng)加密匙權(quán)限管理，更有利于檔案的安全管理，免遭人為因素對實體檔案的損壞，節(jié)省了檔案實體存貯空間，減少了紙張耗材成本。實施信息化手段管理檔案管理更加便捷高效，減少了人員和工作量，提高了工作效率。

檔案電子化管理可以方便實現(xiàn)共享平臺建設(shè)，擴大利用受享面，實現(xiàn)快速管理利用。比如，單位本身或者有關(guān)上級業(yè)務(wù)部門需要利用一份檔案數(shù)據(jù)資料，如果不實施檔案電子化管理就需要人工查找目錄，然后到庫房翻閱檔案原件，再從原件中查找具體內(nèi)容所在的頁碼位置，工作費時耗力，談不上什么工作效率的問題。通過建立電子檔案信息平臺，可以輕松地在電腦前完成查找提供工作，輸入需要查詢的內(nèi)容，很快就會查到所需信息，極大地提高了工作效率，方便了利用者。

二、檔案電子管理存在的問題

雖然電子檔案管理具有很多的優(yōu)勢，但也不可避免的存在很多值得改進(jìn)提升的方面，主要表現(xiàn)為：

（一）電子檔案管理體制機制不健全。電子檔案管理需要制定系列符合電子檔案自身管理要求的制度，保障各項管理正常開展，但是目前存在制度不健全、制度體系不完善，存在管理漏項等問題。例如，電子檔案的具體管理責(zé)任人不明確，任務(wù)分工不清晰，工作開展中出現(xiàn)無人負(fù)責(zé)的情況，影響了正常管理工作。此外，電子檔案的分類缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)性，一定程度影響了電子檔案的規(guī)范管理，分類的交叉包含，讓電子檔案管理面臨較大的管理難度。

（二）電子檔案管理存在安全風(fēng)險。電子檔案的形成和管理，離不開計算機和系統(tǒng)軟件，因計算機或系統(tǒng)自身就存在一定的安全風(fēng)險，如，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的活躍，計算機可能會非法不正常運行，系統(tǒng)遭破壞導(dǎo)致癱瘓等，出現(xiàn)電子檔案無法利用和有關(guān)信息被篡改非法復(fù)制的問題。這些問題一旦發(fā)生就會導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，電子檔案的管理優(yōu)勢也將蕩然無存，影響單位甚至社會發(fā)展的安全。

（三）電子檔案人員素質(zhì)不高。目前，很多從檔人員年齡偏大，學(xué)歷層次普遍不高，導(dǎo)致學(xué)習(xí)能力降低，對新興事物排斥思想明顯，信息專業(yè)人員和檔案管理人員綜合性人才嚴(yán)重缺乏，影響了電子檔案管理和運用工作的開展。

三、電子檔案管理的措施

結(jié)合以上存在問題和實際工作，從三個方面提出具體的提升管理措施。

（一）加強電子檔案管理機制建設(shè)。電子化辦公管理形勢下，電子檔案管理要充分運用大數(shù)據(jù)核心技術(shù)平臺，按照單位管理特點，加強電子檔案的管理結(jié)構(gòu)體系設(shè)計。一是要明確主體責(zé)任。單位要進(jìn)一步制定落實檔案管理體制機制，采取得力措施，細(xì)化管理責(zé)任，具體工作量化制，做到工作有安排部署，有督導(dǎo)檢查，將電子檔案管理工作要求落到實處，使檔案管理工作有序進(jìn)行。二要加強財力保障，確保電子檔案管理工作的開展正常，保障有力，也為單位信息化開展提供輔助效應(yīng)。三要及時開展電子文檔數(shù)據(jù)挖掘。充分運用電子檔案的數(shù)據(jù)信息載體，結(jié)合大數(shù)據(jù)信息平臺的應(yīng)用，對電子檔案數(shù)據(jù)信息挖掘匯總，科學(xué)分析，形成成果匯編，進(jìn)一步提升電子檔案管理精準(zhǔn)性和有序性，保證電子檔案管理綜合質(zhì)量的提升。

（二）確保電子檔案管理安全。電子檔案安全管理事關(guān)單位整體利益，必須從思想上認(rèn)識到電子檔案安全管理的必要性。要嚴(yán)格落實電子檔案安全管理制度，按照制度要求規(guī)范操作流程，實現(xiàn)電子檔案全過程可控管理利用。要加強安全管理知識培訓(xùn)，避免出現(xiàn)違反規(guī)定或者不懂技術(shù)導(dǎo)致的安全情況發(fā)生，同時要加強對新技術(shù)能力的提升學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員熟練管理電子檔案的基本能力，保證電子檔案管理嚴(yán)格規(guī)范，打牢電子檔案管理的安全根基。

（三）加強專業(yè)隊伍建設(shè)。是否具備一定的信息化和電子應(yīng)用技術(shù)，是做好電子檔案管理的前提。要從提升檔案管理人員實際操作管理能力入手，加強檔案隊伍建設(shè)，積極引進(jìn)高層次檔案管理人員，定期對檔案管理人員開展業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)教育引導(dǎo)檔案人員工作學(xué)習(xí)積極性，打造一支懂技術(shù)會電子檔案管理的專業(yè)化檔案管理隊伍，為檔案信息化管理水平的不斷提升儲備人才資源，集聚技術(shù)優(yōu)勢。

四、結(jié)束語

信息時代，現(xiàn)代新技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展，為檔案管理帶來了好的機遇和條件，檔案管理工作要乘勢而上，充分借力信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)平臺，做到融合發(fā)展，共同提升;要積極應(yīng)對電子檔案管理過程中遇到的問題，確保電子檔案信息的安全，積極為社會發(fā)展注入現(xiàn)代檔案信息元素，實現(xiàn)檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：濰坊市奎文區(qū)招生考試研究院）