論辦公室主任如何做好管理工作

辛鵬

摘要：辦公室是執行行政指令的一個特別重要的部門，辦公室開展的工作和企業管理以及領導活動有著密不可分的關系，在整體工作當中起著非常重要的作用。其中辦公室主任又是辦公室工作當中的核心，承擔的角色非常重要關鍵，既是領導的謀士，又是日常工作的“主管”。辦公室主任管理水平的高低，對辦公室作用的發揮產生直接影響，與全局性工作的正常展開高度關聯。

關鍵詞：辦公室主任;管理工作;職責;特點;措施

一、辦公室主任的職責

辦公室在企業經營發展中飾演著非常重要的角色，并且隨著企業對科學高效管理變得越來越看重，辦公室在企業運營當中所起的作用就越發凸顯。當今市場競爭愈演愈烈，實施有效可行的辦公室行政管理體系，能很大程度上讓企業高層抓住難得的機會，全心謀劃發展戰略。一方面，辦公室作為一個管理部門，參與到管理體系之中的所有工作，比如咨詢、反饋、決策以及執行等。另一方面，辦公室是秘書機構的典型代表，具備特殊的工作職能，就是參謀服務以及信息的上傳下達作用，因此，辦公室的基本工作本質是具有策劃和執行的雙重性。所以辦公室主任應該積極參與到政務之中、處理事務以及做好服務，來實現辦公室政務、事務和服務一體化的責任。同時，主任也要秉持辦公室工作無小事的原則，盡職盡責做好每項工作，在保持工作效率的前提下也要確保工作質量。

二、辦公室管理的特點

從辦公室功能解析，其作為一個管理部門，有以下特征：一是統籌全局。辦公室是企業經營的核心機構，關系到許多部門以及企業運行的很多方面。所以，管理辦公室就得具備整體觀，從大方向著手，做好企業各方面的協調工作，確保運轉高效。二是溝通合作。辦公室是聯系上下級和內、外部溝通的橋梁和紐帶。要暢通信息渠道，妥善應對處置。三是協助和服務。辦公室要充分體現職能定位，及時有效的協助領導做出精準研判，為領導做出高效決策提供準確的根據。

三、做好辦公室主任管理工作的具體措施

（一）明確職能，分清職責，搞好服務

辦公室主任一定要有堅定的時間觀念和嚴謹務實、雷厲風行的作風，在特定的時間中能做好要做的事情。要清晰的知道應做什么，不應做什么，也要明確做事的先后順序。辦公室主任的角色是決定的執行人，不是決定人。要多做執行人的工作，而不是使用權利的工作。補充的工作要盡量去做，指示別人的工作盡量不做。要懂得分工協作以及授權，一經工作權利的確認，主任就要少經手，多多支持下屬的工作。工作當中一定會有做得好的時候，也一定會有不足的時候，不必和同事爭功，在出現錯誤的時候，也一定要負起責任。

（二）加強制度建設，強化內部管理

提升辦公室的工作效率以及服務質量，一定要重視制度設立，加強內部管理，積極推動辦公自動化，做到工作規范化。一是行為規范。建立健全各項制度，對每位職員的行為都做出明確的規定，具有準確的參照。二是工作規范。對每項工作都嚴格規定程序，按程序辦事。三是機制規范。在辦公室里設立選人、用人制度。在選人時，要嚴格把控，把真正政治素質高、喜愛辦公室工作的年輕人選入到辦公室當中;在用人時，使用競爭體制，將那些工作實力強、用心做事的職員選拔上來。并且，也要能及時的幫助職員解決遇到的困難和問題，用待遇留人，用情感留住人。

（三）加強辦公室文稿起草工作

文稿起草作為辦公室工作的一項非常重要的工作，包含日常行政公文和各種工作報告、領導會議、工作總結等方面的材料起草工作。文稿起草是一個系統的工作，文秘職員要具有一定水平的思想認識以及寫作能力。辦公室主任不僅要有寫作水平，更要重視文稿起草工作。起草當中，方向要正確，嚴格按照黨的政策、高層的意見起草;文字要簡潔明了，不贅述，讓人一看就懂;要精準表達文字，做到準確表述，不要引起不必要的誤會;起草格式要規范，邏輯清晰，層次明了，符合要求;語氣得當，用語準確;文種使用正確，尤其要區分請示、報告這兩種文體，避免使用錯誤。

（四）做好決策服務中的協調工作

決策其實是一個發現問題、解決問題的過程。要想實現決策科學化和民主化，只是靠高層是不夠的，一定要讓各個部門和職員參與，集大家的思想于一體。這時候辦公室主任的作用就是聯接上級和下級。在決策未定下之前，充分掌握多方意見，做好信息收集工作，與相關專家、部門討論方案，在擬定方案時，要關注各方的利益，掌控全局。要重視全方位的利益，但也不能忽略個體的利益。要多方位思考，重視個體和全局利益的結合，明確長遠目標與近期目標之間的聯系。實施決策中，負責任的執行高層的指示要求，在研判信息準確性的基礎上，隨時向高層反映情況，在高層的要求下認真做好協調工作，完成相應的目標任務。

四、結論

辦公室主任主要的工作職能是服務，為高層的科學以及正確的決策執行服務。辦公室主任的地位和職能是經過為領導和職員的服務來確定以及發揮作用的。辦公室主任這個職位的工作特征使這個工作具有了兼容性和復雜性。因此，成為優秀的辦公室主任是件非常不容易的事情。所以，要當好一名辦公室主任，不僅要有極大的熱情，更要有寬廣的胸襟以及無私的精神，要跟上時代的節奏，盡力運用科學發展的理念管理辦公室，營造濃厚的學習氛圍和融洽向上的工作環境，時時、處處以提升辦公室的工作水準和服務質量為己任，為企業的發展做出自己的貢獻。

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