“互聯網+”環境下房地產檔案管理新探

摘要：房地產電子檔案管理雖然逐漸形成了規模，但隨著互聯網技術的不斷提升，很多原有的檔案管理方法已經不再適用。本文闡述了運用互聯網信息技術管理房地產檔案的優勢，提出改革并健全房地產電子檔案管理體系、提升數據信息資源整合效率等提升檔案管理水平的新形式，希望切實提高房地產檔案的管理質量。

關鍵詞：互聯網+;房地產檔案管理;數據信息;資源整合

引言：

房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房屋買辦等活動中，根據實際情況確認的房屋及土地的自然情況，包括文字資料、計算材料、設計圖紙以及音頻、視頻等一切能夠作為憑證的材料。在“互聯網+”環境下，房地產行政管理部門應該加強電子檔案的管理水平，保護檔案安全。

1.運用互聯網信息技術管理房地產檔案的優勢

在“互聯網+”環境下，任何行業的紙質檔案均已形成了電子版，不僅顛覆了傳統的管理模式，還具有如下優勢：第一，對于廣大人民群眾來說，房屋、地產是非常重要的資產組成部分，很多人終其一生攢下的家業均投入此中。在紙質檔案時代，一旦檔案記載出現錯誤，尋求改正的過程冗長、繁瑣，致使原定計劃受到打擊，甚至影響收益。而在“互聯網+”環境下，上至房地產行政管理部門、各大房地產企業，下至房屋買賣網點、中介機構，均可以接入檔案系統，檔案出現問題時，具備權威機構出具的認定書，即可改正錯誤信息，顯著提升了效率。第二，當前中國社會呈現出極強的“流動性”，城市外來務工人員較多，房產交易、租賃市場火爆，基于互聯網開展的看房、訂房、買房、賣房工作開展的如火如荼，極大地提升了成交量，其中房地產電子檔案的作用不可忽視。

2.“互聯網+”環境下提高房地產檔案管理水平的新形式

2.1改革并健全房地產電子檔案管理體系

互聯網技術已經廣泛應用于房地產檔案管理工作，形成了較為完善的管理體系。但隨著互聯網技術的不斷升級，“互聯網+”市場環境也在逐漸改變，很多房地產電子檔案管理方式隨著時間的推移也可以適用“傳統”這個形容詞。面對此種情況，必須對現有的管理體系進行改革，使之不斷健全，從而能夠滿足當代用戶的需求。首先，房地產行政管理部門以及相關企業應該結合智能化互聯網技術，重新梳理電子檔案管理模式，找出技術運行及管理過程中的漏洞。其次，很多電子管理系統經過長時間使用，系統很可能存在漏洞或出現功能上的“退化”，比如數據存儲系統的軟硬件一旦出現問題，造成數據丟失，盡管通過云端協助可以恢復數據，但必然浪費大量時間。因此，應該建立系統定期審核制度，保證檔案處于正常的存儲狀態。最后，注重房地產電子檔案精確性管理。部分人員認為電腦操作是一件簡單的事情，因此在日常工作中重視程度嚴重不足，經常由于粗心導致檔案信息錄入錯誤，從而給用戶帶來麻煩，比如將用戶姓名打錯、身份證號輸入錯誤、日期相差一天導致無法享受利好政策等，基于此，相關人員必須予以重視。

2.2提升房地產數據信息資源整合效率

為了提升房地產檔案的使用價值，在管理過程中應該加強數據信息資源整合效率。首先，建立完善的信息篩選機制，對一些重要的信息實時記錄并盡快更新，如房屋所權全変動、土地使用權采用租賃的形式進行變更等必須詳細記載。在此過程中應該反復確認，保證數據信息真實有效、避免錯誤信息導致檔案失去應有的價值。其次，在檔案分類管理時，按照類型、首次錄入時間、變更時間（可以根據變更次數有所區分）、區域、名稱等信息進行分組，方便查閱。對于一些使用頻率較高的房地產檔案，可以將之劃分到同一個數據存儲區，如果互相之間關聯性較大，還可以共同存放，加強相關檔案信息的完整性。最后，根據實際情況，設置搜索關鍵詞，比如某大型開發商新近開發了樓盤，檔案管理人員可以在保留原有檔案存儲模式的情況下，將該企業的歷史開發檔案記錄全部調取，在相關文件存儲區內建立子文件，為有需求的用戶提供完善的信息。

2.3結合用戶需求，構建智能檔案探尋系統

如上文提到，很多用戶出于自身的考量，需要對大量房地產檔案進行分析，特別是在房屋買賣、租賃的過程中，為了獲得最高的收益，廣大消費者或是業主經常多方探查，重點收集相關信息。對于此種情況，相關部門和企業應該結合用戶需求，構建智能房地產檔案探尋系統。首先，將大眾關注的熱門房地產檔案進行置頂操作，用戶無需進行搜索，登陸房產信息網站即可迅速獲知信息。其次，針對有特殊需求的用戶，在原有的搜索引擎基礎上，可以設置智能關聯系統，當用戶簡短地打出搜索關鍵詞后，系統迅速列出用戶心儀的房產檔案資源備選名單，提高搜索效率。最后，務必保證檔案信息的真實性，可以設立監督、舉報系統，對不實信息的發布者進行追蹤，一經發現立刻納入黑名單，如果是內部人員出現錯誤，應該予以適當的懲罰。

2.4建立信息化檔案管理團隊，保障網站安全運營

為了保證“互聯網+”環境下信息化房地產檔案的安全，應該建立專業的管理團隊，使相關網站時刻處于正常的運行狀態。首先，面向市場招聘互聯網安全管理人才，同時組織內部人員進行培訓，全面提高檔案管理人員的技術水平。其次，根據技術側重點的不同，將相關人員安插在檔案建設、運行、后臺維護、網站管理等不同的崗位。最后，在日常工作中，將“錯誤發生率”作為考核指標，每個月為一個周期，沒有任何錯誤，則績效為優;錯誤數量在1～3次內，績效為良;5次以內為合格，超過5次則視情況嚴重程度扣除獎金。

結語：

在房地產檔案管理中充分運用互聯網技術，提升管理效率的同時，也面臨著諸多未知的風險，如果檔案信息數據存儲空間遭到破壞，導致檔案丟失或被惡意篡改，會給廣大用戶造成不可挽回的損失。因此，相關部門應該不斷探索新型管理方法，全面提高房地產電子檔案的管理效率。

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作者簡介：魏宏宇（1979.4.20）男，籍貫：黑龍江綏化市，學歷：本科，職稱：中級檔案師。