人事檔案信息在人力資源管理中的應用分析

南風敏

人事檔案信息是人力資源管理中的重要內容，是一個人成長和發展的經歷的全面反映，對于人才的選擇、任用、培養都有至關重要的意義。所以人力資源管理務必要善于運用人事檔案信息，充分發揮人事檔案信息的價值。本文重點探討的就是人事檔案信息在人力資源管理中的應用。

一、引言

人事檔案，是一個人主要經歷的記錄和反映，是人才信息至關重要的載體，也是人力資源管理工作所必不可少的重要資源。所以說，做好人事檔案管理，發揮人事檔案的價值對于人力資源管理工作來說至關重要。然而，很對單位對待人事檔案重視程度不足，管理模式落后;使得人事檔案信息的作用沒有得到發揮，價值沒有得到體現。所以，推動人事檔案管理改革，在人力資源管理中充分發揮人事檔案信息的價值具有非常重要的現實意義。

二、人事檔案信息與人力資源管理的關系

（一） 人事檔案信息是人力資源管理的重要依據

對于現代企業或組織來說，人力資源管理的重要意義在于充分開發員工的潛能，從而為組織獲得競爭優勢。人既是人力資源管理的目標，也是人力資源管理的核心。所以，人力資源管理務必要以人為本，給予員工足夠的尊重，為員工提供良好的服務，才能夠管好員工，發揮人的價值。一個組織要想獲得人力資源方面的競爭優勢，首先并不是員工的學歷有多高，技術有多強;而是要建立科學合理的知識結構、人才結構，同時能夠充分發揮員工的主觀能動性和積極性。要做到這一點，首先就要對員工建立全面的認識和了解，而人事檔案信息則是員工非常全面的信息集合，能夠為人力資源管理提供有效的支持。

（二）人事檔案信息是人才信息的重要組成部分

我國的檔案管理制度非常科學完善，是一個人在社會活動中各類信息的全面記錄，既有包括其個人經歷、受教育經歷、工作經歷，又包括了獲得的各種成績、道德表現、單位評價等等;其中涵蓋了人才信息中很大一部分內容，并且具有很強的公正性和客觀性。對于用人單位來說，從人事檔案信息中可以獲得大量的人才信息用于人才的選拔、任用和培養;通過人事檔案信息，能夠對一個人的能力好潛力作出科學的評價，有利于人才的科學配置。尤其是隨著網絡化的發展，在信息共享機制下，人事檔案信息對于科學配置人才資源具有非常重要的意義。

（三）人事檔案是人力資源管理的載體

在人力資源管理工作中，人事檔案不僅提供了信息支持，而且還是人力資源管理的重要載體。人力資源管理工作的很多結果，需要通過人事檔案來反映和記錄。所以從這個程度上來說，二者之間的關系是相互促進相互作用的。人力資源管理在管理人才的同時，也同時就員工的成長、評價、發展做出相應記錄，這種記錄就是對人事檔案的持續完善，進而為日后的人力資源管理工作打好基礎。

三、 人事檔案信息對人力資源管理的意義

（一）有利于人才結構的科學配置

人事檔案信息，至少包括了一個人的受教育經歷、工作經歷、思想政治面貌和水平、專業能力等等，這些都是組織配置人力資源的最重要的信息。所以，人事檔案信息對于人力資源管理的價值首先就體現在人才科學配置上。通過對人事檔案信息的全面分析，明確員工的長處與短處，從而更好的做到人盡其能，揚長避短。同時，了解了組織的人才構成以后，才能通過與組織對員工能力的需求，實現人才合理配置。

（二） 有利于人才的合理運用

通過人事檔案信息，組織能夠對員工的能力、特征有全面的認識，這非常有助于人才的合理運用。人力資源管理的核心價值就是要充分發揮人才的能力好潛力，將正確的人放在正確的崗位上是發揮人才能力的基礎，所以必須要借助于人事檔案管理來建立對人才的了解。同時，人事檔案信息的合理運用，也是人才科學流動的基礎，只有做到人盡其才，任人唯賢，才能讓人才的價值得到最大化體現。

（三）有助于人力資源管理的科學化

有效的人事檔案管理工作，不僅包括了對人事檔案信息的使用，還不包括了人事檔案的不斷完善。所以，企業人力資源管理，還應當針對員工的檔案不斷完善和發展，這對于規范人力資源管理有非常重要的意義。只有使得人事檔案更加健全、客觀、完善，對于后續的人力資源管理工作來說，無疑是提供了更多的信息依據，有利于人力資源工作的持續開展。

四、 強化人事檔案信息在人力資源管理中的應用的措施

（一）動態完善人事檔案信息

隨著社會的不斷發展，要充分發揮人事檔案信息，首先要推動人事檔案管理的現代化，拓展管理職能和服務模式，從而為人力資源管理工作提供更大的支持。人事檔案信息作為人力資源管理中非常重要的內容，應當可以通過引進人力資源相關理論充實人事檔案管理，使其發揮更大的價值。一方面，要定期對人事檔案信息予以補充和完善，特別是針對近期工作、教育的狀況，職稱、獎勵等，使人事檔案的價值得到持續補充。另一方面，針對過往的人事檔案要建立有效的審核鑒定機制，這樣既能夠保證人事檔案信息的真實性和客觀性，同樣也能夠對信息去偽存真，去粗取精，使之能夠更符合時代對人才的需求。

（二）建立科學的人事檔案管理制度

科學的人事檔案管理制度，是充分發揮人事檔案信息的基礎，也是人事檔案信息價值體現的關鍵。然而事實上，除了在政府機構，對人事檔案的管理相對完善以外;在其他單位的人事檔案管理相對都非常粗放。這既體現在對檔案補充健全程度不足，也體現在對其中資料的重視程度不足上。這些都需要依靠科學的制度來予以規范。要確保檔案收集的及時性、完整性、客觀性;同時還要對其具有有效的鑒別能力;另外在遞轉檔案的過程中要確保其安全性;最后還要做好人事大難的保密性工作。

（三）建立現代化的人事檔案管理體系

人事檔案涉及的信息量非常大，再加上社會對于人力資源的需求越來越大，體現在人事檔案信息上就是信息量越來越大。傳統人事檔案信息管理模式，一方面需要耗費巨大的人力物力，另一方面效率很低。所以，必須要依托現代科技，建立現代化的人事檔案管理體系。具體來說，就是依托計算機技術、信息技術，建立人事檔案管理系統。這樣既能夠有效提高管理效率，同時還能夠通過資源的共享，使人事檔案的價值得到更大的體現。

（四）強化人事檔案信息管理人員的素質

人事檔案信息，隨著時代的發展能夠發揮越來越大的價值;這也需要管理人員的專業能力和綜合素質不斷提升。所以，要強化人事檔案信息管理人員的綜合素質。一方面要引進高素質人才參與人事檔案信息管理，另一方面要重視對當前管理人員的培養。充分發揮人事檔案信息的前提是做好人事檔案管理工作，而基礎在于具備優秀的人事檔案管理人員。

五、結語

綜上所述，人事檔案信息對于人力資源管理具有至關重要的作用。因此，對于人力資源管理相關人員來說，必須對人事檔案信息給與高度重視;同時人事檔案管理工作也必須要與時俱進，不斷完善自身，從而為組織的人力資源管理發揮更加的作用。（作者單位：無棣縣行政審批服務局）