企業檔案數字化建設的實踐研究

魏薇

摘要：企業財務、人事、科技等各類檔案是記錄企業發展歷史、還原經營過程的重要載體，因此必須做好檔案管理工作。但傳統的紙質、實物等形式的檔案存在安全風險大、查詢速度慢等諸多問題，運用數字化手段對檔案進行保存和轉換可以有效解決上述問題，本文專題闡述了企業檔案數字化建設的主要目標、內容和重點解決的問題，為企業檔案數字化建設提供了實踐案例。

關鍵詞：企業檔案;數字化建設

一、傳統企業檔案管理模式存在的主要問題

創立時間早、發展歷史長的企業不可避免要形成大量的科技、財務、文書等資料，經整理歸檔后一般會保存在本企業檔案庫房，以供企業內部各部門、各單位查詢使用，為企業的生產運營決策提供支持，而傳統的檔案管理工作主要以手工方式完成，工作量大且效率低下。隨著檔案利用頻率的增加，檔案管理及電子文件標準化管理要求的提高，手工管理檔案的方式已經不能滿足企業發展的實際需要了，產生了不少亟須解決的問題，主要體現在以下幾個方面：

1.實體檔案數量規模逐年增加，庫房存放壓力持續增大，面臨著新建或改造庫房的問題。

2.檔案電子化管理是技術發展趨勢，而老企業普遍沒有建立規范的電子化管理體系，使實現企業檔案電子化管理的目標受到阻礙。

3.企業發展歷史越長，檔案年限越久遠，檔案數量規模巨大。傳統檔案管理以手工為主，無論立卷或調檔都手工來完成，造成手工查詢起來非常困難，工作量大效率低下，耗費的人力物力等成本居高不下，更無法提供優質的服務。

4.傳統檔案管理模式的庫存檔案以紙介質為主，且大都不能復制，一旦損失無法彌補，安全性低，給檔案永久真實性保存帶來困難;同時，紙質版嚴重影響檔案調閱利用效率。

綜上所述，為保證檔案管理工作與企業發展相適應、相協調，急需建立一套全新的電子檔案管理體系及系統，以實現檔案傳輸網絡化、檔案管理自動化、檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，為企業生產運營管理、重大事項決策提供優質的服務。

二、檔案信息化管理系統的建設目標

根據國家和地方主管部門對檔案管理工作的要求，依照西北某煤炭企業信息化建設的整體規劃，通過對檔案信息化管理系統的建設，實現全公司檔案全程電子化管理的總體目標。

1.完善電子檔案管理體系和標準。結合國家及檔案管理部門制定的專業標準，從公司管理和應用角度出發，建立起一套完善的電子檔案管理體系和標準，來規范目前電子檔案在接收、保存、利用等環節的標準化管理。

2.完成檔案信息資源庫的建設。將企業多個檔案庫房的圖紙及1990年以后的文書檔案完全信息化，建立完整的檔案信息資源庫。

3.實現檔案業務的信息化管理。實現電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統計、借閱、鑒定、銷毀等業務的全程信息化管理，建立起規范化、流程化的電子檔案管理流程。

4.實現檔案網絡化查詢利用。實現電子目錄和電子檔案的網絡化查詢、利用，實現檔案信息共享利用，提高檔案的利用效率，實現檔案異地查詢使用。

5.實現文書、科技、合同等檔案的一體化管理。通過與其它業務系統的無縫鏈接，接收OA等業務系統所產生的文件、圖紙及資料，避免重復性輸入工作，實現文書、科技、合同等檔案的一體化管理。

三、檔案信息化管理系統建設內容

依據上級有關部門“統一管理、統一平臺、統一標準、資源共享”的建設原則，企業檔案信息化管理系統采用“一套標準、兩個平臺，兩個中心”的建設方案，一套標準為電子檔案管理標準，兩個平臺為檔案管理平臺和信息采集平臺，兩個中心為檔案查詢檢索中心和檔案資源中心。

