科學事業單位內部控制信息化問題及對策探討

張威

摘 要 隨著大數據時代的到來，互聯網信息技術進一步普及，內部控制的信息化建設在科學事業單位體系內迅速發展。內部控制制度逐步完善，內部控制體系日見雛形，與之相輔相成的各種信息化系統也從單一、獨立的賬務和報表系統，演變成了從預算控制系統、財務賬務系統到各種財務報告系統的一系列信息化系統的集合。從某種意義上講，這對科學事業單位內部控制的發展起到了相當重要的推進作用。但是，就算在信息化高速發展的今天，科學事業單位的內部控制信息化還是不可避免地存在一些問題，特別是越來越多的各類信息化系統之間雖有著千絲萬縷的聯系，卻大多各自為戰，互不相通，缺少融合，這已經成為制約科學事業單位內部控制信息化發展的關鍵因素。本文首先闡述什么是內部控制信息化以及內部控制信息化在科學事業單位內部控制體系中的重要地位;之后分析現階段我國科學事業單位內部控制信息化存在的一些問題，并從內部和外部兩方面進行分析和總結;最后，為改善我國科學事業單位內部控制信息化的現狀，提高內部控制信息化的有效性，針對科學事業單位在內部控制信息化建設中存在的問題，提出相應的對策。

關鍵詞 科學事業單位 內部控制 信息化

隨著《行政事業單位內部控制規范（試行）》的全面施行，科學事業單位的內部控制體系已日趨完善，為了更好地發揮內控體系的控制作用，作為輔助工具的信息化系統是必不可少的。機器是不講人情的，怎么運用好這一特點，充分發揮把關效果，同時又不使內控體系變成制度的森林、阻礙科研的發展，這對是否能夠建立起一套科學、合理、高效的內控體系至關重要。

一、科學事業單位內部控制信息化相關問題概述

20世紀90年代以來，信息技術不斷創新，信息產業持續發展，信息網絡廣泛普及，信息化成為了全球經濟社會發展的顯著特征。進入21世紀，信息化對經濟社會發展的影響更加深刻。廣泛應用、高度滲透的信息技術正在迅速進駐內部控制領域，并逐漸成為內部控制體系必不可少的手段。

（一）內部控制信息化的概念

內部控制信息化強調財務信息資源的系統開發，在信息技術的推動下，將財務信息資源充分應用到內部控制的各個領域，不但能夠降低勞動強度、提高工作效率，更是非常好的一種控制和監督手段。簡言之，內控信息化就是利用互聯網和移動互聯網技術實現財務內部控制的一種智能應用的集合。

（二）內部控制信息化的重要性

科學事業單位建立健全內部控制體系、保證財務信息質量、規范財務工作程序、提高財務工作效率，不僅是財政和上級的要求，同時也是為了更好地保障科研工作，為政府和社會各界提供更優質的科研服務。為了實現這一目標，促進科學事業單位發展戰略的進一步落實，提高科學事業單位的市場競爭力，大力推進內部控制信息化建設就成為了當前科學事業單位的一項緊迫任務。

1.內控信息化能使科學事業單位內控體系建設事半功倍。把業務流程的重點環節分別建立成系統，將對應的制度、規則嵌入系統操作，再將整個業務流程中所有的系統串聯起來，就相當于將建好的內部控制體系，用信息化系統集合的方式展現出來，使制度統一、公開、直觀，這種做法初期煩瑣，細節眾多，但建成后就等于將平面的、復雜的、專業的制度立體化、簡單化、通俗化，這對已經很熟悉現代化辦公手段的科技工作者來說，相當于降低了學習內控知識的門檻，節省了學習內控知識的時間，不但能大大增加從領導到全體職工對內控體系的認識，更能有效強化大家對內控制度的理解，使復雜的事情簡單化、枯燥的事情形象化，對于加強整個內控體系建設，會起到事半功倍的效果。

2.內控信息化能使科學事業單位減少人為差錯，防范舞弊風險。信息化系統是便捷的，更是嚴謹的，對此財務工作者都有體會。現在廣泛普及的會計電算化與之前的手工記賬相比，無論是準確性還是工作效率都有了質的飛躍。內控信息化系統更是如此，從簡單的手寫錯誤、謄抄錯誤到權責不明確、監管有漏洞，不管大錯小錯，都能夠通過信息化手段得到很好的解決。在面對各種人情、面子之類的問題時，信息化手段也是將人為因素影響降到最低的最優選擇。對于不按流程辦事、濫用職權、投機取巧等跨過系統的舞弊行為，信息化手段也可以通過對比體系內各系統間數據差異等方式來篩查疑點，為審計、紀檢等部門的檢查找到切入口。綜上所述，內控信息化在減少人為差錯、防范舞弊風險方面發揮著不可替代的作用。

