基于大數據時代檔案職業改革與發展的研究

樊輝

摘要：伴隨著我國社會現代化程度的不斷發展以及科技化進程的不斷提升，使我國社會具有的大數據特征越來越明顯。在大數據時代背景下，不僅給檔案職業的生存和發展帶來了巨大挑戰，同時也對檔案管理人員工作標準提出了更高要求。怎樣才能在快速發展的社會環境下將檔案職業的作用和價值充分發揮出來，已經成為目前檔案工作急需解決的問題之一。根據新時代背景下我國檔案職業改革與發展總體趨勢，急需建立一套具有較高標準嚴格規范的大數據檔案信息管理平臺，加快數字化檔案資源體系建設。為政府管理、企業運行、歷史傳承提供有力的專業管理手段。因此，本文針對在大數據時代背景下，當前我國檔案職業改革與發展方向，展開系統的分析和研究，為提高我國檔案職業整體管理水平貢獻一份力量。

關鍵詞：大數據 檔案職業 改革與發展

對于檔案職業而言，由于其具有一定的社會性，因此在開展檔案管理活動的過程中能夠充分發揮其自身具有的技能和知識，使社會大眾對檔案管理的需求和服務得到充分滿足。伴隨著我國社會大數據技術的快速發展，文化行業、經濟行業、政治領域都發生了翻天覆地的變化[1]。于是，研究檔案職業發展前景，改革管理模式，提升人員素質，發揮檔案資源價值，成為新時代促進檔案職業整體水平提升的關鍵。

一、開展檔案信息大數據管理研究

我國大部分檔案行政機關都設有專門的信息技術崗位和人員，由于這些工作人員具有豐富的專業知識和高水平管理技能，可以利用他們的專業優勢將其傳統的工作職能轉變為檔案信息技術大數據管理。根據新時代背景下我國檔案職業改革與發展總體趨勢，檔案數字信息化建設急需利用檔案管理人員和信息技術人員工作中積累的先進管理經驗，建立一套具有較高標準嚴格規范的大數據檔案信息管理平臺，加快數字化檔案資源體系建設。

按照“增量電子化”的要求，加強電子文件資源的收集和匯集整合，對電子文件形成、收集、鑒定、分類、編號、數字化翻拍錄入、電子歸檔到檔案移交、存儲、云平臺計算利用、備份等實行全過程管理，明確電子數據的歸檔范圍、保管期限、歸檔標準，能夠符合大數據計算和計算機系統使用的要求，最終實現歸檔大數據系統齊全完整、規范有序，實現電子檔案數據標準化、程序化、現代化應用。比如，在進行檔案資料利用時，檔案利用部門可通過登錄大數據平臺，通過輸入對應時間、文號、關鍵字段綜合查詢到想利用的檔案資料，從而使具有較高保存價值的各類文件以電子檔案的形式被有效利用，提高檔案查考利用價值，進一步促進檔案大數據資源廣泛應用的目標，從而改變檔案職業者繁瑣的人工管理，大大縮短工作時間，減輕工作壓力，提高檢索準確性，從而快速提升工作效率，使檔案職業綜合實力得到有效強化和提高[2]。

二、提高電子文件和電子檔案的認識

根據我國檔案職業改革與發展總體趨勢研究表明，電子文件和電子檔案是信息時代政府管理、企業運行、歷史傳承的重要載體，是國家的核心戰略資源，隨著互聯網、大數據、云計算、物聯網等技術的不斷崛起，電子文件和電子檔案日益成為國家治理和公共服務的重要手段。

2016年國家檔案局新修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》對電子文件和電子檔案的定義分別是：電子文件是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事物過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件[3]。

由定義可以看出，電子檔案與傳統載體檔案相比增加了電子屬性，故電子文件的歸檔既要遵循檔案管理的基本要求，還要符合電子環境下歸檔的特定程序和要求。首先，要明確電子文件數據的歸檔范圍、時間、程序、接口、格式要求;其次，辦理完畢的電子文件要及時歸檔;再次，電子文件及元數據應當同時歸檔，對文件材料門類、形成年度、保管期限元數據數量要進行清點、核實;第四，對電子文件的準確性、完整性、安全性和可用性進行鑒定;第五，存儲環境要基于安全的網絡和離線存儲介質。

