制造企業(yè)設(shè)備采購管理的信息化策略研究

●王 成

引言

一直以來，制造企業(yè)設(shè)備采購管理在企業(yè)中所受的重視度都不高，因此，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂，沒有統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的問題。還有些制造企業(yè)仍舊處于手工管理的階段。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，制造企業(yè)想要從市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就必須重視設(shè)備采購管理，積極促進(jìn)設(shè)備采購管理的信息化轉(zhuǎn)變。制造企業(yè)設(shè)備采購管理信息化發(fā)展就如同一場(chǎng)革命，是復(fù)雜而艱難的系統(tǒng)工程，牽涉的面十分廣，在信息化改革的過程中，既要保證設(shè)備的整體運(yùn)作正常，又要優(yōu)化企業(yè)設(shè)備采購量配置，其每一步都與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。本文基于此，研究制造企業(yè)設(shè)備采購管理的信息化策略。

一、制造企業(yè)設(shè)備采購管理流程

制造企業(yè)設(shè)備采購是為了保證設(shè)備的功能與質(zhì)量，以滿足制造生產(chǎn)需要，同時(shí)，對(duì)售后服務(wù)的保養(yǎng)維修能不斷對(duì)企業(yè)產(chǎn)生效益，最大限度的利用資源。

（一）制造企業(yè)設(shè)備采購管理評(píng)審流程、職責(zé)人與工作要求

（二）制造企業(yè)設(shè)備采購流程

以上就是一般制造企業(yè)的設(shè)備采購管理流程，大部分是通過紙質(zhì)表格或單一電子表格形式來處理的，這也是其存在的問題之一。除此之外還存在著一些其他的問題，制造企業(yè)設(shè)備采購管理信息化就是為了有效解決這些問題。

二、制造企業(yè)設(shè)備采購管理存在的問題

（一）采購觀念狹隘

一些制造企業(yè)并不能站在企業(yè)戰(zhàn)略高度理解設(shè)備采購管理的價(jià)值與重要性，只單單將設(shè)備采購看做設(shè)備的購買，覺得采購設(shè)備只是對(duì)設(shè)備進(jìn)行的更換與庫存的補(bǔ)充。甚至有些企業(yè)始終秉承著低價(jià)采購的原則，在采購的時(shí)候不重視設(shè)備的質(zhì)量。這些企業(yè)觀念的落后狹隘會(huì)給企業(yè)日常工作運(yùn)行埋下隱患。其問題主要分為兩方面：一方面，設(shè)備采購管理工作地位未上升到能推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略位置，效用發(fā)揮受限；另一方面，企業(yè)執(zhí)著的追求低價(jià)，不能全面地看待采購成本問題，以至于和供應(yīng)商之間的關(guān)系不緊密，無法建立穩(wěn)定的供應(yīng)鏈。

（二）采購模式落后

一部分制造企業(yè)并未實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購管理的信息化，因此存在采購模式落后、信息化程度不足等問題。這些企業(yè)在采購詢價(jià)和報(bào)價(jià)階段，其調(diào)研、考察，多方搜尋信息資料的方式基本都是親自去市場(chǎng)考察采購，收集相關(guān)采購信息，對(duì)電子信息化采購的利用率不高，無法使用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)來拓展采購渠道搜集各方價(jià)格信息，這一定程度上成為了采購成本控制的阻礙。除此之外，從上面的流程可以看出，設(shè)備采購從采購決策到采購實(shí)施，其各個(gè)環(huán)節(jié)都需要逐級(jí)進(jìn)行審批，無法科學(xué)利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來提高審批效率，以至于采購工作過程手續(xù)繁瑣，采購效率低。

（三）采購作業(yè)信息化覆蓋不全面

伴隨著采購管理要求的提升，采購作業(yè)的規(guī)范性要求也隨之提高。以往的采購流程中的申請(qǐng)計(jì)劃填表以及詢價(jià)、報(bào)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)的環(huán)節(jié)仍舊是依靠紙質(zhì)表格或單一電子表格來實(shí)現(xiàn)與處理的。在這過程中就可能出現(xiàn)管控不規(guī)范、采購填報(bào)信息不準(zhǔn)確、審批過程漫長(zhǎng)以及有效信息保存與重復(fù)利用困難等問題，從根本上來說，這就是采購作業(yè)信息化覆蓋不全面的問題。

