精簡優化業務表單降低企業填報工作量

尹星鈞

摘 要：表單是共享與企業之間數據交互的紐帶，根據不同的數據維護類型，企業需要選擇對應的表單，為降低企業選擇填報表單的難度，人力資源共享利用Python編寫“服務表單選擇助手”小程序，選擇服務目錄后自動帶出具體表單;同時，與企業溝通確定企業維護標準手冊內容，刪減表單填報信息項，甚至取消部分表單，實現用企業現有的文件、數據庫、花名冊等材料代替填寫表單。

關鍵詞：表單;業務流程;服務表單選擇助手;維護標準手冊

1 選題背景

人力資源共享上線以來，表單成為共享與企業之間數據交互的紐帶。表單分為廣義和狹義兩種。廣義的表單指企業所提供的所有電子資料，狹義的表單指企業填報共享制作的專項信息表，本次立項所指的表單為狹義表單。

共享中心根據絕大多數企業的需求，將業務分為35個服務項目，其中的24個項目企業需要提供表單的，11個項目企業僅需要提供文件、數據庫、花名冊等電子文檔。24個表單又分為12項人員基本信息維護、11項認識時間信息維護、1項機構信息維護。

表單填報的質量直接影響數據維護的準確率和及時率。但在實際工作中，由于企業業務人員更換頻繁、表單填寫復雜等原因，表單填寫質量并不樂觀，而服務表單填報繁瑣、項點多一直也是企業反映最多的問題。

2 存在的主要問題和對HR系統應用的不利因素

2.1 表單填寫不規范

一是表單的必填項漏填。表單中已將必填項進行標注，但企業依然經常漏項。有時是因為工作疏忽，如起薪時間忘記填寫，但有時是企業業務人員不愿填寫，比如僅填寫姓名而不愿意核查人員編號。二是表單填寫前后矛盾。比如人員組為M的系統外人員，填寫的工資核算范圍與正式職工相同;經營管理人員崗位變動后人員子組為“12中層領導人員”，而職位層級序列填寫為“20基層單位正職”。

2.2 企業維護標準不統一

同一直屬企業相同的信息項，有不同的維護標準，在崗位配置和崗位目錄對應等方面尤其突出。一是HR系統中各企業“職務崗位名稱”不規范，不利于崗位標準設置。由于HR系統對崗位創建沒有限制，各單位按照自己的理解隨意設置崗位名稱，如同是二級單位綜治管理崗，崗位名稱有科員、主辦、干事、綜合治理等。二是集團公司（職務）崗位目錄沒有對應標準，不利于統一對應關系。因為沒有明確的維護標準，且HR系統也未配置校驗規則，各企業按照自己的維護習慣對應，不同的人對應標準不一樣，相同的崗位對應編碼也會千差萬別。三是與崗位相關的其他信息項維護標準不統一，不利于對數據進行統計分析。同一單位的同一個崗位，可能有多個崗位名稱、專業類別名稱、工種類別名稱、崗位工時制，薪酬標桿、自定義分類等，企業業務人員不明確維護規則和各個信息項之間的對應關系。

2.3 企業端提交的業務流程與服務表單不一致

實際操作中，企業經常將離崗錯選成離職服務目錄，待退休人員按照退休的服務目錄進行選擇。共享中心所有業務操作均根據企業提交的業務流程穿入到HR系統，企業一旦提交業務流程錯誤，共享中心無法在HR系統中選中正確的操作流程，從而無法在HR系統中完成事件的操作。

共享工作人員為了準確了解企業維護要求，會花費額外時間用于指導企業如何選擇、填寫服務表單，多次溝通、確認導信息維護標準，致維護效率較低。同時，個性化數據較多，影響了HR系統數據的規范性，也不利于共享公司對系統數據進行標準化、規范化批量處理。

3 解決方法

3.1選擇服務目錄，導出業務表單

利用Python編寫“服務表單選擇助手”小程序，協助企業進行表單選擇。

該程序分為信息維護和員工關系兩個下拉菜單，為了提高企業業務人員表單選擇效率，下拉菜單中的信息項按照2018年全年各類服務表單出現頻次進行排序，提報頻次越高的表單，項目排序越靠上。

業務人員選擇所需表單類型，點擊執行后所下載的附件按接單日期和表單類型分別存放，如2019年11月1日選擇崗位變動的表單，執行后生成“2019.11.01-員工崗位變動”文件夾，表單自動保存至該文件夾中，便于企業填寫完成后進行提報。

為了降低服務目錄選擇錯誤的概率，該程序下拉菜單的信息項，盡量保持與企業運營平臺的服務目錄名稱一致，對企業業務人員起到提示作用，從而提高數據維護效率。

3.2梳理維護標準手冊，精簡業務表單

針對企業提出的提報表單數量多、填寫量大的問題，人事信息業務部高度重視，從企業希望簡化業務表單填寫信息的迫切需求的現狀出發，組織業務骨干，梳理企業維護標準手冊，優化精簡業務表單，減少企業選擇表單的難度，同時降低企業填寫表單的數量及表單內的信息項，從而降低企業溝通及運營成本。

共享業務人員通過學習企業有關政策，熟悉企業維護標準，梳理企業崗位目錄，逐項分析表單信息項點，制定企業信息維護標準手冊。該手冊由組織機構、標準崗位目錄、人員信息和特殊信息項四張表單構成，與企業共同制定各部分業務標準規范并在企業分步推廣實施。實施以前，企業向共享提報的服務申請有35項，其中23項需要填寫相關表單，實施以后，所有的服務申請企業均可以將現有的文件、數據庫、花名冊等材料提交給共享中心，共享中心就能夠完成相關的業務操作。

4 效果及價值

企業信息維護標準手冊已在天然氣分公司、石油勘探研究院機關試運行，企業工作人員表示該手冊的實施，大大減少了表單填報的工作量，對共享能夠及時有效的解決問題給予了很大的肯定。

該項工作會繼續逐步推廣，由過去共享要求企業確立維護標準，到企業主動要求制定維護標準，減少共享服務推廣過程中的阻力，提高企業對共享服務在企業減負方面的認可度。但中石化系統企業多，業務鏈長，分為煉化、銷售、工程等多個板塊，企業維護標準手冊梳理工作量大、程序復雜，按照“先試點運行，再逐步推進”的原則，逐步完成表單精簡工作。

在追求信息維護標準化的同時，還積極加強與企業的溝通交流，實行專人聯系制度和定期聯系制度，有針對性的開展服務優化、流程簡化等工作，滿足企業更多個性化需求，提升服務水平。

參考文獻：

[1] （美）埃里克·馬瑟斯著.python編程從入門到實踐.袁國忠譯. 人民郵電出版社.2016.07.

[2] 董燁.中國石化人力資源管理信息系統用戶手冊勞動組織及日常人事管理分冊.中國石化出版社.