如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作

趙春梅

辦公室作為企業管理的重要組成之一，對于企業正常運行有著極為重要的作用。這就要求企業管理層能夠合理開展工作，從而有效溝通企業上下級，有利于員工工作積極性的調動。隨著經濟的快速發展，企業辦公室也應當做出適當的調整，從而有效開展行政管理工作，促進企業的持續發展，同時，辦公室作為企業中協調各部門工作的機構，對于企業發展計劃的制訂有著極為重要的作用，這就要求辦公室工作效率能夠有效提高。

辦公室作為企業管理的重要組成部分，對于企業的持續發展有著極為重要的作用，這就要求企業能夠根據時代形勢制訂不同的管理策略，從而確保辦公室工作效率。企業管理者應當清醒認識到辦公室作為企業計劃制訂傳達和不猛協調的中樞，能夠確保企業發展計劃的可持續進行。另外，隨著社會經濟的快速發展，要求企業應當建立較為完備的管理策略，從而使得企業各部門能夠正常工作運行，切實實現企業的精細化管理，下面將針對新形勢下辦公室行政管理工作的有效開展進行討論。

一、企業辦公室行政管理職能

（一）協調內外關系的職能

辦公室作為企業行政管理的銜接部門，對于各部門的工作有著一定的協調職能。通過辦公室使得企業高層制訂的發展計劃能夠準確傳達給部門，從而確保企業發展方案能夠切實有效的執行，有利于促進企業的持續發展。另外，辦公室作為下層員工聯系企業管理的階級的方式，對于企業管理者了解企業發展狀況有著極為重要的作用，通過辦公室對于企業發展的反饋使得企業管理者能夠制定合理地發展規劃，從而確保企業的健康發展。除此之外，辦公室還負責對公司內部消息的匯總和分類，從而為決策者提供一定的便利，有利于提高企業的工作效率，同時，辦公室還能夠及時處理企業內部問題，從而確保企業能夠正常運行，為員工的高效工作效率提供保障。

（二）輔助領導決策職能

除了能夠有效協調內外關系，辦公室還能輔助領導制定合理地企業發展計劃。企業辦公室作為企業信息的中準站，對于企業的發展狀況有著一個極為清楚地了解，這就導致辦公室對于企業發展計劃有著極為深刻的認識。所以，在企業管理者制定發展決策時，辦公室可以提供合理地建議，從而確保方案的可行性。除此之外，辦公室在日常工作中應當注意對于基層員工的了解，從而能夠根據實際情況開展工作，同時，辦公室還負擔著解決基層員工心理問題的責任，這就要求辦公室對于企業基層有著一個較為密切關注，從而有效確保企業的工作效率。領導作為企業決策者往往有著巨大的壓力，這時就要求企業辦公室能夠幫助領導合理分擔壓力，從而確保領導有著充足的精力規劃企業發展計劃，從而確保企業的正常運行。

（三）體現企業文化職能

企業辦公室還是企業文化的具體體現，通過企業辦公室的有效工作，使得整個企業形成較強的凝聚力，從而確保企業的持續發展。另外，辦公室作為企業與外界交流的窗口，是企業文化的集中體現，這就需要辦公室制定合理地管理體系，從而有效促進企業文化的建立。除此之外，在企業發展中，辦公室應當注意對于企業基層與管理層的溝通，確保企業管理方案能夠發揮實質性的作用，同時，通過有效的溝通交流，使得員工對于企業有著較高的認同感，從而為企業樹立良好的口碑，有效促進企業的進一步發展。

二、企業辦公室行政管理存在的問題

（一）機構繁冗，人浮于事

由于缺乏一定的經驗，導致我國的企業辦公室不能對企業管理起到實質性的作用。這就導致部分企業辦公室會出現機構繁冗的狀況，導致辦公室職能不能很好地實現。除此之外，部分企業辦公室甚至會出現職能疊加的情況，導致企業生產效率較低，不能創造實際效益。由于企業管理部門相比于其他部門而言具有一定的特殊性，不能有效參與到實際生產工作中，這就導致部分辦公室不能很好地發揮溝通作用，導致企業管理者對于企業實際狀況缺乏一定的了解，不利于企業工作計劃的合理制定。另一方面，由于企業辦公室人員工資相對固定，這就導致部分員工缺乏工作激情，對于工作往往敷衍了事，不能很好地實現辦公室的職能，不利于企業工作效率的有效提高。

