淺析提高企業檔案管理歸檔率的方法

張靜

【摘要】企業在發展的過程中檔案是一直跟隨的。有效提高檔案的管理方法是企業管理中應該重視的一項工作。本文主要分析了企業檔案管理工作中還存在的一些問題，以及應對措施。希望能夠對廣大企業發展提供一些實際的幫助，以期得到指正。

【關鍵詞】企業檔案;檔案管理;歸檔案

企業檔案是記錄企業發展歷程的重要信息材料，對于企業的發展以及生產活動有特別重要的作用。那么想要提高企業檔案的完整性以及正確性就應該提高企業檔案的歸檔率。本文主要圍繞影響企業檔案歸檔率的因素以及如何提高企業檔案歸檔率進行了分析，希望可以對提高企業檔案歸檔率有幫助。

一、現存問題

（一）缺乏對檔案管理的認識。在以往的觀念里，很多人認為檔案的管理就是把檔案放在一個沒有人可以接觸到的地方保證不被損害。現在還有很多企業在運行的過程中都沒有意識到檔案管理工作的重要性。因為企業大部分人員和檔案管理人員都忽視了檔案管理的重要性，導致企業檔案管理水平沒有得到提高。因為檔案管理人員的素質還有待提高，所以檔案管理工作一直都沒有得到突破。很多企業的檔案管理員，在工作當中非常不負責，上班的過程也是睜一只眼閉一只眼，導致很多信息在檔案上沒有及時得到更新。因為企業對檔案的管理工作不夠重視，所以一直也沒有加強對檔案管理工作人員的監管，這在很大程度上制約了檔案管理工作水平的提高，也因此嚴重阻礙了企業的發展。企業一定要及時中斷這種現象，加大對檔案管理工作人員的監督，提高他們的工作責任心。

（二）檔案管理方式單一。很多企業的檔案管理方式非常單一，這不利于提高檔案歸檔率。現在很多企業沒有去設置一個獨立的檔案部門，很多關于檔案的問題都是交給行政部門處理。行政工作人員的工作本來就特別煩瑣，自然對檔案管理工作也不會太上心，導致檔案管理水平難以得到提高。這種情況下，檔案管理工作無法得到深入自然就無法提高企業檔案管理歸檔率。另外，現在企業大部分還是在利用以往的管理方式去管理企業的檔案，導致檔案管理工作無法與時俱進。有些企業在檔案管理工作中費了很多心思，切實提高了檔案管理工作水平以及提高了歸檔率，這在很大程度上推動了企業的發展。因此企業在發展的過程中一定要高度重視檔案管理工作的重要性，利用互聯網技術去改變以往檔案的管理方法。只有這樣才能提高企業歸檔率，真正推動企業的發展。太過單一的檔案管理方式不利于檔案管理工作的順利開展，對企業的發展進程也沒有好處，所以檔案管理工作人員一定要不斷學習新知識理論豐富檔案管理方式，為企業的發展提供無限的可能。

（三）檔案管理人員認知有待提高。在現代社會，每一個企業都擁有很多的競爭對手，可能稍不留神就會被取而代之。要想獲得長遠的發展，必須建立一個科學的檔案管理機制。很多企業對檔案管理工作不是很在意，所以在招聘檔案管理工作人員的時候也不會有特別的要求，這導致檔案管理人員的認知水平不一。在進行檔案管理的時候也不能發揮巨大的作用，使得檔案管理工作停滯不前，不能得到很好的發展。另外，檔案管理人員的工作方式也決定了檔案管理的水平。很多企業在把這些管理人員招進企業的時候，并沒有對他們進行統一的培訓。所以他們還是沿用以往的檔案管理方式，殊不知這種管理方式已經不再適合現代企業檔案了。他們對于檔案管理的方式時時刻刻都在影響著檔案管理工作水平的高低。所以企業為了提高歸檔率一定要對檔案管理工作人員進行統一培訓，提高他們的工作責任意識以及端正他們的工作態度。只有檔案管理人員認識到自身的職責，才能在檔案合理管理工作當中發揮更大的自身價值去實現檔案管理的高效化。

