淺談醫院人事檔案信息化建設的重要性

張鳳娟

【摘要】醫院的檔案建設一直以來都是比較重要的環節，在檔案信息化建設中，人事檔案的建設占據了不小的份額，在人事檔案的管理過程中，涉及醫院的整個管理體系。本文從人事檔案目前的情況出發，講述了人事檔案信息化建設在醫院當中的重要性，并提出如何規范地在醫院中建立人事檔案。最后對人事檔案在醫院中進行信息化建設作了總結，起到了積極的引導作用。

【關鍵詞】人事檔案;醫院;信息化

醫院每一位工作人員的入職、調動、離開，都會記錄在案，形成檔案中占據重要地位的人事檔案。醫院在積極推行管理制度的時候，應該積極把人事檔案的管理納入管理制度當中，這樣就會從上到下，對員工起到有效的管理作用。醫院是醫學人才大量聚集的地方，各醫院都爭先恐后吸引真正技術高超的醫學人才，提高醫院的整體聲譽和水平。對于檔案管理當中的人事檔案管理，我們可以發現，將人事檔案進行信息化管理，可以在某些方面，對醫院中的人才進行更好管理和提升，這樣不僅是對檔案管理的規范化，也是對醫院人才劃分的規范化。想要對醫院的人事檔案進行信息化建設，我們就要對醫院中所有的檔案進行分類歸納，再針對人事檔案進行更加細致化的管理，這樣就可以改變紙質檔案的傳統整理方法，采用先進的網絡系統，將數據上傳至網絡，利用計算機強大的計算功能，對檔案的數據進行準確計算與分析，這才是較為先進的檔案信息化建設。

一、醫院中人事檔案建設目前所存在的問題

自從進行信息化建設以來，由于時間的不充裕，醫院對于檔案的建設沒有出臺細則化的制度，這就造成了人事檔案在信息化建設方面也缺乏一定的標準。對于檔案調取或者建立的標準，我們應該根據管理系統的發展做出適當的調整，這樣才能促進人事檔案管理水平不斷提升，當出現新一批人事檔案時，我們就可以做出得心應手的變化，來適應時代發展的需求。我們不是要完全拋棄傳統的人事檔案管理方面的制度，傳統事物的存在一定有它的道理，所以我們從傳統的管理人事檔案的制度中提取對如今的形勢有利的一方面，結合我們當前信息化的社會，就可以在人事檔案的管理與信息化建設方面達到事半功倍的效果。

醫院中所有的檔案管理，對于人事檔案的管理不夠格外重視，雖然文檔的保管歸納工作聽起來操作性比較簡單，但是當遇到對醫院具有一定影響力的這類檔案時，我們需要進行專門的歸納與管理，人事檔案在人員調動和收納人才這方面本來就需要專業化和標準化，這樣在醫院的人事管理方面才能做到對檔案的及時應用和調取。

我們都知道，人事檔案相比于其他資料，變動較大，隨時需要更新，但是對于檔案的管理，很多醫院沒有采用專業專職的管理人員，導致人事檔案的信息不能及時收集更新。這就在以后的人事分配和調取上造成了不必要的麻煩，我們在分配和調取方面掌握的信息也就不很全面。

目前存在的很多專業是專門進行檔案的歸納與整理的，這說明，不論在哪里，檔案都需要專業人員來進行規范化的操作，但是我們醫院的檔案管理在專業和技能方面都沒有足夠的能力去進行檔案的管理。醫院工作人員對人事檔案的非專業管理極容易造成檔案的混亂，這樣就會給以后的使用帶來極大的不便。

醫院進行重大的事項活動時，都會記錄檔案，歸納在冊，而我們醫院的人事檔案，是對醫院工作人員的整理歸納，也是對醫院人才的有效記錄。在人事檔案的利用方面，由于檔案資料的不全面，且出現了資料混亂的局面，導致醫院的人事檔案利用率不高，有效信息也不能及時提取，甚至無法尋找，進而影響了醫院的整體發展。

