省檔案館2019年檔案利用數據分析

■ 楊 萍

利用者在云南省檔案館查閱利用大廳利用檔案(1)

檔案利用是檔案工作的根本目的，2019年來省檔案館查閱利用工作在嚴格遵循《云南省檔案館館藏檔案資料利用規定》的同時，不斷改進工作作風，強化服務意識，簡化查檔利用手續，充分利用檔案數字化成果，著力開展查檔咨詢和個性化指導，在確保檔案實體安全和信息安全的基礎上，提高檔案利用工作的工作效率，不斷擴大了檔案的作用，在服務中心工作、編史修志、惠及民生、活躍文化、傳承歷史、學術研究等取得進展。

一、2019年檔案利用基本情況

2019年省檔案館的檔案查閱利用達到了一個歷史上的峰值，全年共接待查閱利用者1319家單位、5605 人次，提供查閱檔案598250 件次，利用者摘抄檔案27672 份24706 頁，復印901份7923 頁，通過數字化利用復制1652 份13069 頁，翻拍拷貝檔案655 份14851 頁。

2015—2019年檔案查閱統計比較表

2015—2019年檔案查閱統計比較圖

從上面的表格和圖表可以看出，近五年來，每一年檔案利用人次都在上升，前三年都是勻速增長，而從2018年底開始，檔案利用人次明顯大幅度提高，提供利用的檔案數量從2018年開始都比前一年明顯增加，2018年利用檔案從2017直的一萬多件次一下提高到474712 卷（件）次，2019年達598250 卷（件）次。

利用者在云南省檔案館查閱利用大廳利用檔案(2)

二、檔案利用數據具體分析

檔案利用按照用途主要分為五大類：編史修志、工作查考、學術研究、經濟建設、民生需求。

1、編史修志

2015—2019年編史修志利用統計比較表

隨著我國經濟發展，人民生活顯著提高，有些鄉鎮村甚至家庭，開始了編寫村志、家史，走進檔案館查閱檔案。但是編史修志工作具有一定的時間性，一般五年或十年會啟動新一輪的編史修志工作，而此項工作能否順利開展，能否取得完滿的成果，離不開查閱檔案。檔案為編史修志提供真實、準確的信息，如果脫離了檔案，編史修志就失去了其作為歷史的啟迪借鑒參考作用。

從上表可以看出，2019年以編史修志為目的的檔案利用單位從前幾年的幾十家一下陡增到144 家，人次1106 次，這是因為云南省新一輪的《云南省志》編史修志工作要在2019年底完成，各機關單位在這一年時間集中完成此項工作。隨著此項工作的完成，在以后的工作中編史修志的利用又將有所下降。

2、工作查考

2015—2019年工作查考利用統計比較表

工作查考是檔案利用的主體，為省委、省政府各機關、企事業單位各部門提供真實、準確的信息資料，為工作查考、紀檢查案、機構改革等提供原始記錄作為依據。

從上表可以看出，工作查考五年來都基本維持在一個平穩的水平，利用單位、人次、卷次每一年都在一個平穩的范圍內。2018年、2019年的利用有一定幅度提升，是因為隨著我館數字化工作的加快，通過主題詞等方式可以快速檢索到所需文件，提高了查全率和查準率。

3、學術研究

2015—2019年學術研究利用統計比較表

隨著社會檔案意識的增強，越來越多的公眾走進檔案館，檔案作為一次文獻，其原始性為學術研究提供真實可靠的信息，成為學術研究的支撐點。云南和平解放，民國政府的檔案資料完整的接收保存下來，云南省檔案館的館藏民國檔案資料為研究云南歷史提供了極有價值的第一手資料。越來越多的學術研究者、高校學生走進檔案館，為他們的著作和學術研究活動、畢業論文搜尋一手資料，豐富其研究內容。特別是高校歷史系的學生，在完成他們的論文時，云南省檔案館保存的大量檔案資料為他們提供豐富的素材，提高了畢業論文質量。

4、經濟建設

2015—2019年經濟建設利用統計比較表

省檔案館保管的主要是省級機關的文書檔案，經濟類檔案數量相對較少，這是經濟建設的查檔數量較少的直接原因。

5、民生查考

2015—2019年民生查考利用統計比較表

近年來，隨著國家政策的變化，更多的檔案資料被用于解決民生問題，主要體現在利用檔案核實工齡、辦理社保、辦理退休、房產過戶、財產繼承、解決待遇、補充完善人事檔案、咨詢政策等提供有效證明。民生方面的需求與國家的政策緊密相關聯的，在辦理社保退休，在核算退休金時要對個人檔案中的工齡仔細計算，在辦理過程中許多的人事檔案中發現個人相關檔案如招工、調動等信息的缺失，很多人來到檔案館查閱其相關的個人信息，使其人事檔案完善。2017年中組部下發加強干部檔案規范管理的通知，要求各單位對人事檔案進行規范整理，各單位在整理人事檔案的過程中發現許多人事檔案的缺失，連續不斷的有單位來查找相關的人事信息。2018年機構調整，退役軍人局成立，對退役軍人進行登記，許多退役軍人到檔案館查詢自己的入伍、轉業等證明。2018年11月底開始，曾經在云南生產建設兵團的知青們蜂擁到省檔案館來查找其當初到兵團的花名冊。隨著以后政策的變化，民眾查閱的需求將有所變化。

三、檔案利用工作的分析及建議

通過對檔案利用統計數據的分析，我們得出以下結論：一是全社會的檔案意識越來越強，越來越多的人走進檔案館，檔案的利用人次每年都在增長；二是檔案在學術研究、民生應用上發揮著越來越大的作用；三是隨著這一輪編史修志工作的結束，來檔案館查閱進行編史的高峰將告一段落，2020年以后將以零星的單位和個人為主，到下輪新的編史修志工作開始，又將迎來大批查閱者；四是工作查考一直都還會是檔案利用的主體，但是以后隨著各省級機關單位開展數字化工作、無紙化辦公，本單位保存一套電子文檔等措施的推進，到檔案館查閱的將會有所減少。

在下一階段的利用工作中，我們提出如下建議：

在應對學術研究方面要加快開放鑒定步伐。分析近五年的數據，學術研究利用需求在不斷增長，這要求我們要相應做好檔案的鑒定開放工作，要在確保檔案信息安全的基礎上，將館藏檔案分類進行開放利用，做好檔案鑒定開放工作，爭取應開盡開，以滿足學術研究的利用需求。此外，隨著我館檔案數字化以及開放鑒定工作的加快，可將數字檔案館遠程查閱設定為目標，這將為學術研究提供極大的便利，利用者可以通過互聯網在云南檔案信息網上查閱自己所需的目錄或檔案。

在應對民生需求方面要以便民為主。要加強檔案前期的基礎工作，簡化查檔手續，實現精準查檔。不斷改進工作作風，強化服務意識，簡化利用手續，著力開展查檔咨詢和個性化指導，充分利用檔案數字化成果，在確保檔案實體安全和信息安全的基礎上，不斷推出新的查檔方式，如電話查檔、微信查檔、郵件查檔等，跨館出證，以適應社會的信息化進程，為民眾查檔提供更加快捷、方便的服務。