二、具體措施

（一）切實提高管理人員的素質。檔案管理人員的水平與檔案管理工作的開展有很緊密的聯系。因為企業對檔案管理工作得不夠重視導致檔案管理人員的專業性不是很強，這將影響檔案管理工作的水平以及制約檔案管理工作的開展。所以企業在招聘的時候就要對應聘者進行嚴格的面試，以及在后期進行專業的篩選，這將規避在檔案管理中很多問題的出現。在篩選人才的時候一定要綜合多方面進行考察，比如專業技能、反應能力以及做事是否認真這些方面，因為檔案管理對這些方面的要求比較高。在入職之前一定要對人選的工作人員進行全方面能力的培養，并且開展相關的培訓，深化他們對于檔案管理的認知并且提高他們的工作能力。檔案管理人員的工作水平決定了檔案工作能不能順利進行，以及影響到企業的發展。在工作當中可以設置一些獎懲制度，對于一些工作認真并且工作態度端正的員工進行獎勵，以此激勵他們在今后的工作當中繼續發揚這種品質，對于一些工作不認真也不負責的員工可以進行適當的處罰，警醒他們在工作當中應該認真負責。

（二）加強數據整合。企業檔案管理一定要加強數據整合，這樣不受檔案管理的限制。因為互聯網的發展，現在數字化技術已經被運用到各個領域。在對檔案進行管理的同時，一定要加強檔案與網絡的結合，充分利用網絡的優勢給檔案管理帶來便利。企業在對檔案進行管理的時候一定要引進數字化技術，設置圖片以及視頻這些元素的加入豐富檔案的形式。將同類型的檔案統一管理，這樣方便管理員的查閱和瀏覽。企業應該積極配合檔案管理人員對檔案進行合力整合，對檔案的不同形式進行區分、分析使檔案管理工作變得越來越方便。只有這樣，雜亂的檔案才能變得有序，檔案管理人員可以清楚地知道每一個檔案的類別，才能提高對檔案管理工作的效率，以及提高歸檔率。在檔案管理工作得到改善之后，企業的發展水平也能得到提高，才能在市場上不斷提高自己的影響力以及競爭力。企業檔案只有加強數據整合，才能在眾多企業的檔案管理中脫穎而出，實現企業的高效運行。

（三）提高對檔案的重視。一個企業想要獲得長遠的發展，一定要提高對企業檔案的重視。要想提高檔案管理工作的水平，一定要先引起整個企業上下對于檔案的重視。為了提高企業工作人員對于檔案的重視，可以對所有人進行培訓，深化對檔案管理工作的認知，了解檔案對于企業發展的重要性。尤其對企業檔案管理人員要進行關于檔案法律法規的宣讀，切實改變他們的管理觀念，明確他們身上的責任。只有這樣企業檔案管理工作水平才能從根本上得到提高，企業才能緊跟時代的發展。只有檔案管理人員的管理水平得到提高，才能從根本上解決檔案管理的漏洞。管理人員在明確自己身上的責任之后才能更有方向地工作，提高檔案歸檔率。企業提高了對檔案的重視，企業的發展才能更加平穩，才能為企業的生產經營提供強有力的保障。

三、結束語

檔案是企業發展過程中的信息記錄載體，在企業的發展中占有特別重要的地位。因此，企業應該提高對檔案管理工作的重視并且提高檔案管理工作人員的綜合素質。這樣才能解決企業檔案在管理中遇到的問題，提高企業檔案歸檔率。一個企業的檔案歸檔率將決定企業檔案的管理水平，企業應該大力提高檔案管理人員的管理水平，以防在檔案管理當中出現一些不必要的問題。只有企業和檔案管理人員共同努力，才能提高企業檔案的歸檔率，進一步促進企業的發展。

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