當(dāng)前企業(yè)檔案庫(kù)房智能化管理的實(shí)踐研究

楊國(guó)典?李春臨

隨著國(guó)家社會(huì)的不斷發(fā)展，各個(gè)企事業(yè)單位對(duì)檔案的管理工作有了更高的要求，新時(shí)期的檔案管理工作要向便民化和智能化的方向發(fā)展，提升檔案管理的效率和服務(wù)水平。所以建立有關(guān)檔案管理智能化的管理體系離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，特別是關(guān)于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，能很大程度將原有檔案工作服務(wù)水平和智能化進(jìn)行提高。但是在實(shí)現(xiàn)智能化管理的過(guò)程中，也會(huì)有相關(guān)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，所以在如何將檔案管理智能化的同時(shí)，建立高效、安全的檔案管理是我們推進(jìn)智能化檔案管理的重要研究方向。

這些年隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，各種計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下已經(jīng)無(wú)法快速滿足需求的狀況下，智能化檔案管理應(yīng)勢(shì)而生，這種管理模式在實(shí)際的應(yīng)用和管理中有著以往無(wú)法比擬的效率，也因此得到了廣泛的應(yīng)用和推廣。在近幾年，檔案管理工作者要自如的工作，需要提高自身的相關(guān)理論知識(shí)，還要強(qiáng)化實(shí)踐能力，包括對(duì)計(jì)算機(jī)的實(shí)際操作，學(xué)會(huì)對(duì)各種資料的查詢，熟練使用各種操作軟件，只有這樣，才能將智能化的檔案管理進(jìn)行大眾化的推廣和應(yīng)用。

一、新時(shí)代的檔案庫(kù)房智能化管理

信息時(shí)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到庫(kù)房的管理是一項(xiàng)重要舉措，讓傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理向智能化發(fā)展的趨勢(shì)。從這方面的發(fā)展來(lái)看，隨著檔案管理的信息化進(jìn)行，檔案的數(shù)量和類型在不斷的增加，形式種類變的更多，電子檔案、照片檔案、數(shù)字檔案等。而且隨著時(shí)間的積累，檔案的數(shù)量大幅增加，傳統(tǒng)的記錄方式漸漸跟不上時(shí)代的需求，所以必須要使數(shù)據(jù)進(jìn)行大量的存儲(chǔ)，信息化的檔案管理可以對(duì)此進(jìn)行有力的支持，這也為檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建立提供有效原因。

而且推行檔案庫(kù)房的智能化管理還能避免檔案老化的問(wèn)題，甚至以往許多的檔案以往保護(hù)不當(dāng)造成了人為損壞，而采用檔案的智能化管理，可以讓檔案的原件得到有效的保護(hù)，使檔案的保存時(shí)間被無(wú)限延長(zhǎng)，同時(shí)可以利用檔案的電子信息化和智能化管理降低檔案丟失或污損等風(fēng)險(xiǎn)，而且可以使數(shù)據(jù)可以進(jìn)行云盤保存的方式，防止因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題導(dǎo)致的檔案丟失等。

二、智能化檔案管理的必要性

近些年，隨著不斷的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作變得愈發(fā)重要，傳統(tǒng)的檔案管理在工作中的各種問(wèn)題逐漸暴露，漸漸有了無(wú)法緊跟發(fā)展的趨勢(shì)，而且在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常都是紙質(zhì)檔案，工作涉及繁多，內(nèi)容繁瑣，各種檔案的分類、排序和整理裝訂，最后再由檔案管理人員進(jìn)行檔案的標(biāo)注和備案，整個(gè)檔案存放歸納的所有過(guò)程都需要人工進(jìn)行。雖然現(xiàn)在的檔案室也都配備了電腦，但是大多用于檔案地點(diǎn)的存放記錄，更多的作用是為了便于查詢，而且即使是查詢到的信息的錄入工作也是由人工錄入的，這個(gè)過(guò)程極其繁瑣，占用了檔案管理人員的大量工作時(shí)間，而大多數(shù)的檔案管理部門人員有限，甚至有的地方查詢功能都不具備，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，更多的查詢通常還要用紙質(zhì)記錄進(jìn)行，這樣的檔案管理與快速發(fā)展的社會(huì)是無(wú)法相匹配的，對(duì)于檔案管理的智能化進(jìn)行十分不利。而在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)介入的情況下，結(jié)合技術(shù)特點(diǎn)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息和互聯(lián)網(wǎng)的連接，讓人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢檔案。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案信息化、管理智能化的相互結(jié)合，讓檔案管理的線上服務(wù)功能得到加強(qiáng)，讓用戶的使用體驗(yàn)不斷提高，可以讓用戶的使用滿意度大幅度提升，讓用戶可以根據(jù)自身需求選擇合適的查詢方法進(jìn)行操作。同時(shí)，檔案管理的智能化讓檔案管理從紙質(zhì)轉(zhuǎn)向了電子信息，這樣將檔案管理從線下的紙質(zhì)模式，轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上的電子信息模式，提高了檔案的傳遞效率和查詢效率。