（四）采購業(yè)務(wù)過程管理落后

首先，合同管理手段不先進(jìn)。制造企業(yè)合同審批手續(xù)過于復(fù)雜，且需要的時(shí)間也長(zhǎng)，合同履行過程中缺乏有效的統(tǒng)計(jì)與分析工具，難以就設(shè)備采購過程中的采購數(shù)據(jù)信息建立起業(yè)務(wù)分析系統(tǒng)，因此，不能給企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確可靠的采購信息數(shù)據(jù)。此外，由于信息化不足，各個(gè)采購環(huán)節(jié)之間的信息無法實(shí)現(xiàn)同步與共享，采購效率無法提升。其次，監(jiān)制環(huán)節(jié)全覆蓋困難。監(jiān)制環(huán)節(jié)包括了設(shè)備的制造工藝、工作人員以及設(shè)備的審查，是對(duì)設(shè)備制造過程的監(jiān)管，以及對(duì)后續(xù)包裝、儲(chǔ)運(yùn)等各方面的監(jiān)管。當(dāng)前制造企業(yè)的采購管理難以實(shí)現(xiàn)全覆蓋，因此無法構(gòu)建起科學(xué)有效的信息預(yù)警體系，無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控目標(biāo)。

（五）異地辦公難度大，供應(yīng)商管理不完善

首先，異地辦公難度大。項(xiàng)目管理人員是要經(jīng)常出差的，而許多業(yè)務(wù)管理都需要經(jīng)過審批這一流程，由于制造企業(yè)設(shè)備采購管理的信息化缺乏，使得許多業(yè)務(wù)無法按時(shí)完成，拉低采購效率。其二，供應(yīng)商管理不完善。一些制造企業(yè)在供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商維護(hù)以及再評(píng)價(jià)的這一過程中，尚未構(gòu)建起完善的動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制，因此，供應(yīng)商的分類管理與動(dòng)態(tài)更新功能受限，無法發(fā)揮其原有功能來有效降低企業(yè)采購成本，這也是企業(yè)設(shè)備采購管理存在的問題之一。

（六）物流管理信息化、智能化不足

企業(yè)設(shè)備采購管理工作在內(nèi)陸運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、海運(yùn)以及貨運(yùn)單據(jù)等步驟環(huán)節(jié)沒有實(shí)現(xiàn)信息化與智能化，因此阻礙了物流作業(yè)的質(zhì)量與效率。同時(shí)，物流管理信息化、智能化不足，也會(huì)導(dǎo)致有關(guān)的貨物信息無法有效采集和追蹤，影響物流運(yùn)輸過程的監(jiān)控。

三、制造企業(yè)設(shè)備采購管理信息化實(shí)施策略

（一）轉(zhuǎn)變采購觀念，建立信息化正確認(rèn)知

制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)從立足于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看待設(shè)備采購管理工作，從而轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立起正確的采購管理認(rèn)知，以此推動(dòng)采購管理的信息化創(chuàng)新，構(gòu)建起完善健全的采購管理體系。通過控制信息流、物流以及資金流，來建立起從供應(yīng)商、制造商、分銷商以及零售商到最終用戶的整體功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)模式，也就是建立起系統(tǒng)信息化的供應(yīng)鏈采購模式。除此之外，在推進(jìn)供應(yīng)鏈采購模式應(yīng)用的時(shí)候，也需要深入分析設(shè)備采購形式，嚴(yán)格把控設(shè)備采購管理風(fēng)險(xiǎn)。總的來說，就是要在轉(zhuǎn)變觀念的基礎(chǔ)上，制定信息化的采購管理模式，并健全采購管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，以此來捋順制造企業(yè)的采購管理關(guān)系，提高設(shè)備采購管理質(zhì)量，降低設(shè)備采購成本，實(shí)現(xiàn)制造企業(yè)利潤效益的最大化。

（二）從設(shè)備清單入手，制定項(xiàng)目采購計(jì)劃

在前期設(shè)備采購籌劃過程中，可以以設(shè)計(jì)部門提交的初步設(shè)計(jì)設(shè)備清單為基礎(chǔ)，依照總體項(xiàng)目計(jì)劃來制定采購的計(jì)劃，從設(shè)備清單內(nèi)挑選出具體的設(shè)備明晰數(shù)據(jù)，將其納入采購計(jì)劃文件包中。之后的催交計(jì)劃與檢驗(yàn)計(jì)劃也可以以此為參考，把采購計(jì)劃里的設(shè)備明晰數(shù)據(jù)納入計(jì)劃中，以此來細(xì)化采購計(jì)劃中的各個(gè)步驟。

（三）將信息化理念貫徹于采購業(yè)務(wù)整體過程

1.在采買管理這一模塊中，可以通過招標(biāo)與非招標(biāo)的方式來落實(shí)最終供應(yīng)商，之后根據(jù)各種特征值的設(shè)置將所購買設(shè)備的價(jià)格信息記錄下來，并且同步上傳到價(jià)格信息系統(tǒng)中。同時(shí)，依靠分類、篩選等收單構(gòu)建起相應(yīng)的設(shè)備備件庫。

2.在合同管理這一模塊中，在評(píng)審與簽訂完合同之后，構(gòu)建起完整的合同臺(tái)賬，以此來監(jiān)控合同的履行狀況。并依照嚴(yán)格的流程來完成合同支付工作，依靠數(shù)據(jù)歸集把費(fèi)用資源加載到P6（項(xiàng)目管理軟件）里，以數(shù)據(jù)接口給采購業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的相結(jié)合提供支持。