1.建立標準的電子檔案管理體系及標準。建立涵蓋公司各業務部門的電子檔案管理體系，完成電子檔案管理制度、歸檔流程、歸檔范圍、歸檔標準的制訂。

2.搭建檔案信息化管理平臺。全公司采用統一的檔案管理平臺，設計規范的系統架構及模板，制定規范的數據收集、管理標準，實現電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統計、借閱、鑒定、銷毀等業務的全程電子化管理。

3.建立檔案信息收集平臺。建設開放的檔案收集平臺，能夠與OA系統無縫鏈接，實現文檔一體化管理，實時接收即時歸檔，保證公司信息化大平臺的數據完整性，避免信息孤島出現。

4.建立檔案查詢檢索中心。建立面向全公司的檔案查詢檢索中心，提供分類檢索、組合檢索、全文檢索等多種檢索方式，實現電子目錄和電子文件的檢索，完全實現文件及圖紙的網上查閱、打印、下載等利用。

通過先授權后利用或先申請再授權的權限策略，來保證檔案在利用過程中的安全，采用文件加密、水印、防擴散等技術手段，使電子文件在瀏覽、打印、下載過程中既能滿足安全保密要求，又能實現最大限度的網絡化利用。

5.建立檔案資源中心。采用國際、國內行業內推薦的文件存儲格式，對庫存檔案進行數字化加工處理，將圖紙、文件以電子格式存入檔案信息庫，保證檔案的真實性、有效性、憑證性，為將來公司實現知識管理提供可靠的信息資源。

四、檔案信息化管理系統建設成效

為提高企業檔案管理水平，實現檔案管理的規范化、標準化，逐步實現文檔的一體化管理、快速查閱檢索，使檔案數字化管理與智能化礦山、礦區信息化建設同步發展，在對現有檔案進行實地調查研究的基礎上，實施檔案數字化建設的甲方企業與專業的信息技術公司洽談簽訂檔案數字化建設項目合同。由專業化信息技術公司為甲方企業提供電子檔案管理系統、硬件設備、檔案數字化錄入及相應的技術服務。并在專業化服務支持下，完成檔案錄入工作、信息系統建設，進入系統試運行階段。

系統建設主要完成了基礎設施、基礎資源、應用系統、規章制度等重點任務。

1.基礎設施=網絡建設+服務器系統+存儲系統+微機+數字化設備。

2.基礎資源=現行歸檔文件+館藏檔案+文件+資料等，數字信息表現形式可以有圖形圖像文件、字處理文件+視頻數據文件等。

3.應用系統=系統平臺軟件+檔案信息管理應用軟件+其它應用系統接口+其他產品和技術的集成。

4.規章制度=標準化+科學管理模式。

在檔案數字化系統建成試運行階段，結合國家及上級主管部門制定的行業和技術標準，從公司管理和應用角度出發，一是建立了一套完善的電子檔案管理體系和標準，規范電子檔案在接收、保存、利用等環節的標準化管理，實現全流程的標準化操作。二是實現了電子檔案移交、審查、接收、整理、歸檔、統計、借閱、鑒定、銷毀等業務的全程信息化管理，建立了運行規范化、流程化的電子檔案管理流程。三是實現了電子目錄和電子檔案的網絡化查詢、利用，實現檔案信息共享利用，提高了檔案的利用效率，實現了檔案異地查詢利用。四是通過與其它業務系統的無縫鏈接，接收OA等業務系統所產生的文件、圖紙及資料，避免重復性輸入工作，實現了文書、科技、合同檔案的一體化管理。

檔案數字化建設項目的實施，使西北某大型煤炭企業1990年至2019年的文書檔案、科技檔案全部實現了文檔一體化管理，實現了光盤存儲，查閱檢索快捷，也使該企業的檔案數字化管理與智能化礦山、礦區信息化建設同步發展，有效提高了整個企業的檔案管理水平和信息化建設水平，提高了檔案管理工作水平和工作質量，為企業平穩運行提供了基礎保障。

參考文獻：

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