（二）辦公室人員缺乏專業素養

部分企業中，辦公室工作人員缺乏專業知識也是當前企業辦公室行政管理中存在的問題。由于專業知識的缺乏，導致辦公室工作人員不能很好地開展工作，不利于企業的持續發展。辦公室員工作為企業工作中的核心，對企業決策的制訂有著極為重要的作用，而專業知識的缺乏就意味著辦公室員工不能很好地收集匯總信息，這就導致決策者不能準確的做出決斷，不利于企業的持續發展。甚至部分員工由于專業知識的缺乏，導致其在工作業務上存在較大的問題，不能有效開展工作，間接影響到公司的發展。

三、辦公室行政管理工作的提高策略

（一）增強服務意識，注重協調管理

為了有效提高企業辦公室工作效率，這就要求辦公室能夠改進當前工作策略，從而確保辦公室職能能夠實現。由于辦公室處理的事務相較于其他企業部門來說較為復雜，這就要求辦公室職員有著較強的協調意識，能夠配合各部門工作的展開。同時，能夠積極參與到各部門工作中，確保各部門之間能夠協調工作，從而為企業樹立較強的凝聚力。除了專業工作能力，辦公室工作人員還應當注意自身素養，辦公室作為企業與外界聯系的窗口，是企業文化的直接體現，象征著企業的面貌，這就要求辦公室人員必須有著極高的自我素養，從而能夠合理應對各種場面，有效促進企業的持續發展。企業還應當注意對于辦公室工作人員工作積極性的調動，從而確保辦公室工作人員能夠參與到企業工作中，從而對企業發展起到實質性的作用。通過對辦公室工作人員素養和專業能力的有效提高，切實改善當前企業辦公室行政管理工作的狀況，為企業發展打下扎實基礎。

（二）工作創新是核心，建設高效隊伍

除了對于員工個人能力的增強，企業還應當注意工作創新。隨著時代的發展，社會對于企業管理有著更高的要求，要求企業管理制度更加完善，能夠做到精細化管理。這就要求企業辦公室能夠與時俱進，制訂合理地工作方案，從而有效調動公司各部門工作，使得各部門能夠協調工作，有效提高企業工作效率。由于企業管理制度的不斷變更，這就需要辦公室人員能夠盡快調整行政管理的工作方案，從而有效實現企業的革新。除此之外，企業還應當注意對于員工個人潛力的發掘，從而使得員工能夠更好的參與到企業工作中，有效提高企業工作效率，通過對員工潛力的發掘，間接推動企業辦公室管理的改革，避免人浮于事的狀況出現，使得辦公室管理制度對于企業發展能夠起到實質性的作用。

（三）完善激勵機制

除了工作制度的創新，企業還應當注意激勵機制的完善。通過激勵機制的推行，使得員工對于企業有著更高的認同感，使得員工能夠積極參與到公司工作中，有效提高企業的工作效率。企業應當對于員工的個人訴求有著一個較為基礎的了解，從而有效調動員工的工作積極性，通過人性化管理，使得員工個人才能得以彰顯，確保人盡其才，有利于員工個人潛力的發掘。除了激勵機制的完善，企業還要建立完善的監督機制，從而確保激勵制度能夠落實到位，這就要求企業能夠針對各部門的工作情況制定不同的監督方案，確保獎懲得當，從而有效調動員工的工作積極性，有效促進企業發展。

四、結語

辦公室行政管理工作效率的提高對于企業發展有著極為重要的意義，辦公室作為企業各部門聯結的樞紐，能夠確保企業政策落實到位，從而有效提高企業工作效率。這就需要企業辦公室在行政管理工作中能夠積極學習國外企業的先進管理經驗，從而確保企業精細化管理的實現，切實有效提高企業工作效率，為企業發展打下扎實基礎。（作者單位：神華準格爾能源有限公司大準鐵路機務段）