新形勢下科研事業單位財務信息化建設的思考

周穎慧

摘 要 隨著世界信息化革命的到來，我國新政府會計制度的施行促進了財務會計職能的轉變，也對科研事業單位處理和分析財務信息的能力不斷提出新的要求。科研事業單位財務信息化建設應順應時代要求實現質的飛躍。本文通過對目前科研事業單位在財務信息化建設方面存在的問題進行分析，思考提出可行的解決方案，為科研事業單位財務信息化建設貢獻力量。

關鍵詞 科研事業單位 財務信息化建設 財務內控

一、科研事業單位財務信息化建設的必要性

國家統計局數據（詳見表1）顯示國家各級政府對科學研究的投入逐年增加，科研事業單位獲得的科研資金也在逐年增加，科研事業單位財務信息處理量隨之增加。2019年1月1日，新政府會計制度施行，“雙基礎、雙功能、雙報告”的要求，使財務信息處理量陡增，在科研事業單位財務人員本已緊缺的形勢下，高效、準確地處理財務信息成為科研事業單位財務信息處理的關鍵。

近幾年，財務會計正在向管理會計轉型，財務信息以及對財務信息的分析逐漸為單位決策提供有力支撐，有效的財務信息化建設勢在必行。

二、科研事業單位財務信息化建設存在的問題

新形勢下的科研事業單位財務信息化建設，不等同于會計電算化，它是一項涉及科研事業單位各部門、多數據的系統工程。例如，一項科研項目的申請、立項和驗收歸口于科技處管理、經費到賬和核算在財務處、項目人員工資核算在人事處、資產管理在資產處、物資采購在采購部門等，幾乎整個單位的所有部門齊心協力才能共同完成對一項科研項目從申請到實施到結題的全過程。據了解，同一單位的不同部門基本都已開發或者購買了一套適用于本部門的管理系統，這就為科研事業單位財務信息化建設帶來了不少問題。

（一）牽涉部門多，投入和維護成本較高

科研事業單位財務信息化建設幾乎涉及單位的每一個部門，不論是否更換統一的信息處理系統，都必須重新梳理各項流程，將整個單位作為一個整體通盤考慮，理順科研管理的全過程，合理劃分各部門的管理區間，整合優化每項流程全鏈條，設計好部門間的數據鏈接和傳遞。財務信息化建設不單是財務部門的責任，必須所有部門相互配合，才有可能建得好，任何一個部門不配合，都將導致數據鏈斷裂，無法形成有效的財務信息處理系統。

如果在保留各部門原有系統的基礎上完成財務信息化建設，則要考慮該系統與其他各部門在用系統的兼容性、數據傳遞的穩定性和有效性。在其他系統存在開放接口的情況下，這是一種比較恰當的選擇，投入也比重新開發系統要小很多。在其他系統不存在開放接口的情況下，則只能更換統一系統，這就意味著將目前各部門正在使用的系統都廢棄，重新為本單位量身開發一套系統。從系統開發、試運行到正式上線將投入巨大的人力、物力和財力。系統上線后，還要配備專人維護，維護成本比較大。

（二）財務內控流程設計不合理

財務審核一般是所有流程的最后一道關，而財務審核只審核形式，對經濟業務實質無法進行有效的審核。但目前幾乎所有科研事業單位的審核都指望流程最末端的財務來把關，沒有合理設計內控流程充分調動和發揮其他部門的主觀能動性。

財務信息化建設在提高信息傳遞效率的同時，存在審批流于形式問題加劇的隱患。電子信息的處理只能記錄登錄用戶名，卻無法識別該賬戶的實際操作人，存在一人操作多人賬戶的可能性。而同一操作地址或主機物理編號也是推定一人操作多人賬戶的既不充分又不必要條件。

（三）數據安全性得不到有力保證

理想的財務信息化建設，應該是單位所有業務都可以通過電腦、手機等客戶端進行操作，這就相當于將一個單位的全部信息都放到了互聯網上。例如，人員基本信息、資金收支等敏感信息以及軍工單位涉密項目信息等，這些信息的安全性就成了財務信息化建設過程中必須考慮的問題。

根據我國《會計檔案管理辦法》中“要保證電子會計檔案的存儲安全和不被篡改”的規定，科研事業單位在財務信息化建設過程中要對財務數據做好備份。隨著時間的推移，處理信息量的增多，電子化的財務信息存儲安全也是一個不可忽視的問題。

三、科研事業單位財務信息化建設的對策

科研事業單位財務信息化建設的目的是提高工作效率和準確率，充分發揮人腦優勢，將更多的精力投入財務數據的分析與應用上，為科研事業單位管理提供有力支撐。除了要操作簡單方便，具有基本的統計、控制和預警功能外，還應注意以下幾個方面。

（一）頂層推動設計，各部門積極參與

財務信息化建設，不僅是建立一套系統，更是將科研事業單位的科研經濟業務全鏈條電子化，能及時、有效地調取一切可以反映資金運轉的信息，為科研事業單位的發展決策提供及時、準確的支撐材料。在盡可能降低成本的前提下，事業單位一般采取在保留現有系統的基礎上，完善和增加新的信息處理系統，并在各系統間建立有效連接。