3.在監(jiān)制這一模塊中，設(shè)備進(jìn)度臺(tái)賬與檢驗(yàn)臺(tái)賬的建立能使監(jiān)管工作內(nèi)容變得更加明確細(xì)致。在進(jìn)度控制這一方面，依靠各種接口就能夠從多方獲取實(shí)施進(jìn)度數(shù)據(jù)，然后通過分析與統(tǒng)計(jì)把進(jìn)度資源加載到P6（項(xiàng)目管理軟件）里。在質(zhì)量控制這一方面，也能從多方獲取質(zhì)量問題的有關(guān)信息，通過分類與統(tǒng)計(jì)來進(jìn)行質(zhì)量問題的反饋。

4.在物流管理這一模塊中，最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)就是設(shè)備清單。企業(yè)可以以此為基礎(chǔ)，建立貨物發(fā)運(yùn)批次與貨運(yùn)清單，并且將貨物數(shù)據(jù)信息歸集成為貨運(yùn)單據(jù)，用于出入庫、報(bào)關(guān)、海運(yùn)等環(huán)節(jié)。

（四）實(shí)現(xiàn)辦公管理的移動(dòng)化

制造企業(yè)可以利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，依靠手機(jī)、平板等智能移動(dòng)終端APP，來實(shí)現(xiàn)辦公管理的移動(dòng)化。設(shè)備采購管理負(fù)責(zé)人員可以利用APP來查閱各項(xiàng)待辦工作，以及查看相關(guān)采購統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，接收郵件與查閱附件，在線瀏覽需要審批的工作并完成其職責(zé)范圍內(nèi)的審批，實(shí)現(xiàn)采購流程的在線審批。同時(shí)，監(jiān)制工程師也可以通過移動(dòng)終端APP來實(shí)現(xiàn)進(jìn)度的實(shí)報(bào)，并且及時(shí)上報(bào)反饋存在的質(zhì)量問題，將監(jiān)制過程中拍下的照片、視頻的等數(shù)據(jù)資料上傳。除此之外，供應(yīng)商也有相對(duì)應(yīng)的APP入口，其可以通過移動(dòng)終端APP來參與到設(shè)備采購招投標(biāo)的過程中，在線進(jìn)行報(bào)價(jià)，并可隨時(shí)查詢其中標(biāo)的情況。還可以將其現(xiàn)實(shí)工作中的制造進(jìn)度與相關(guān)支持材料上報(bào)給設(shè)備采購的制造企業(yè)。

（五）物流管理智能信息化

物流網(wǎng)、地理信息通與商業(yè)智能等新型信息技術(shù)為制造企業(yè)的采購管理信息化提供了支持，能有效提升企業(yè)信息采集與綜合決策等工作的效率。此外，利用這些信息技術(shù)，可以構(gòu)建起貨物信息采集系統(tǒng)、條碼自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)與貨物自動(dòng)跟蹤系統(tǒng)等，便于物流信息的實(shí)時(shí)采集和追蹤。信息化技術(shù)使用能提升整體物流過程管理效率與監(jiān)控質(zhì)量，并促使其變得智能化、透明化。

在設(shè)備發(fā)貨運(yùn)輸之前，供應(yīng)商可以通過授權(quán)入口，把貨物數(shù)據(jù)錄入到物流管理模塊中，使設(shè)備采購制造企業(yè)能夠完成貨物數(shù)據(jù)的采集，為后續(xù)流程中貨物運(yùn)輸?shù)牟樵儭⒇涍\(yùn)單據(jù)編制等一系列工作提供數(shù)據(jù)信息方面的支持。此外，在運(yùn)輸?shù)闹匾?jié)點(diǎn)利用條碼系統(tǒng)來采集與追蹤物流信息，這是項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)依照倉儲(chǔ)計(jì)劃給儲(chǔ)存、出入庫等加速與提供便利的手段之一。此外，制造企業(yè)也可以在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行貨物狀況的實(shí)施查詢與了解。

四、結(jié)語

總而言之，制造企業(yè)設(shè)備采購管理的信息化，是對(duì)原有采購管理流程的重新梳理與完善，在傳統(tǒng)設(shè)備采購管理模式基礎(chǔ)上進(jìn)行了現(xiàn)代化改革創(chuàng)新，數(shù)據(jù)替代了經(jīng)驗(yàn)，連續(xù)替代了離散，智能替代了人工。制造企業(yè)設(shè)備采購管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)采購信息的充分共享，授權(quán)范圍內(nèi)，企業(yè)部門內(nèi)部、其他部門以及供貨商都可以自由使用采購信息數(shù)據(jù)，這為決策者提供了準(zhǔn)確科學(xué)的數(shù)據(jù)支撐。歸根結(jié)底，制造企業(yè)設(shè)備采購信息化策略實(shí)施，是精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)，也是傳統(tǒng)企業(yè)的創(chuàng)新突破，能促使制造企業(yè)發(fā)展得更好、更快、更強(qiáng)。