基層民政檔案管理存在的問題及對策

劉艷梅

摘 要：基層民政服務部門在社會發展中對人們的生活有重要的保障作用，能夠維持人們生活的穩定與和諧，是我國政府體系中的重要部門之一，承擔著保障民生的重要責任。革新基層民政檔案管理的工作模式是提升民政部門工作水平的重要方式之一。目前，基層民政檔案管理工作仍然存在著很多問題，使檔案管理工作無法發揮真正的作用。基層民政部門結合人們的需求以及實際工作情況，切實加強基層民政檔案管理工作，保障人民生活的權益。

關鍵詞：基層民政;檔案管理;問題對策

隨著民政工作領域的不斷拓展，民政業務工作呈現出多樣化趨勢，工作中形成的檔案數量日益增多。基層民政檔案管理越來越與人們最關心的、最現實的切身利益息息相關。本文從基層民政檔案管理工作的重要意義、存在問題及做好這項工作的對策進行了詳細分析，闡述了做好基層民政檔案管理工作對開展民政工作、積累民政資料、服務民政事業的重要性。

1 做好基層民政檔案管理工作的重要意義

基層民政檔案真實反映了民政局收養登記、婚姻登記、社會救助、傷殘撫恤等面貌，是民政工作不可缺少的環節，也是國家信息資源的重要組成部分。做好基層民政檔案管理工作，對于黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權建設進程中的重大決策具有重要的意義。新世紀檔案涵蓋了民政職能部門在從事社會活動中產生的有價值的信息資料，因此，這就要求基層民政檔案工作者必須進一步解放思想、轉變觀念、積極參與主動地為民政事業服務，為全面建成小康社會服務。

2 基層民政檔案管理存在的問題

2.1基層民政檔案管理部門工作人員綜合素質不強

目前，很多基層民政檔案的管理人員沒有接受過專業培訓，工作技能水平較低，在面對大量的文件資料時，無法高效地分析出檔案中的有效資料和無效資料，檔案中的隱性資源無法得到有效轉化。部分工作人員素質低下，缺乏工作素養，工作態度和工作意識都不端正，對檔案管理工作的重視度較低，導致檔案管理工作的水平下降。

2.2檔案的管理問題。

在基層檔案管理工作開展中，相關的歸類管理具有較高的難度。由于民政檔案的類型較多，并且涉及的范圍較廣，管理中需要對社會福利、重大自然災害的事故處理、地名管理、居民婚姻登記、行政區劃、城鄉基層政權建設、社會救濟、社團登記等檔案資料進行全面、科學的歸類管理。縱觀現階段基層民政工作中，相關檔案的歸類管理存在較多的不合理、不清晰、不完整以及不科學的現象。另外，相關專題建設工作的開展，也沒有得到相應的支持和落實。

2.3檔案管理意識不強

檔案工作對民政各項工作的開展具有十分重要的作用。一些基層民政部門的領導對檔案工作重視程度不夠，重“藏”輕“用”;檔案人員對檔案信息資源開發力度不夠，造成民政檔案利用率不高，服務性不強。

2.4檔案基礎設施差

從目前狀況看，基層民政部門很少有專用的檔案室，一般都是與機關的辦公室混為一體，保管條件差。鄉鎮級民政辦更是具備綜合性功能，一個房間，既是辦公室，又是檔案室，還是倉庫，基礎硬件設施極其落后，設備簡陋，一些歷史久遠的部分檔案資料已經丟失，而無法彌補。

2.5檔案資料使用效率不高

基層民政部門所收集的檔案資料較多，種類也較為繁雜。在基層民政工作中，需要負責各方面的事務，如對轉業或者退伍軍人的安置、對特殊人群進行優質待遇或者進行婚姻登記工作等，在這些工作中都需要使用檔案。但是由于資料過多，在查找過程中無法及時提取有效資料，降低了工作效率，出現檔案資料使用效率不高的現象。

3 解決基層民政檔案管理工作的對策

3.1加強培訓，精通業務，為檔案事業發展打造優秀的隊伍

從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地開展檔案教育培訓。一是要學習專業知識。采用“請進來，走出去”的方法，讓檔案專業人員接受全面系統學習檔案專業知識，提升素質。二是要培養敬業精神。檔案工作者在工作中要

積極思考問題，勇于提出意見和建議，不斷進行探索和創新。三是要提高創新意識。檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。隨著現代電子檔案的產生和廣泛應用，需要檔案人員掌握必備的計算機應用基礎知識、數字化技術知識等，為檔案事業發展打造一支能征善戰的高素質隊伍。

3.2對檔案管理機制進行強化和調整

一套科學的檔案管理機制，是提高基層民政檔案管理成效的關鍵和依據保障。結合現階段民政檔案管理工作中容易出現的管理問題，檔案管理部門的負責人要制定科學的管理制度和策略，對于一些以往制度中存在的不足和難以執行的內容要進行調整和優化，結合檔案管理工作的具體需求，對管理制度進行更新和發展。通過對檔案管理制度的不斷完善，落實不同崗位的工作責任，可以更好地實現對檔案管理工作的規范化控制，讓檔案資料的安全得到更好地保障。

3.3提高各部門領導的檔案意識

基層民政部門的領導要充分認識檔案工作對促進民政發展的重要作用，切實增強做好民政檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。進一步加強和改進民政檔案工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化民政檔案管理體系。

3.4加大投入，夯實基礎，為檔案事業發展建設一流的環境

各級民政部門要積極爭取資金，并把檔案工作經費列入財政預算，建設高標準檔案室（庫），購置必備的檔案裝具，搞好通風、防潮、防火等配套的保護措施，有條件的單位還可以配備空調、紅外線防盜設施等，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全。

3.5建立網上檔案資料管理系統

在現代化技術的影響之下，信息技術正在深刻地改變著人們的生活?；鶎用裾块T也應該加強信息化建設，建立網上管理系統。以信息技術為依托建設的線上資料管理系統，可以讓人們在網上隨時隨地填寫資料，避免出現資料收集不全、搜集速度慢的現象出現。檔案資料會轉化為數據存在云端，不像紙質檔案容易受潮，能夠更長久地保存下去，不必擔心在檔案轉移過程中出現資料丟失的現象。線上系統的建立不僅提高了基層民政檔案管理工作的效率，同時也降低了工作人員的壓力，對檔案管理工作有重要的推動作用。

3.6實現民政檔案管理的現代化

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向?；鶎用裾块T應當積極采取措施，把應用計算機管理檔案納入本單位的辦公自動化進程。民政檔案工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，學會利用計算機技術管理檔案，以逐步實現民政檔案管理的現代化。

結語

基層民政檔案管理的具體工作內容是對日常工作中有重要意義的文件資料進行收集，在收集之后對資料進行仔細分析和整理，最后歸納到檔案系統中，為今后民政工作的開展提供資料依據?；鶎用裾n案管理的工作部門應該對檔案進行嚴密保管，充分發揮作用，提升基層民政部門服務效率?；鶎用裾n案管理工作關乎人們的切身利益，對人的未來發展有重要意義。

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