探討信息化視域下的高校檔案管理工作

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，在極大程度上改變了人們的生活方式，為人們的日常工作、生活帶來便利。在高校人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升檔案管理效率，強(qiáng)化檔案服務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。文章闡述了信息化視域下高校人事檔案管理發(fā)展趨勢，簡要分析了信息化視域下高校人事檔案管理問題，對信息化視域下高校人事檔案管理發(fā)展策略進(jìn)行深入探究。

關(guān)鍵詞：信息化視域;高校;檔案管理

信息化視域下，高校人事檔案管理工作發(fā)生了轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代化技術(shù)被運(yùn)用于檔案管理中?；诖?，高校檔案管理工作人員要進(jìn)一步提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，優(yōu)化信息技術(shù)應(yīng)用，提高高校人事檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。現(xiàn)階段，高校人事檔案管理中仍然存在一些問題，其具體體現(xiàn)于檔案管理觀念、檔案管理工作資源、檔案管理工作評價(jià)方面。面對這些問題，檔案管理工作人員要結(jié)合實(shí)際情況，樹立正確的檔案管理觀念，優(yōu)化高校的人事檔案管理資源配置，完善工作評價(jià)體系，全面推動(dòng)信息化視域下的高校人事檔案管理發(fā)展。

一、信息化視域下高校人事檔案管理發(fā)展趨勢

在2000年的全國檔案管理工作會議上，首次提出了“檔案信息化”的概念，主要是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種技術(shù)，對人事檔案的數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行管理、開發(fā)與利用。對于高校人事檔案管理工作而言，此概念的提出既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn);相對于傳統(tǒng)的高校人事檔案管理工作，高校人事檔案管理信息化建設(shè)具有極為重要的應(yīng)用價(jià)值。隨著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，我國不斷提出相關(guān)政策，調(diào)整“檔案法”等相關(guān)法律法規(guī)，為檔案管理工作提出一定的指導(dǎo)與引導(dǎo)。

信息化視域下，高校人事檔案管理工作的核心就是利用數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，對高校人事工作產(chǎn)生的信息進(jìn)行收集、處理、儲存、檢索、傳輸，從而提升人事檔案管理服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)“及時(shí)”、“高效”的目標(biāo)，促進(jìn)檔案資源共享化的發(fā)展。

在高校人事檔案中，主要信息是各個(gè)部門教職工的綜合情況，包括：學(xué)歷情況、家庭情況、個(gè)人自然情況、個(gè)人教學(xué)貢獻(xiàn)情況、個(gè)人科研結(jié)果、個(gè)人對社會的服務(wù)貢獻(xiàn)等。因此，在信息化視域下，要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，就要優(yōu)化高校人事檔案模式，保證檔案資源的真實(shí)性、實(shí)時(shí)性與準(zhǔn)確性，改變檔案管理模式，改革檔案管理方法，建立健全的高校人事檔案系統(tǒng)，促進(jìn)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

二、信息化視域下高校人事檔案管理問題

首先，是觀念問題。在高校人事檔案管理中，由于人事檔案的內(nèi)容具有較強(qiáng)的隱私性與特殊性，工作人員要將保密工作放在首位，做好檔案工作的信息采集、整理與保存。這種情況導(dǎo)致工作人員忽視了對檔案資源的開發(fā)與利用;還有一些工作人員認(rèn)為，高校人事檔案管理工作主要就是對高校教職工人員的人事檔案進(jìn)行裝訂與保管，做好有效保管，不丟失，不損壞即可;更有一些工作人員認(rèn)為人事檔案管理工作屬于“雜事”，其對于高校的教學(xué)發(fā)展、科研事業(yè)及社會服務(wù)等工作內(nèi)容并無關(guān)聯(lián)。這些觀念的產(chǎn)生主要是由于高校人事檔案管理工作人員缺乏正確的人事檔案管理工作觀念，缺乏良好的檔案管理決策意識。

其次，是檔案管理資源配置問題。在高校人事檔案管理工作中，工作人員存在一定的技術(shù)困境、設(shè)施落后情況及管理手段水平較低的問題，從而引發(fā)了高校人事檔案管理工作效率低的后果。一方面，從人事檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)組成方面來看，一些檔案管理工作人員是兼任狀態(tài)，缺乏專業(yè)的人力資源管理知識及相關(guān)技能，且對專業(yè)檔案管理缺乏了解，從而造成檔案資源缺失問題。此外，由于檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平較低，缺乏專業(yè)的檔案管理信息化技術(shù)能力，無法熟練使用檔案管理的軟件及系統(tǒng)，在一定程度上阻礙了高校人事檔案的信息化發(fā)展。