二、人事檔案的信息化建設對醫院的影響

對于醫院中人事檔案的信息化建設，我們在進行規范化建設以后，可以讓我們的工作人員從思想方面對檔案的規范化管理重視起來，這樣就會讓人事檔案的信息更加完善，避免工作人員對提交人事信息不重視。我們要知道，人事檔案的信息化建設離不開人為對電子設備的操控，如果引起工作人員的重視程度，在進行檔案的整理時，人為的操控就顯得更專業，我們對人事檔案的管理就會更加專業化。醫院在我們的社會中起到的是救死扶傷的作用，所以醫院基礎設備的完善和醫院的發展有著密不可分的關系，如果醫院能在人事檔案的歸納與管理當中采取先進的信息化設備，就說明我們醫院的基礎設備達到了標準，在對醫院的發展方面起到了標桿作用。

傳統的紙質人事檔案管理，是過去檔案管理工作人員的巨大勞動，需要不斷更換紙質檔案當中的信息，完全的手工操作，讓工作量大幅度增加，對于工作的效率，自然無法顯著提高。自從科技發展以后，人事檔案的信息化建設可以說達到了解放雙手的目的，隨著鼠標的點擊，我們對檔案的管理就可以信手拈來。在工作效率方面，人事檔案的信息化處理自然是提高工作效率的有效手段，信息在電子設備中可以做到有效更新。對于人事檔案的快速更新和有效管理之后，人事管理工作人員可以把工作重心放在人才的引進和利用上，讓醫院的人事檔案更加優化。

人事檔案的信息化建設可以完全把紙質檔案當中的信息以數據的形式在電子設備當中存在，只要我們對電子設備進行有效保護，就可以做到對人事檔案的永久保存，區別于傳統的紙質檔案，電子檔案確實不易損壞，而且容易調取和保存。在人事檔案的調取方面，我們也可以看出，傳統的紙質檔案需要我們去手動查找，而電子檔案的調取，只需要輸入我們搜索的關鍵詞，就可以在幾秒鐘之內迅速找到。這種工作效率在以前是無法想象的。

在以前，我們的紙質人事檔案，保存的地方，需要一塊不小的面積，在信息方面，就算占地面積很大，也不一定能做到信息的完善，但是將人事檔案信息化建設之后，對于人事檔案的保存，我們只需要一臺簡單的電子設備，就可以將數以億計的檔案進行保存，且不占任何多余的庫房和檔案室，檔案室從以前的一排排書架，變成了幾臺電腦，就可以做到隨時查閱和保存。

三、如何進行醫院的人事檔案建設

人事檔案的管理，原本需要一定的人事管理制度，這樣才能對人事檔案的管理系統進行更加規范化的使用，在系統的運行過程中，也需要規范化的制度讓人事檔案的管理系統順利運行。我們對人事管理系統要進行隨時更新和及時保養，讓系統不斷優化，更好地起到對人事檔案的管理作用。

對人事檔案進行管理和保存的工作人員，我們要從專業化角度進行選擇，利用好網絡技術方面的人才，對人事檔案的信息化建設起到很好的推進作用。如果無法在短時間內尋找到網絡方面的檔案管理工作人員，可以對原有的工作人員進行培訓，避免人事檔案在信息化建設過程中出現由于工作人員操作不當而發生的損壞。在對工作人員的培訓過程中，我們應該穿插網絡安全知識的灌輸，讓人事檔案管理系統在工作人員的操作之下更加安全穩定，對于信息的儲存也會更加方便快捷。

人事檔案管理系統在安全方面也應該引起足夠的重視。人事檔案面向醫院全體工作人員，所以極為重要，我們應該為人事管理系統建立一套單獨的安全系統，以此來確保信息的絕對安全性。

四、結束語

醫院人事檔案的信息化建設在檔案信息化建設中屬于一個重要的部分，人事檔案的信息化建設影響著醫院的人事管理，在人員的分配調動或者人才的引進方面都起到了規范化和細節化的作用，我們加強對人事檔案的管理和建設，能對醫院人事工作產生更好的作用，在進行人事檔案信息化建設的過程中，我們要不斷積極地改進醫院的各項規章制度，從而讓醫院的管理模式更加先進且符合時代的發展。人才的應用是醫院的重要環節，所以人事檔案的建設，也應該以專業化的角度去進行信息化建設，進而給醫院發展帶來一個美好的未來。

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