現代企業檔案人才隊伍構建研究

陳燕寧

【摘要】人才，無論是對企業管理工作或是檔案工作來說都是至關重要的因素，信息技術的發展給檔案工作帶來機遇的同時也對其提出了新的要求。企業應從發展的決定性因素“人才”方面著手，應對現代信息技術所帶來的技術革新和管理變革，構建更加合理的檔案人才隊伍，推動企業長久發展。

【關鍵詞】現代企業;檔案管理;人才

一、構建合理的檔案人才隊伍是現代企業檔案事業發展的關鍵

（一）信息技術的發展以及在檔案管理方面的應用加劇了企業對于復合性檔案人才需求的迫切性。無論企業如何發展，檔案工作作為一項企業的基礎管理工作，越來越成為企業持續發展的基本動力。信息技術在企業管理上的廣泛應用，給傳統的檔案工作模式帶來挑戰的同時，也帶來了新的發展契機。相對于其他類型的管理工作，檔案工作更偏重實務操作，而這種具體的檔案實務操作無法完全被機器所替代。隨著企業的發展和業務的多元化，檔案專業人才隊伍的構建對于企業的長遠發展越來越重要。現代技術的廣泛應用，不但沒有減弱企業對檔案人才的需求，在某程度上，對高層次檔案人才的需求更加強烈。現代科學技術特別是信息技術給檔案管理工作帶來了巨大的變革，這種變革體現在檔案管理的對象、手段、流程等多個維度。一方面，信息技術在企業管理上的廣泛應用，使的現代企業的經營規模較之傳統企業成幾何級遞增，企業的發展對檔案管理人才的需求量也隨之增長;另一方面，隨著信息技術在檔案管理上的廣泛應用，企業對于檔案和信息化的復合型人才的需求越來越迫切，如何通過信息化的手段解決企業應用信息系統數據歸檔等問題都需要檔案工作者在實際工作中不斷地摸索、研究和解決。

（二）信息技術在檔案管理方面的應用進一步要求檔案人才隊伍綜合素質的提升。隨著企業的發展，構建現代企業檔案人才隊伍迫在眉睫;現代企業的競爭說到底就是人才的競爭地，誰掌握了人才資源，誰就立于不敗之地。要把企業的檔案管理工作做好，建立一支既懂技術又懂管理的檔案人才專業隊伍勢在必行。現代企業的檔案工作不是簡單的機械式整理工作，更不是可有可無的擺設。建立在現代信息技術之上的現代企業檔案工作是與企業發展緊密相關的系統工程，體現在如下幾個方面：一是檔案工作不僅僅是檔案管理部門的事，它關系到企業運營的各個部門，所以，企業的檔案人才隊伍應是一個專、兼職的人才網絡。二是現代企業必須設置一個專門負責檔案管理的職能部門，而這個職能部門是由檔案專門人才所構成。三是檔案人才必須是技能型人才。在管理的手段上大量使用計算機和檔案管理軟件，極大地提升了檔案管理的效率，同時也對檔案管理人才在信息技術能力方面提出了新的要求。四是檔案人才也必須是管理型人才。新興的電子文件異軍突起，與傳統的紙質檔案并存，成為檔案管理的重要內容。在實踐層面，如何應對“雙軌制”向“單軌制”的轉變是現代企業檔案工作急需解決的問題。五是檔案人才同時也必須是理論型人才。理論指導實踐。現代企業的檔案工作者應具備一定理論素養來指導實踐工作，如檔案工作者應從理論的高度研究如何把“文件連續體”理論與企業發展實際相結合，以進一步加強對信息流的管控，確保歸檔電子文件“四性”的合規。

二、現代企業檔案人才的現狀

（一）沒有人才梯度。企業的基礎管理是多方位的，不同的崗位，需要不同專業層次的技術人員。而現代企業在追求高速發展的同時，一般只注重對于高端人才的引進，往往忽略了不同崗位對于不同層次人才的需求。這就造成了一種高端人才留不住，適合崗位的人才進不來的局面。

（二）年齡結構不合理，后備力量不足。國有大中型企業已經開始重視對于檔案管理專業人才的引進，但是大多數中小企業在檔案管理人才的設置上仍然存在著不能專人專用的局面。很多企業的管理者出于對檔案工作的不了解，對檔案工作不重視，導致在檔案管理崗位的人員安排上趨于保守，其崗位上的員工一般是一線轉崗人員，存在著年齡偏大，缺少檔案管理經驗和技術等問題。