3.內控信息化能使科學事業單位運作效率大幅提高。對科學事業單位來說，專家數據、立項數據等專業數據在很多歸口部門都會用到，在沒有內控信息化系統之前，各歸口部門間的數據互不相通，就算是部門間合作比較好的單位，由于數據的格式和精確度的不同，也很難互通使用。往往很多數據A部門要，B部門也要，不僅提供數據的部門要提供很多遍，收集數據的部門也在重復工作。內控信息化系統能夠從業務的起點開始規范并整合這些數據，供整套系統共享使用，這樣一來，數據單一歸口審核，既明確了責任，又能使數據的準確性大大提高，避免了不同歸口重復錄入數據常常對不上的混亂。業務流程的下游也可以通過引用上一環節的數據大大降低人工成本，使整個科學事業單位的運作效率大幅提高。

二、科學事業單位內部控制信息化存在的問題

隨著科學事業單位不斷強化自身管理、完善控制體系、創新控制手段，現今，信息化已經成為科學事業單位內部控制體系的重要手段。盡管如此，從當前的實際情況來看，科學事業單位的內部控制信息化建設仍處在起步階段，還存在諸多不足。隨著內部控制體系的進一步完善，各類控制系統層出不窮，如何建立起一套能夠很好地利用和整合數據資源的內部控制信息化系統是當前科學事業單位面臨的一大難題。接下來，本文將從內部和外部兩方面，對我國科學事業單位內部控制信息化存在的問題進行闡述。

（一）科學事業單位內部存在的問題

內部因素是實現內部控制信息化的基礎，內部因素的質量會直接影響內部控制信息化的成敗。

1.多系統并行，相互之間不聯通。如今，不同功能、不同用途的信息化系統在科學事業單位層出不窮，各種信息化系統在方便大家工作的同時，也給未來的工作埋下了許多隱患。系統之間連而不鎖，帶來的方便僅僅是眼前的，長遠來看，不同的瀏覽器、不同的數據接口只會給以后越來越完善的控制體系帶來瓶頸，現在看來是簡單、便捷了，但信息化的目的不僅僅是實現眼前的便捷，更是要實現數據資源的利用和共享，這樣的便捷應該是“一鍵式”的，所有的事情做了就有痕跡，不需要重復。比如做好預算，也就做好了內控指標;報銷單據生成，也就有了支出;記賬完成，決算數據也就生成了。因此建立一套好的信息化系統，完成好系統間的融合十分重要。

2.歷史數據利用環節缺失。隨著內控信息化的發展，各種各樣的信息系統應運而生，這些系統并不是正統的財務系統，產生的數據也不是規范的財務數據，最多只能算是財務痕跡，看似并沒有很大的用處，僅僅是信息化帶來的副產品。但就是這些痕跡，能證明內控信息化在數據分析和控制監督等方面比以前的手工、人工方式更好的優勢所在。如內控報銷系統的數據，一般只在當年有用，打印出紙質結算單，到第二年數據都更新了，上年數據也就沒什么用處了。很多單位由于系統更新換代或后期維護不到位等，這些數據就變成了不能被相關人員利用的“死數據”。但這些數據往往展現的是事情的發展過程，不像賬務系統，展現的是事情的結果。以報銷系統為例，它能展現出嵌入時間點的從預算到決算的調整全過程，這些不僅僅是痕跡，更是非常好的統計分析素材。因此，妥善地保管這些痕跡，為相關人員所用，內控信息化體系就會成為不僅能很好地實現控制與監督、提高工作效率，更能為科學事業單位信息統計分析提供基礎數據的高效工具和手段，這對建立科學事業單位的大數據體系是非常重要的。

3.系統維護和系統安全存在風險。現今，科學事業單位大多采用系統外包的方式構建自己的信息化系統，而大多數外包企業對科學事業單位的具體情況并不是很了解，而對情況相對了解的一線財務工作者對信息化構建又沒有概念，這導致新建成的系統多不成熟，需要經過1年甚至更久的時間讓雙方磨合，對軟件做進一步的修改，這就大大增加了系統后期的維護費用。同時，新的信息化系統和老一代的財務軟件不同，多通過云存儲等基于互聯網的通信技術來實現，運行費用相比老的財務系統比較多。