三、智能化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）智能化的信息存儲(chǔ)方式

傳統(tǒng)的檔案管理一般就是對(duì)檔案用文字記錄再輔以相關(guān)圖片，和現(xiàn)代化的智能檔案管理相比這種方法顯得效率極低，收錄內(nèi)容比較簡(jiǎn)單匱乏。智能儲(chǔ)存檔案可以說(shuō)改變了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式，不僅可以依靠智能系統(tǒng)運(yùn)行智能存儲(chǔ)來(lái)管理，還能收納多種類型的文件，可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)虛擬化，不占用實(shí)體地點(diǎn)?？梢哉f(shuō)與傳統(tǒng)的方式相比智能化的檔案管理最重要的就是智能化，在檔案庫(kù)房的管理中，可以依靠智能系統(tǒng)的存儲(chǔ)管理等相關(guān)功能，支持文件的存儲(chǔ)、查找等，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的虛擬化進(jìn)程。而且智能化的信息儲(chǔ)存可以容納的數(shù)量是十分巨大的，用數(shù)字化的方式縮小了信息空間，將信息進(jìn)行壓縮處理，也可以說(shuō)提升了信息儲(chǔ)存的空間。而且，在傳統(tǒng)的存儲(chǔ)中可能會(huì)有保管不利會(huì)損壞信息的情況，但是智能化的存儲(chǔ)完美避過(guò)了這一不利條件，也讓信息的安全得到了有效的保障，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息最大化利用。

（二）智能化搜索

隨著社會(huì)的發(fā)展，各種文獻(xiàn)的檢索智能化變得越來(lái)越重要，尤其是在當(dāng)代檔案管理，檢索需要的答案種類越來(lái)越多，如文字、圖像、視頻、聲像等，有的是本地文件有的是異地文件，而在獲取相關(guān)信息的過(guò)程中，靠傳統(tǒng)的紙張查詢是無(wú)法做到的。智能化的檢索過(guò)程中，可以以文獻(xiàn)的相關(guān)詞進(jìn)行聯(lián)想搜索，對(duì)搜索文獻(xiàn)進(jìn)行整理，讓用戶能在最快的速度找到想要的文獻(xiàn)，提升了服務(wù)效率。

四、智能化檔案的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)平臺(tái)功能，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

在智能化的方案管理中，除了讓檔案的查詢速度得到提高，還讓用戶的體驗(yàn)得到了加強(qiáng)。在平臺(tái)的建設(shè)中，注重平臺(tái)的多功能實(shí)現(xiàn)，讓檔案的查詢能根據(jù)不同的用戶需求，提供個(gè)性化服務(wù)，利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)不同用戶提供針對(duì)性服務(wù)?？梢蕴峁┒嘀氐臋z索服務(wù)，并且在讓用戶可以自由選擇發(fā)送郵箱或手機(jī)、pad等移動(dòng)終端。最后還要對(duì)用戶信息進(jìn)行管理，便于用戶的自助服務(wù)。

（二）線下服務(wù)的提高優(yōu)化

即使是建立了完善的線上服務(wù)平臺(tái)，線下也不能完全拋棄，建立線上服務(wù)平臺(tái)是為了提供更好的服務(wù)，但還有許多用戶對(duì)線下的使用情有獨(dú)鐘，所以線下的服務(wù)與升級(jí)也同樣不能落下。線下服務(wù)的升級(jí)意味著要加大創(chuàng)新，增加自主服務(wù)區(qū)，讓相關(guān)的配套設(shè)施能更完善的建立。比如讓檔案的借閱卡，擴(kuò)大借閱卡的使用范圍，可以查詢、借閱、充值、消費(fèi)和門禁等。讓自助服務(wù)更廣泛的使用，減少人工操作可能發(fā)生的失誤。

（三）提升業(yè)務(wù)水平，保障網(wǎng)絡(luò)安全

檔案管理的智能化對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)有了更高的要求，檔案部門要加強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)和服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)，尤其是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的應(yīng)變能力，一旦出現(xiàn)威脅網(wǎng)絡(luò)安全的情況發(fā)生，相關(guān)工作人員要做出相應(yīng)的針對(duì)方案。另外在平時(shí)的工作中，要做好預(yù)防網(wǎng)絡(luò)攻擊的防火墻，確保用戶的個(gè)人信息安全，提前做出預(yù)防方案。還需要對(duì)用戶的個(gè)人信息做出備案，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致用戶信息的丟失。

五、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的大趨勢(shì)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)智能化管理檔案成為了不可或缺的技術(shù)手段，在這個(gè)時(shí)代產(chǎn)物應(yīng)運(yùn)而生的時(shí)刻，需要面對(duì)的問(wèn)題也隨之而來(lái)，其中平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)安全是重中之重。所以在這個(gè)管理研究的過(guò)程中需要嚴(yán)格注意網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，需要從根本上提升安全意識(shí)，輔助以相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)水平以及服務(wù)于客戶的專業(yè)態(tài)度，在可控范圍內(nèi)最大程度的保證用戶的使用感受和信息安全。在保證安全的前提下，以最好的服務(wù)態(tài)度和專業(yè)的手段。（作者單位：中國(guó)石油慶陽(yáng)石化公司）