企業公文管理常見問題分析及對策

孫苗瀚

【摘要】近年來，在企業的快速發展過程中，公文逐步成為企業管理的一個重要對象，公文管理具有明顯的動態性特征，主要是對公文的擬制、辦理、保管與歸檔的管理。新形勢下，企業公文管理面臨著新的挑戰，各種公文管理的問題突出，企業要實現長遠發展，必須在日常的工作中，結合當前公文管理的現狀，采取必要的措施，提高公文管理的水平。基于此，本文分析了企業公文管理常見的幾種問題，并提出了相應的對策，有利于實現企業公文管理的規范性。

【關鍵詞】公文管理;常見問題;對策

公文管理是企業的一項重要管理任務，通過公文管理，企業相關部門能夠嚴格根據相關公文的要求，做好相應的工作。當前，在企業的現代化發展過程中，各個企業逐步意識到公文管理對企業經營管理的重要性，雖然開展了一系列的公文管理工作，但是，公文管理的規范性不足，依舊存在著諸多的管理問題，影響了各項工作的開展，有時甚至使得企業承受著較大的經濟損失。因此，各個企業需要從自身的工作經驗著手，保障公文管理的規范性。

1、公文管理在企業管理中的重要性

1.1公文處理能力就是企業的管理能力

對企業而言，公文管理與企業的其他管理活動有著緊密的關系，因此，企業的公文管理水平與能力，直接影響著企業的管理效率與質量。如果企業在日常的工作中，沒有做好公文管理的相關工作，或者公文管理存在著各種的缺陷與漏洞，就會導致相關的工作無法正常進行，影響了企業的工作效率。因此，對企業而言，要提升公文管理的規范性，必須要結合企業的具體情況，建立完善的公文管理體制，使得有關管理人員能夠以該體制為參考，保障公文管理工作的順利進行[1]。

1.2公文處理是傳達管理理念的途徑

一般情況下，專業的企業在開展各項工作時，往往首先通過開會形式來進行各個環節重點工作的討論，隨后以發布公文的方式來進行相關工作任務的規范傳達。相比較而言，公文是一種相對正規的管理理念傳達途徑，能夠實現對相關任務的科學安排，保障各項管理理念的有效傳達。因此，公文管理工作能夠保障管理理念傳達的正確性。

2、當前公文管理工作中常見的問題

2.1意識模糊

在一些企業的長期經營管理活動中，企業相關部門缺乏對公文概念、重要性的清晰認識，在日常的工作中，對公文的辨識不清楚，單純認為蓋有紅色章印的文件就是公文，缺乏對公文的準確定位與認識，導致公文管理的規范性不足。從概念上來看，公文是企業在經營管理活動中所形成的各種規范性文件，這種文件實現了對企業經營管理的傳達。由于相關部門與人員對公文的認識不足，導致公文管理沒有引起足夠的重視，嚴重影響了公文管理的水平。

2.2分發混亂

在企業的公文管理活動中，公文分發是其中的重要內容，有關管理人員在日常的工作中，沒有做好公文的分發管理，公文分發混亂現象極為普遍。一般情況下，在公文的分發上，必須要對公文加以詳細分類，將其分發至專屬部門，做好公文的審核與分發工作[2]。當前，在一些企業，在公文分發管理上，其流程相對松散，缺乏對公文的詳細劃分與審核，使得公文分發混亂，影響了相關部門的正常工作。

2.3缺乏整理

對企業而言，其在日常的經營管理活動中，往往涉及了大量的公文，這些公文存在著類型、數量的差異性，為保障各類公文的有效應用，管理人員必須要做好公文的歸檔整理工作。但是，在一些企業的公文管理中，缺乏對公文的有效管理，導致企業相關公文的內容無法及時傳遞該相應的部門與人員，公文管理工作缺乏主動性，公文信息的收發不及時，存在著各種公文的丟失等問題。

3、企業公文管理中相關問題的解決對策

3.1提高認識，加強對公文管理工作的重視

要提高企業公文管理的整體水平，企業必須在日常的工作中，提高相關人員的認識，使得相關的部門與人員能夠充分認識到公文管理的重要性，從根本上重視公文管理工作。思想上的不重視導致公文管理存在著諸多的問題。企業只有從根本上提高對公文管理的認識，才能夠在日常的工作中，重視公文管理工作，積極結合企業的現狀，制定與企業發展相協調的公文管理策略，提高公文管理的規范性。與企業的其他管理活動相比，公文管理必須要具備嚴肅性、規范性的要求，才能使得企業的公文管理符合企業的發展要求，實現企業一切經營管理活動的正常進行，提高企業的管理水平。公文管理是企業一切管理活動的基礎，良好的公文管理，能夠促進企業的長遠發展。

3.2完善制度體系，規范公文管理

對企業的公文管理工作而言，企業只有結合自身的實際情況，制定完善的公文管理制度，才能夠在公文管理工作中，發揮該制度對工作管理工作的指導作用，使得企業的公文管理人員能夠嚴格按照該制度的要求，做好公文管理的相關工作。公文管理制度的完善，在一定程度上可以保障公文管理的規范性。公文管理制度中，要明確規定：（1）規范公文格式。公文與其他的文件不同，其存在統一的格式，企業只有在日常的工作中，保障各種公文格式的規范性，才能夠提高公文管理的效率。（2）明確時限。公文與普通文件不同，其在分發與整理方面，都有著明確的時間要求，為提高公文管理的總體水平，有關管理人員必須在日常的工作中，嚴格根據各個公文的時限要求，做好相應的公文管理工作。（3）歸檔整理。公文的歸檔整理極為重要，有關管理人員必須要結合公文的類型，做好公文的歸檔整體工作，保障企業公文的完整性，為企業的各種工作提供重要的參考[3]。

3.3提高人員的專業素養

在公文管理工作中，相關管理人員的專業素質會直接影響公文的管理水平，因此，在日常的工作中，企業要加強對公文管理人員的培訓，通過培訓來提高人員的專業素質，使得在公文管理工作中，相關管理人員能夠充分應用自身的專業知識，解決公文管理中存在的各種問題，提高公文管理的整體水平。在公文管理人員的培訓上，還需要逐步提高公文管理人員的責任意識，保障公文管理工作的順利進行。

結語：

企業的公文管理對于其日常的經營管理活動有著重要的作用，因此，企業在日常的工作中，要結合公文管理存在的各種問題，采取必要的處理對策，提高企業公文管理的整體水平與效率，保障企業公文管理的規范性，促進企業的長遠發展。

參考文獻：

[1]王文博.公文管理工作中的常見問題及解決對策[J].辦公室業務，2019（22）：4+10.

[2]王卓勃.企業公文管理常見問題分析及對策[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2019（10）：40-41.

[3]李林.企業公文管理信息系統的常見問題及對策[J].現代營銷（經營版），2018（06）：140.