最后，是高校人事檔案管理的評價(jià)問題。在當(dāng)下的高校人事檔案管理工作中，仍然沿用較為傳統(tǒng)的管理方法，缺乏信息化建設(shè)的評價(jià)機(jī)制，其具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，高校人事檔案缺乏信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理的資源投入、人員配置、信息化建設(shè)方面缺乏建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏具體的建設(shè)指標(biāo)體系。另一方面，高校人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行制度與參數(shù)，無法量化具體的考核目標(biāo)，導(dǎo)致工作人員缺乏工作熱情，阻礙了高校人事檔案管理工作的信息化發(fā)展。

三、信息化視域下高校人事檔案管理發(fā)展策略

（一）創(chuàng)新人事檔案管理觀念，全面開展信息化建設(shè)

信息化視域下，高校人事檔案管理工作人員要積極創(chuàng)新管理觀念，主動(dòng)尋求信息化建設(shè)方法，轉(zhuǎn)變工作方式，迎合行業(yè)發(fā)展趨勢，共同促進(jìn)高校人事檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理觀念，正確認(rèn)識人事檔案管理的重要價(jià)值，認(rèn)識到信息化建設(shè)對于人事檔案管理工作的重要作用，將信息化建設(shè)納入日常工作中。工作人員要保證人事檔案管理工作的信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)到位，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，升級辦公室的設(shè)施水平;還要協(xié)調(diào)管理高校人事檔案資源，優(yōu)化人員編制，充分發(fā)揮工作人員的工作積極性，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，為高校人事檔案管理決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)服務(wù)。

（二）優(yōu)化人事檔案資源配置，提升管理科技水平

信息化視域下，高校人事檔案管理工作人員要科學(xué)配置檔案資源，優(yōu)化資源的開發(fā)及利用，為院校教學(xué)活動(dòng)、科研事業(yè)、社會服務(wù)提供精準(zhǔn)、科學(xué)的數(shù)據(jù)服務(wù)。高校要優(yōu)化人事檔案管理人員的配置，重點(diǎn)提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與管理水平，加快檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程;基于此，高校要引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)人才，并且對現(xiàn)存檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，促使工作人員能夠全面掌握計(jì)算機(jī)知識與信息技術(shù)應(yīng)用方法，成為能夠滿足高校人事檔案管理需求的復(fù)合型人才，適應(yīng)高校人事檔案管理信息化建設(shè)需求。此外，高校還要進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，結(jié)合院校不同專業(yè)及部門的實(shí)際情況，對人事檔案信息分類與編目，形成較為完善的電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對院校內(nèi)各專業(yè)、部門教職工人員的動(dòng)態(tài)化、立體化管理。

（三）明確服務(wù)評價(jià)目標(biāo)，拓寬檔案服務(wù)通道

信息化視域下，要想實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，就要正確面對現(xiàn)階段檔案管理中存在的服務(wù)評價(jià)問題，明確服務(wù)評價(jià)目標(biāo)，充分開發(fā)人事檔案信息資源，靈活利用檔案數(shù)據(jù)信息，提升人事檔案管理水平。高校要結(jié)合實(shí)際情況，建立人事檔案管理信息化建設(shè)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系，結(jié)合信息化建設(shè)的評價(jià)指標(biāo)，積極促進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè);此外，還要制定相應(yīng)的工作考評制度，對各個(gè)部門及工作人員進(jìn)行個(gè)人工作情況及業(yè)績的考核，實(shí)現(xiàn)人事檔案的人才信息資源化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立高校人才信息資源系統(tǒng)，提供良好的檔案資源管理服務(wù)。

（四）引進(jìn)檔案可視化技術(shù)，加深人事檔案管理信息化

信息化視域下，要想實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步，就要積極引多種先進(jìn)技術(shù)，如：可視化技術(shù)。高校人事檔案內(nèi)容主要包括教職工人員的各項(xiàng)信息，包括：學(xué)歷情況、家庭情況、個(gè)人自然情況、個(gè)人教學(xué)貢獻(xiàn)情況、個(gè)人科研結(jié)果等，高?？梢砸M(jìn)信息化技術(shù)，創(chuàng)建“可視化”數(shù)據(jù)平臺，將部門檔案信息進(jìn)行可視化，讓教職工能夠明確看到自己的履歷，掌握自己的教學(xué)成績及科研成績，進(jìn)一步提升高校人事檔案管理服務(wù)水平，提高檔案資源的利用率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案管理工作人員要迎合時(shí)代發(fā)展趨勢，積極響應(yīng)行業(yè)發(fā)展政策，引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，充分利用信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化發(fā)展。面對高校的人事檔案管理工作，檔案管理工作人員要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理觀念，優(yōu)化人事檔案資源配置，明確服務(wù)評價(jià)目標(biāo)，引進(jìn)檔案可視化技術(shù)，全面深化信息化建設(shè)，提升科技管理水平，有效拓展管理服務(wù)渠道，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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作者簡介：楊蓓（1974- ），女，安徽渦陽人，助理館員，研究方向：高校檔案管理。