三、加強大數據電子檔案職業保護措施

一是要提高對電子檔案信息工作的認識。加強大數據電子檔案管理意識，與相關檔案管理部門深度合作，積極組織技能培訓和崗位管理訓練，提高上層檔案職業管理者管理水平，增強檔案現代化意識，改變落后觀念，完善知識體系，使大數據電子檔案職業管理在工作中發揮重大作用，不斷推動大數據檔案信息體系更加完善[4]。

二是完善檔案管理的設施設備。尤其是軟件和硬件要共同完善，不斷創新。要購進與自身管理體系相對應的大型數據存儲設備，提高電子檔案信息的存儲量。并不斷完善其存儲功能，確保電子檔案信息利用的完整性和安全性。這樣不僅可以利用計算機存儲大量的檔案信息資料，節省了存儲空間，而且縮短了查詢信息的時間，減少了工作人員的工作量，還能夠做到精準查找利用，對提高檔案職業人員的檔案管理水平奠定了基礎。

三是加強電子檔案信息的保護措施。目前，我們普遍能接觸到電子信息的保護措施有以下的幾個方面：第一，在通過網絡技術和計算機技術進行電子檔案建立的過程中，必須建立健全電子檔案管理各項規章制度，明確了解電子檔案收集范圍，并且嚴格按照收集范圍和工作流程開展電子檔案收集、整理、傳輸、歸檔、利用工作。第二，結合實際情況創建一套具有較高安全性的網絡體系，對訪問者的身份進行嚴格識別認證，建立有效的防火墻，使一切來自網絡的違法操作行為受到限制。第三，檔案管理單位必須為電子檔案信息配備專業的存儲設備，使承載電子檔案信息的載體具有的較高的安全保障。

四、提高專業隊伍實力

隨著我國網絡和信息技術的快速發展，在大數據、云計算、人工智能的研究和應用日益深入的大環境下，人們對檔案工作的服務質量和工作標準越來越高，對高水平檔案職業管理人才需求越來越大。檔案管理部門必須加大對檔案職業人員觀念、專業、技能等方面的全面培訓，通過多種培訓方式從根本上提高檔案職業人員的職業素養，轉變工作現狀，提高工作效率[5]。具體應做好以下幾點：

第一，加強檔案職業人員熟練掌握計算機操作、數據庫儲存、數據搜集、數據分析、數據可視化等新技術應用的能力;第二，加強對原有檔案職業人員進一步培訓和教育的力度，使相關工作人員能夠充分學習和熟練應用各種檔案信息相關的新理論、新內容、新方法、新技術;第三，組織檔案職業人員進行檔案管理各項法律、法規、條例、市場經濟管理理論等知識的學習，明確了解各行各業在大數據時代背景下的發展方向和工作特點，進一步提高檔案職業者對各門類檔案數據信息收集、整理、利用的認識，提高檔案職業者對檔案管理工作發展前景的預見性[6]。

五、結語

綜上所述，根據上文對我國檔案職業整體改革與發展的有效途徑，展開的深入研究和系統分析，我們能夠明確了解，檔案職業作為一個對我國社會發展具有深遠影響的行業，不僅承擔著歷史再現和文化傳承的重要使命，而且，對社會價值的創造以及社會進步發展具有不可替代的作用。在大數據時代背景影響下，對檔案職業而言，雖然提出了更高更嚴格的要求，但是也帶來了更多的發展機遇。因此，檔案職業人員應該牢牢抓住這個機遇，采取各種行之有效的方式方法，全面提升自身素質和工作能力，優化檔案職業管理標準、制定科學的管理制度，有效彌補檔案職業在改革和發展過程中存在的不足之處，不斷完善大數據電子檔案信息管理的運行機制，使檔案職業整體管理能力得到有效提升，為我國新時代大數據檔案職業管理水平的提高打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]胡鴻杰.我國檔案機構改革與檔案職業發展[J].浙江檔案，2019，（05）：27-30.

[2]蔡麗錦.大數據環境下檔案職業發展的困境與突圍之道[J].蘭臺內外，2018，（11）：59-60.

[3]陳素娟.大數據時代的社會變革與檔案職業發展探析[J].辦公室業務，2018，（20）：113-114.

[4]王慶豐.淺談檔案管理工作的重要性[J].辦公室業務，2018，（20）：112.

[5]張江珊.以檔案職業人才需求為導向的UBC檔案學高等教育改革研究及啟示[J].北京檔案，2016，（10）：19-21.

[6]金瓊.大數據時代對檔案工作者的影響及應對措施[J].檔案天地，2016，（10）：36-38+45.

（作者單位：山東省濟南市章丘區婦幼保健院）