院綜合管理應用平臺優化設計研究

邱琳 時啟龍 彭小明

摘? 要：OA辦公自動化系統已成為各企事業單位提高整體運轉能力的有效工具。本文以我院已正式上線的院綜合管理應用平臺為研究對象，采用理論結合實踐的方法，詳細研究和論述了我院OA系統的優化升級項目。首先，本文剖析了我院OA系統運行的現狀，發現存在的主要問題，包括政務管理、門戶、固定資產庫、大版本升級、細節優化五個方面;然后，確定優化升級改造的流程，論述研究方法和原則;最后，針對總結的問題，制定優化升級方案，在測試環境中實施并測試，經確認后在正式環境中部署上線。經我院員工使用反饋，系統升級改造后，實用性、易用性、美觀度、精簡度都得到了一定程度的提升。

關鍵詞：辦公自動化? 企事業單位? 信息化? 工作流

中圖分類號：F284? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）12（c）-0158-05

Abstract： OA office automation system has become an effective tool for enterprises and institutions to improve their overall operational capabilities. This article takes the integrated management application platform of our institute that has been officially launched as the research object， and adopts the method of combining theory with practice to study and discuss the optimization and upgrading project of our institute's OA system in detail. First of all， this article analyzes the current situation of our hospital's OA system operation， and finds the main problems that exist， including government affairs management， portals， fixed asset libraries， major version upgrades， and detailed optimization. Then， the process of optimization and upgrading is determined， and the research is discussed. Methods and principles; Finally， in view of the summarized problems， an optimized upgrade plan is formulated， implemented and tested in a test environment， and deployed in a formal environment after confirmation. After using feedback from our staff， the practicability， ease of use， aesthetics， and simplicity have all been improved to a certain extent after the system was upgraded.

Key Words： Office automation; Enterprise; Informatization; Workflow

OA是企事業單位提升現代化管理能力的重要工具[1]，系統的使用及管理是衡量其管理水平的重要標志之一[2]。OA（Office Automation），辦公自動化的簡稱，是管理技術、計算機技術、網絡與軟件技術等多學科交叉滲透的結果[3]。辦公自動化起源于20世紀 60年代初的美國，其后擴展到其他歐美發達國家[4]。我國辦公自動化起步較晚，可分為3個發展階段[5]，我院OA系統屬于第三代，“知識型OA”[6]。我院綜合管理應用平臺采用平臺化的設計理念，以OA辦公自動化系統為基礎，無縫集成省局辦公自動化系統、知網數據庫系統、檔案管理系統3個應用系統，實現了“一個架構、統一標準、用戶統一、業務聯動”。

1? 現狀與存在問題

1.1 現狀

我院隸屬于江西省林業局，是省局最重要的技術支撐單位之一。主要從事森林資源調查監測、林業行業規劃、林業工程核查評價等工作。我院的公文流轉工作量大，包括上級來文與院內部收發文;每年負責多項全省型林業調查工作，所以我院員工出差多、周期長且野外作業多。

我院OA于2018年9月下旬完成了實施方案的設計與實現：辦公和管理相結合，將大量頻繁的政務管理和日常事務設置成流程，還可在智能終端上移動辦公，同時引入移動電子簽章等先進技術[7]，打破了時間、空間及部門的制約，實現了實時審批，規范、高效、優質、透明的管理與協同的目的[8]。

1.2 存在問題

系統試運行一個月后，運行穩定，后正式上線。系統正式運行后，我院對OA系統的推廣使用做了要求與規范，與此同時，對員工使用和運行過程進行了全面的調研，收集問題與建議，整理得出結論。總結系統存在的主要問題有：政務管理所有流程頁面不夠美觀規范、流轉不靈活且步驟繁瑣;門戶美觀度不夠、展示內容不夠精簡;固定資產庫未理順，未實現人、物、庫一一對應;大版本待升級等。針對存在的問題，結合我院的現實需求，于是啟動了OA系統的優化升級項目。