電子采購系統在企業的采購管理研究

胡代理

【摘要】目前，招標從魯布革電站引用已在多領域及多行業中得以廣泛應用，并逐漸應用至企業采購項目中。然而實際上，此制度在實際執行過程中尚存在部分問題亟待解決，如招標采購工作效率較低，將會嚴重影響招投標工作的實際開展。為改善此現象，引入電子采購系統尤為必要。本文首先對工程建設采購難點及引入此系統的必要性加以闡述，其次對電子采購系統予以介紹，最后對電子采購系統在管理中的應用展開研究，望借此可切實提高企業采購管理效率和合規性。

【關鍵詞】電子采購系統;企業;采購管理;合規

招標作為一類采購方式，現已在政府采購、工程建設、水利、鐵路及公路等行業中得以廣泛應用，針對保障工程建設質量及加快工程施工進度而言具備重要意義。當前，伴隨我國基建項目已進入高質量、高速發展時期，因此，對工程建設招標采購效率、合規也提出較高要求，對此需要對現有招標采購管理模式加以改進，故本文圍繞電子采購系統在企業的采購管理中的應用展開研究。

1、工程建設采購項目難點

招投標制度為現階段工程發承包的主要形式，廣泛應用至工程建設領域，特別在金融保險央企。招標采購為競爭性較強的采購方式，同時也為加快工程進度及確保工程建設質量的重要手段。實際上，現階段公開招標過程中仍存在招標過程繁多、復雜等問題，降低招標效率。一般情況下，合規的工程招標活動需經申請審批、公告、標書發放、資格審查及開評標、合同簽訂等十余個流程，招標過程時間漫長，一般為30d-90d間。針對建設項目而言，招標過程太過復雜且繁瑣，招標人內部審批流程涉及人員范圍廣、差旅移動、時間長，有的壓縮存在不合規隱患，導致招標工作效率難以提升，對工程建設造成影響。伴隨信息技術高速發展，信息技術已在社會各行業中得以廣泛應用，因此，借助電子采購系統的建立，整合招標流程，固化合規監督，以提高招投標工作效率、合規性具備現實意義。

2、電子采購系統介紹

2.1電子招標采購模塊設計簡介

電子招標采購參照《中華人民共和國招標法》等法律法規展開，并融合“互聯網+”招標采購行動【1】時代趨勢、企業招投標管理制度、行業專家經驗，完成常規成型的采購方式對應流程設計，所設計流程包括傳統模式線下的招投標采購全部業務流程，包括各審批環節的過程監督，此設計中信息技術、招標理念得以完美融合，且實現招投標全程的電子化運作、電子化管理、合規監督，參見圖1。

2.2電子競價采購探討

對于非招標方式下，電子競價即指借助互聯網技術的應用將拍賣技術、招標方式二者予以結合，運用在電子采購的競價運作【2】，為同拍賣競購相似的一類逆向行為。競價時，采購人員將競價標書發布于系統中，遵循事前設定的競價規則，展開競價。競價過程主要分為超時競價磋商、正式競價實施、競價執行三個階段，競價全程均為匿名競價，供應商僅能了解自身的排名信息，供應商為獲取有利排名，將會不斷調整自身報價，最終同中標條件相符的供應商中標。

2.3電子詢比價采購研討

詢比價即為貨比三家，借助比價、比質的方式選定供應商，此方式多適用于交涉簡單且采購金額較小的項目中。電子詢比價采購功能主要如下：一為公開詢價，即指將詢價函向全部供應商發送，征詢報價;二為邀請詢價。向具備合格資質的供應商詢價;三為談判報價。采購人員同供應商展開多次交談，對最終報價予以明確;四為線上比價。采購人員在線比對多家報價，從中選取適宜供應商，訂單草案初步形成;五為追蹤詢價過程，審批、采購人員可對詢價全程加以查看，如報價清單、談判記錄等;六為日志查詢，可借助系統查詢日志;七為訂單審批，談判完成后，提交訂單并審批。電子采購過程文件歸檔。

3、電子采購系統在管理中的應用

3.1提高采購管理效率細作合規流程

借助電子招標的應用可于線上完成授標、議標及標書發布等全部招標流程，借此除可對傳統招議標方式所提出的管理要求予以充分滿足外，還可實現采購人員工作負擔的大幅度緩解，工作效率得以提升，且采購周期顯著縮短、流程合規有記載。實際采購過程中，因定量外采物料無前期采購價格，故在傳統采購模式下，多為采購人員借助傳真、電話等方式完成物料詢價工作。比如詢價模式，不僅易產生失誤，且工作效率較低;但引入電子采購系統后，采購人員可借助此系統中所設計的電子比詢價功能，將詢價單同時發布至多個供應商，并設定回應時間，要求供應商需于制定時間內對物料或服務價格予以回應，借此推動采購人員采購效率的大幅提升，并可適當縮短采購周期，同時還可將人工操作失誤的產生降至較低。此外，電子采購系統可將全部招投標過程均存儲于數據庫內，以便日后查詢，也可為公司強化采購過程管理和合規監督提供支持。

3.2拓寬采購范圍規范信息拓展

企業物料或服務采購過程中，鋼筋等材料的價格易受市場和地域因素影響而產生頻繁波動，因此，采購人員須及時或不定期調整采購價格。因此類物料的招投標活動尤為頻繁，且在傳統招標模式下，要求招投標時，物料供應商須到現場，使得企業在選取合作供應商時，可選擇范圍較小，多數情況下，企業僅能選擇距離相對較近的物料供應商，市場競爭強度較低。而借助電子采購系統的引入，供應商在參與招投標時，無需到現場，可借助電子競價參與招投標活動，招投標時僅需進入線上虛擬現場即可，可為企業提供更多的物料供應商選擇，選擇范圍不再受限于附近供應商，規范與上級平臺信息聯通，規劃與爭取社會采購平臺信息互聯，還可在一定程度上擴大市場競爭范圍，推動良性市場競爭體系的形成。

3.3規范采購管理和信息披露

以往的招投標模式下，因招投標信息透明化程度不足，導致信息不對稱現象產生，致使在實際采購時，受人為因素影響較大，對采購工作的公平及公開進行造成影響。借助電子采購系統的引入，在招投標時，各供應商IP地址均可顯示于系統中，加之系統所設計的競爭環境均相同，以此實現采購工作透明度的大幅度提升，并可最大程度的避免人為因素所造成的影響，對采購工作公正、公平及公開的要求充分滿足，實現采購管理的進一步規范。

3.4防止市場不良行為減少采購成本

在采購過程中，借助電子競價采購機制的應用，可完成靜態報價向動態報價的轉換，且報價的全過程均在匿名環境下展開，并在公平環境下，允許同一供應商多次報價。報價時，供應商僅能掌握自身的報價排名情況。此報價模式下，供應商將會展開競爭性報價活動以提升自身排名，此模式的實施，可有助于采購方獲得最大化利益，實現采購成本的有效降低。

結語：

分析現階段招標采購情況可知，引入電子采購系統已為企業加強采購管理的必然需求，在經過近5年開發迭代應用，將電子采購系統應用至企業采購管理中，定期優化升級，有效提高了采購管理效率、拓寬采購范圍、規范采購管理、減少采購成本、過程合規，對企業加強采購管理而言發揮重要作用。

參考文獻：

[1][發改委等六部委]發改法規（2017）357號.關于印發《“互聯網+”招標采購行動方案（2017-2019年）》的通知

[2]《政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法》（財庫〔2014〕214號）