在云存儲等新的信息平臺下，信息安全越來越重要。以前的財務系統是多終端操作，都是在內網環境下進行的，相對安全。現在的信息化系統為了實現某些整體規劃或遠程辦公，難免涉及外網操作，盡管現在的互聯網安全技術已經很完善，但技術歸技術，要實現真正的信息安全，人才是最重要的環節，特別是絕大多數科學事業單位都是涉密的財政撥款單位，財務安全不容半點閃失，因此信息安全是一等重要的，是財務工作者與信息技術人員共同面臨的挑戰。

（二）科學事業單位外部存在的問題

從外部因素來看，重點在于缺少專門針對內控信息化系統的控制和監管制度。現在各科學事業單位自身的制度體系已經相對完善，如業務流程體系、預決算管理制度、報銷管理制度、項目管理制度等。但隨著內控體系的深化改革，信息化已經成為建設內部控制體系的重要手段，很多單位內部成型已久的信息化舊規已經不能適應現在的發展。一方面，大家都在享受信息化帶來的便利，另一方面，大家也忽略了對它的規范。

基于信息化手段的科學事業單位內部控制體系才剛起步，很多問題都需要時間來磨合和考慮。盡管針對信息化手段的控制和監管制度在企業中已經相對成熟，但科學事業單位不同于一般企業，具有很多特殊性，不能生搬硬套現成的制度。因此，科學事業單位應盡快制定相應標準來規范信息化行為。

三、科學事業單位內部控制信息化的改進策略

根據科學事業單位內部控制體系發展的現狀，順應科學事業單位內部控制信息化的發展趨勢，建立健全以信息化為手段的科學事業單位內部控制體系已經迫在眉睫。在戰略上，要高度重視，大力推進科學事業單位的信息化體系建設，使信息化更好地服務內控體系的深化。在戰術上，不能照搬企業或者其他類型事業單位的內控信息化，而是應該參照行政事業單位的內控規范，建立符合科學事業單位自身的內控信息化體系，全面提升內控信息化的有效性。

（一）科學事業單位內部問題的改進策略

首先，科學事業單位的內部控制信息化體系建設要自上而下進行，以財政一級撥款單位為起點，成立服務整個系統的內控信息化建設小組，統籌資源、能力，在充分調研下屬單位實際需求的基礎上，組織建立內控信息化體系。在體系的建設過程中，要先對系統內的單位按業務類型和單位性質進行分類，按不同的分類對匯總上來的需求數據進行優化整理，吸收行業領軍企業和下屬單位的成功經驗，對有共性的業務，統一流程、統一操作，實施規范化管理。對個性化業務要有針對性、突出個性。整個體系應該是所有需求的有機融合體，每一個需求對應一個模塊或者子系統，各模塊間既要相對獨立，又要相互聯系，以統一的瀏覽器、數據格式、基礎數據庫，最大限度地提升各模塊間的融合度，實現真正的數據資源共享和利用。同時還要考慮財政、稅務等外部數據需求單位的數據接口情況，為最終實現“一鍵式”的信息化體系打下良好的基礎。

其次，在設計系統時要為利用歷史痕跡數據留好接口，并定期對跨年數據進行維護，以便在后續有需求時能夠順利地調取相關數據，滿足審計、紀檢以及單位內部的數據需求。

最后，在選擇系統開發商時，要充分考慮其信用和在整個行業中的業務水平，優先選擇具備財務系統開發能力且有行政事業單位系統開發經驗的開發商，在服務方面，尤其要重視開發商系統后期的運行和維護水平;組建信息化安全小組，在技術上做好信息安全防范工作;對職工開展崗前培訓，增強職工的安全防范意識。

（二）科學事業單位外部問題的改善策略

要重視對信息化手段的控制和監管，一級預算單位制定適合本系統的內部控制信息化管理行業標準，下屬單位在不超越該標準上限的前提下，結合自身實際情況制定管理制度，共同規范信息化行為。在制定標準和制度的同時，還要配套監督機制，使標準和制度落到實處。

四、結語

建立和完善科學事業單位內部控制信息化體系，要注重體系內各系統之間的融合，充分發揮信息聯通帶來的事半功倍的效果;利用好各種歷史痕跡數據，適應財務管理的大數據時代;嚴把系統安全責任，為科學事業單位創建便捷、高效、安全的內控環境;進一步完善控制和監督制度，加大信息化系統的執行力度，為科學事業單位內控體系的健康發展保駕護航。總之，科學事業單位內部控制信息化體系的建設是一項巨大的工程，需要動用各方面的力量。同時信息化體系的完善是一個累進的過程，需要科學事業單位在實踐中不斷地發現和總結、修訂和評價，以最終形成適合自身發展需要的內控信息化體系。只有這樣，科學事業單位的管理水平才能得到提高，才能為政府和社會各界提供更好的科研服務。

（作者單位為北京市科學技術情報研究所）

參考文獻

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