淺談醫療保險檔案管理問題及解決措施

王毅

【摘要】隨著醫療保險的種類越來越多、覆蓋面越來越大，醫療保險檔案管理的難度也不斷增大，檔案管理部門必須引起足夠的重視，及時發現醫療保險檔案管理存在的問題，并探索有力的解決措施，大幅度提高檔案管理質量，更好地服務于社會醫療保險事業的發展。

【關鍵詞】醫療保險;醫療保險檔案;檔案管理

最近幾年，全國各地的醫療保險管理服務機構紛紛結合地方特色開展檔案管理工作，在醫療保險檔案的規范化與科學化管理方面取得一定成績，并得到社會的肯定。但是隨著醫療保險檔案管理工作的持續深入，一些問題逐漸暴露出來，嚴重影響工作效果，急需解決。

一、醫療保險檔案管理的主要問題

（一）檔案管理制度不完善。在醫療保險檔案管理中，有的檔案管理部門并未建立完善的規章制度，或者建立了制度卻沒有很好地執行，導致檔案人員職責不明，檔案的保存與借閱等手續不完備，經常發生檔案文件材料被損壞或丟失的現象。與此同時，檔案管理部門對醫療保險檔案管理工作的內容劃分不明、標準和范圍不統一，很多時候依賴檔案人員的理解與經驗實施分類管理，使得一些本該納入管理范疇的醫療保險檔案沒能被及時接收、歸檔，造成巨大損失。

（二）檔案管理信息化滯后。醫療保險檔案的傳統管理方式以手工為主，有賴于檔案人員手動采集、整理、匯編、使用，逐步完成管理環節的各項工作。但是人的時間和精力是有限的，醫療保險檔案管理工作量大、內容繁雜，導致其效率低下，人為整理在很多時候還會出現難以避免的錯誤，不利于后期檔案資源的開發與使用。值得慶幸的是，很多醫療保險檔案管理部門緊跟網絡信息時代的發展步伐，在檔案管理工作中使用信息技術，改變傳統管理方式，只是國內的信息化建設起步較晚，醫療保險檔案管理信息化建設力度還不夠大，表現出滯后性，加上檔案信息的透明化、科學化水平較低，容易出現篡改數據、違規操作等問題，降低醫療保險檔案管理質量。

（三）檔案資源利用率較低。在現階段，醫療保險檔案管理部門針對機構領導決策的制定并未提供可靠的依據，只是單一為參保者提供一些查閱、復印等服務，沒能真正整合醫療保險檔案資源，更沒能建立行之有效的檔案資料開發利用辦法。尤其是沒有挖掘醫療保險檔案信息的潛在價值，導致檔案的文獻庫效應發揮不到位，檔案變成館藏資源，缺少綜合性與時效性等特點，最終導致檔案利用率偏低。

二、醫療保險檔案管理問題的解決措施

（一）完善制度，做好檔案接收歸檔工作。為做好檔案工作，醫療保險檔案管理部門首先要做的就是完善檔案管理制度，進一步規范工作程序，讓工作目標與工作內容更清晰。具體而言，檔案管理部門應按照本地醫療保障局有關推進社會保險業務檔案管理工作的文件和社會保險業務檔案管理規定的要求，明確本機構醫療保險檔案的分類管理方案以及歸檔范圍、保管期限，收集整理檔案的辦法及規則全部以上級要求為準，對于醫療保險檔案管理的各個流程制定完善的保管制度、統計制度、移交制度等，將其公示出來，確保醫療保險檔案管理有章可循且有據可查。特別是針對醫療保險檔案做好接收及歸檔工作，這是控制檔案管理質量、提高檔案管理實效的重要手段。第一，檔案管理部門要爭取機構負責人及領導對本部門工作的高度重視，明確檔案接收工作要求，并得到必要的指導，制定檔案接收管理及辦事流程，在收集檔案、整理檔案、歸納分類管理和編號入庫等環節嚴格執行規章制度。第二，在收集醫療保險檔案的過程中必須做到統一和集中，根據規章制度嚴格進行編號、排列、分類，分別保管類別不同、年代不同、屬性不同的醫療保險檔案，并做好記錄，以便在需要利用時及時調整。第三，編寫高質量的醫療保險檔案目錄，完善目錄索引體系，在其中錄入檔案資料的基本信息，方便借閱、使用。第四，對于現有的紙質醫療保險檔案應做到裝訂整齊、不壓字、不漏頁、牢固，保管環節也應防火防潮、防蟲防蛀、適時通風，避免損壞檔案。