（三）檔案工作人員的設置與企業的發展規模不對稱。現代企業的發展規模在各個方面都遠遠超過傳統意義上的企業，但是企業在檔案管理這樣的基礎管理方面的投入往往跟不上企業發展的規模和速度。信息技術在企業管理上的廣泛應用雖然在一定程度上減輕了檔案工作人員一些煩瑣重復的機械勞動的強度，但同時信息技術的應用也從其他方面對于檔案管理人才提出更新、更高的要求。相對于其他崗位來說，檔案管理的工作環境相對封閉，與外界的交流較少，職業發展的平臺有限。企業自身對檔案管理工作重視不夠，檔案管理崗位的員工外出培訓和深造的機會較少，這都與企業的發展規模與速度不相對應。

三、現代企業檔案人力資源的構建

（一）現代企業檔案人才需求的特點。要推動企業檔案事業的發展，人才是關鍵。企業應根據檔案事業發展的特點以及本企業的實際情況，引進相應的檔案人才，切實推動本企業檔案事業的發展，以滿足企業自身長遠發展的需要。企業不同于政府機關，其所需要的檔案人才具有以下幾個特點：一是從事企業檔案工作的人員必須是復合型人才。企業的檔案工作者不注重歷史研究，而是要把精力放在企業信息的流轉與管控之上，從文件流轉的角度保障企業的運營和科研生產，所以，企業所需要的檔案人才必須具備檔案學、計算機以及企業主營業務的相關知識。二是企業需要既精通業務又善于溝通的檔案人才。現代企業的檔案工作模式已經完全不同于傳統意義上被動服務的工作模式了。現代企業的檔案工作正從傳統的被動服務走向“全流程”管控的主動服務，并與企業各業務領域緊密結合，共同、多維度管控企業的各類信息。

（二）合理構建現代企業檔案人力資源管理模式。1.設置符合現代企業發展的檔案人才總體規劃。無論是從企業檔案管理的需求出發，還是從檔案事業本身的發展角度來說，都需要對檔案人才進行總體規劃。檔案人才的總體規劃，是與企業發展的總體規劃、檔案事業發展的總體規劃一一對應的。人才規劃是企業發展規劃落地生根、順利實施的根本保證。企業的檔案人才規劃應納入企業發展的整體人才規劃之中。企業的人才規劃屬于企業管理中的頂層設計。信息時代檔案工作的復雜性對檔案人才的規劃提出了新的要求：一是需要檔案專業人才。檔案工作是一項業務工作，需要具有專業技能的人來開展。二是隨著信息技術在檔案管理中的深度應用，較之與傳統，檔案人才又必須是復合型人才。三是檔案人才隊伍必須是結構化的，從專業，學歷、年齡、性別等維度合理繪制現代企業檔案人才隊伍發展藍圖。2.提供適合檔案人才發展的職業通道。無論技術如何發展，任何工作都是由人來直接或間接完成的。要提升管理水平或工作業績只有通過提升人的綜合技能來實現。作為企業基礎管理的檔案工作，人的因素更加突出。檔案人才發展的職業通道既是留住人才、吸引的人才有效手段，也是提升檔案人才業務水平，提升企業檔案管理水平的重要措施。檔案職業發展通道的建立，要從以下幾個方面來考慮：一是根據企業發展規模，引進檔案專業人才。隨著信息技術的發展，檔案學的內涵與外延也不斷擴充，檔案管理越來越專業化，檔案工作與企業運營的結合越來越緊密，這都使得企業對于檔案管理專業人才的需求更加迫切。二是要留住檔案人才。留住檔案人才最根本的方法是給予檔案人才自我發展的空間和通道。三是塑造人才。企業應根據自身發展的需要塑造相應的檔案人才。3.借助檔案協作組、檔案學會提升檔案管理綜合水平。檔案是歷史信息。檔案管理工作處理的都是“過時”的信息，似乎很難融入企業日新月異的競爭之中。雖然，信息技術的發展把長期處于后端管理的檔案工作推向對信息的“前端控制”和“全程管控”，但在參與企業競爭和運營方面，仍然無法與其他崗位相比，獲得到發展資源也就較少。沒有信息交流也就沒有發展。如果企業內部的檔案部門只是埋頭苦干，局限于本企業內部的經驗與技術而不關注外界的變化，很難得到發展，很快就會落后。

四、結語

企業檔案工作應借助同系統的檔案協作組或是不同系統的檔案學會平臺，通過經常性的學術探討與經驗交流，以強帶弱，取長補短，解決本企業在檔案管理中出現的實際問題，提升檔案人才的管理水平，促進企業持續、穩定發展。