完整有效的財務信息化建設應由單位主要領導負責，統籌考慮，并組織協調，調動各部門積極參與梳理流程，劃清責任，避免重復簽批和扯皮，形成數據在部門間的有效傳遞和讀取，提高工作效率。

例如，項目結題時，需提供財務決算表中的人員費信息，應通過系統后臺調取科研處和人事處的有關信息庫數據自動計算并顯示出來。具體取數規則可設定為，根據結題項目名稱及編號從科研處的數據庫調取項目參與成員及科研周期等信息，根據前述信息從人事處的數據庫調取人員工資數據，兩處的數據經過系統預設程序的篩選、匹配、計算后，按結題項目要求顯示在財務處決算表人員費的單元格。如此就省去了財務人員根據項目信息從會計賬簿導出有關人員工資信息，經過人工加總后再填寫至決算表對應位置的麻煩。整個過程，如果沒有單位層面的流程梳理和系統設定，系統將無法實現合理取數、正確計算，最終自動填寫至指定單元格的需求。如果設計合理，則科研項目實際參與人可以隨時點擊生成目前時間節點的項目決算表，并實現與項目預算表的比較和簡單分析，讓科研項目經費的使用情況能夠被實時掌握。這不僅大大減輕了財務人員的工作壓力，更有利于科研項目的順利開展。

（二）加強財務內控體系建設，規范財務信息化流程

加強內控體系建設是建立財務信息化的基礎。根據單位規章制度，明確每個環節、每個部門的審批責任，強化財務信息化建設過程中內控的作用，破除審批責任壓在財務部門的難題。例如物資采購，課題負責人要對采購發起人申請采購物品的必需性予以審批，采購部門要對采購人選擇的供應商是否在合格供方名錄及其價格是否合理予以審批，法務部門要對采購人提供的合同條款是否合理合法予以審批，驗收人要對采購人所采購的物品是否真實到貨予以審批，財務部門要對采購人申請支出經費的課題是否有對應余額及付款信息是否符合合同規定予以審批等。在采購鏈條上，每個部門應有各自明確的審核內容及責任，各部門僅對自己應負責的內容予以審核，根據單位制度規定流程，在采購人發起采購申請后，有關數據經有關部門審批后自動流轉至下一環節，在最后一個環節結束時，此筆采購數據應自動歸檔并生成有關檢索信息，以便日后調閱或審查。

（三）及時更新、升級配套電子設備，注意增強網絡環境安全保護

電腦、服務器等電子設備作為財務信息化系統的載體，應與財務信息化系統相適應，為系統的正常、高效運轉提供必要的環境。在財務信息化系統不斷優化、升級和擴展的同時，也應注意檢查配套使用的電腦、服務器等電子設備硬件、軟件環境是否得到及時更新和升級。

在財務信息化建設中，電子化信息的安全性與使用的方便快捷同等重要?？蒲惺聵I單位應增強防火墻設置，購買正版殺毒軟件并及時更新病毒庫，主動、有效防止黑客、病毒的入侵，保證財務等敏感數據不被盜取、惡意篡改等。

（四）規范電子審批，明確審批人責任

對于電子賬戶，單位一般為每個人分配一個特定的電子賬戶，如果有人將電子賬戶和登錄密碼告知他人，讓其代為操作，那么我們應認為這是一種授權行為。我們在財務信息化建設中應明確規定電子簽名與手工簽名具有同等效力，避免出現在查處資金審批問題時，以非本人操作為借口逃避責任的情況。

為避免不授權時領導以待審核單據過多為由審批過慢，造成壓單的情況，可以借鑒目前一些大公司實行的財務電子審批模式——為每個環節設置最長等待時間，超過等待時間，系統默認審批通過，自動進入下一個環節，如果審計出現問題，仍要追究該審核人的責任，從而有效提高單據審批效率。

新形勢下，科研事業單位的財務信息化建設絕非財務處一個部門的事，必須在單位主要負責人的統一領導下，依靠單位所有部門，將數據生成的流程和原則梳理清楚，才能實現有效數據在各部門間的高效、有序傳遞。如果真的全面實現財務信息化建設升級，將大幅提高科研事業單位的科研項目管理速度和準確度，為科研事業單位的發展乃至科研事業的發展阻力。

（作者單位為中國科學院深圳先進技術研究院）

參考文獻

[1] 研究與試驗發展政府資金經費支出[EB/OL].中華人民共和國國家統計局，http：//data.stats.gov.cn/easyquery.htm？cn=C01&zb=A0N01&sj=2018，2019-12-31.

[2] 李承玉.科研事業單位財務管理轉型研究[J].商業會計，2019（14）：90-93.

[3] 黃炳瑞.科研事業單位財務信息化建設現狀及對策研究[J].經營者，2019，33（14）：116.

[4] 段小華.科研事業單位財務信息化建設研究[J].中國農業會計，2017（11）：28-30.

[5] 劉寧.科研事業單位中智能財務系統的應用研究[J].中國總會計師，2019（05）：80-83.

[6] 馬德成.軍工科研事業單位財務信息化建設初探[J].財務與會計，2018（18）：43.