（二）加大力度，推進檔案管理的信息化。除了做好基本的檔案管理工作，加大醫療保險檔案管理信息化建設力度是檔案管理部門全面提升工作質量的關鍵所在，應從多方面改進，推進檔案管理事業的信息化發展。一方面，建立醫療保險檔案數據庫，從檔案數據信息的采集、錄入和存儲等方面狠下功夫，持續優化醫療保險檔案數據庫中的信息，從而發揮數據庫的重要平臺作用，為相關部門及人員查詢檔案數據、處理檔案數據等提供便利。這就需要醫療保險管理服務機構的各個職能部門在歸檔保管檔案時應確保工作質量，詳細記錄醫療保險檔案存檔的類型、時間、簡介等，同時確保照片和影音等檔案有詳細的記錄與存檔。在存檔環節還要使用正確的方式歸類，處理好單項資料，保證全面錄入并保存參保者的數據信息;另一方面，加大醫療保險檔案管理的網絡化建設力度，為穩定高效地傳輸檔案數據信息提供便利。并且機構應增加對網絡設施建設的投入，支持檔案管理部門引進新設備、新軟件、新技術，更好地輔助其開展醫療保險檔案信息化管理工作。在該過程中要強化安全建設，大力保護電子文件;落實網絡安全管理工作，針對網絡進行定期維護和殺毒處理;做好醫療保險電子文檔的安全保密工作，根據國家規定規范操作，有效保障檔案信息的安全性。

（三）開發資源，提高檔案信息的利用效率。醫療保險檔案管理重在收集和整理、貴在開發和利用，醫療保險管理服務機構應以民生需求為中心加強對檔案資源的整合、開發，方便高效利用檔案信息。檔案管理部門要編制檔案信息的電子化檢索工具的索引，包括案卷目錄和卷內目錄等;發揮信息技術的作用，利用計算機和網絡便捷檢索檔案信息，提高檔案資源利用率;針對各類醫療保險檔案建立統計臺賬，包括借閱登記簿、移交登記簿、庫房檢查記錄、數據統計臺賬等等，確保臺賬規范、清晰，發揮檔案信息的最大價值。當然，醫療保險事業是社會福利事業，生成的檔案信息是政府部門的寶貴資產，不但和政府工作業績掛鉤，更記載著社會發展進程和民眾享受的社會福利待遇，對醫療保險檔案的潛在價值加以開發、利用既有助于為政府擴大醫療保險政策及方案的實施提供強有力的數據支持、參考依據，又能為負責人或領導制定決策提供理論支持。并且醫療保險檔案管理信息化建設進程在不斷加快，越來越多的人能夠在綜合網絡平臺上瀏覽最新醫療保險政策，檔案管理部門應按照規定公開檔案信息，并利用平臺的對話服務功能及時向政府反饋信息，借此匯總、整理民眾的心聲，再將其反饋給醫療保險管理服務機構的負責人、領導，便于他們結合民眾需求適當調整工作，更好地發揮醫療保險檔案的價值，優化醫療保險服務。

三、結束語

醫療保險檔案管理是支持社會醫療保險制度有序運行的重要基礎性工作之一，檔案管理部門只有做到醫療保險檔案管理制度完善和落實、信息化建設力度越來越大、檔案信息資源開發利用率越來越高，才能進一步提升檔案管理的專業化與科學化水平，從而持續提升醫療保險管理服務機構的管理質量，在保障人民權益、維系社會穩定方面發揮更大的價值，促進醫療保險事業實現可持續發展。

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