高校試劑信息化管理初探

王洋洋， 張志強， 黃 凱， 周勇義， 劉克新

（北京大學實驗室與設備管理部，北京100871）

0 引 言

實驗室是高校實現教學、科研和人才培養的重要基礎設施，試劑是進行實驗活動必不可少的物資，高校試劑采購和使用量巨大，沒有固定的使用周期或使用周期較短，對試劑采購和存放使用的數據追蹤和有效管理成為管理工作的重點和難點。由于高校和科研院所教學科研工作涉及各個領域，相關工作中涉及的試劑種類繁多且絕大多數都會對人體、設施、環境及公共安全產生不同程度的危害，因此試劑管理是實驗室安全管理的重中之重［1-4］。

傳統的試劑管理方式有以下不足之處［5-7］：① 無法準確掌握試劑購買、使用及存量信息。普通試劑采購由院系審批，實驗室自行采購完成，試劑使用登記由實驗室自行管理，存量信息由實驗室掌握，學校缺乏獲得試劑采購、存量信息的實時性能力；② 對試劑產品采購源頭控制不足。由于各試劑供貨商是各實驗室自己聯系，缺乏對供貨商的資質、所供貨物質量、價格、服務能力的掌握和控制；③難以實現對試劑信息的全程追蹤和有效的統計分析。各實驗室對試劑管理的要求不同，有些實驗室要求試劑進入實驗室后首先建立臺賬信息，記錄試劑的名稱、購買量、供貨商、試劑存放位置等基本信息，并要求參與實驗的師生詳細記錄實驗過程中試劑使用量和剩余量，而有些實驗室的相應數據不做嚴格要求。相關詳細記錄通過紙質記錄本記錄，保存時間短，難以形成有效的統計分析數據。④師生員工對于試劑使用的安全風險意識不足，尤其是易制毒、易制爆、麻醉藥品和精神藥品等管控試劑，在一些師生的觀念里認為常用試劑沒什么危害，沒有引起足夠的重視。

在實驗室日常教學、科研活動中，試劑采購和使用的數量較多，金額巨大，傳統的試劑管理無法滿足準確性、高效性、臺賬信息長期保存等要求，信息化方式成為試劑管理的必然趨勢［8-11］。我校充分利用信息化資源，通過構建試劑管理平臺，從試劑數據源頭控制，從試劑安全管理、采購管理、臺賬管理多個角度提升試劑管理能力，為實驗室教學科研工作提供保障。

圖1 管控試劑產品標識

1 試劑安全管理多維化

為提升試劑安全管理水平，借助試劑管理平臺，形成了宣傳教育結合在線審批的多種業務管理形式，主要包含以下幾方面：

（1）我校試劑管理平臺根據試劑的危險管理級別將試劑分為管控試劑和普通試劑。為嚴格規范管控試劑入口，通過CAS號［12］匹配試劑產品數據，在試劑產品列表頁面自動標注管控品類別，比如硫酸，會標注“易制毒”標識，提醒用戶擬選購試劑為易制毒管控試劑，見圖1，管控試劑數據匹配依據“易制毒化學品管理條例及目錄”“易制爆化學品名錄”“麻醉藥品和精神藥品管理條例”。

（2）在管控試劑詳細頁面通過MSDS［13-14］標簽頁，將管控試劑的成分、危險性、急救措施、消防措施、泄漏應急處理等詳細信息進行說明，MSDS對于避免化學試劑的職業危害、預防事故的發生、減少化學試劑對環境的影響，具有極其重要的意義。加強實驗室人員對MSDS的認識、推廣和普及，可提高化學試劑安全管理能力，有效預防和減少化學試劑安全事故［15］。

（3）如果用戶準備購買普通試劑，確認訂單后，系統將訂單推送給供貨商，而管控試劑訂單不會直接推送給供貨商，需要先通過課題組、院系、校級3級審批。例如學生A需要購買易制毒試劑，首先由課題組負責人或負責人授權的課題組成員審批，確認本課題組確實需要該試劑，審批通過后由院系審批，院系審批通過再由學校保衛部審批，管控試劑申請單上需要寫明收貨地址、使用管控試劑用途、使用頻次、看管人員信息，同時需要認可領用單位聲明，列出本實驗室對管控試劑的管理制度和安全防護措施等。3級審批通過后，管控試劑訂單由系統推送給供貨商。

（4）無論提供普通試劑還是管控試劑，可以在試劑管理平臺上供應試劑產品的供貨商都要通過資質審核、代理產品審核，管控試劑供貨商還需要通過危險化學品供應資質審核。對于試劑供貨商上傳的試劑產品基礎數據，試劑管理平臺也提供模板，確保上傳數據符合行業規范和平臺要求，從數據源頭進行控制，為試劑使用安全提供保障。試劑管理平臺統一對所有在平臺上供應試劑的供貨商提供的產品、服務、價格等進行監督，鼓勵老師推薦產品好、服務好、價格合理的供貨商參與平臺供貨。

（5）劇毒化學品的使用安全管理要求更高，首先劇毒化學品只能存放在試劑庫，劇毒品使用需要在試劑管理平臺預約，由2位劇毒品管理人員送上門，使用后記錄使用量，由2位劇毒品管理人員將試劑拿回到試劑庫。

2 試劑采購管理規范化

試劑管理過程中，采購管理是非常重要的一個環節，由于試劑種類繁多，采購數量巨大，規范化采購流程與采購數據，直接影響試劑管理的整體水平，試劑管理平臺針對試劑管理采用如下規范化方式：

（1）用戶身份確認。為保證試劑采購數據的可追蹤性，首先需要對采購用戶身份進行認證，試劑管理平臺通過學校統一認證登錄［16］和以課題組為基本單元組織用戶的方式進行身份確認。統一認證登錄是指學校師生通過職工號或學號和校園門戶密碼登錄試劑管理平臺，平臺通過統一身份認證接口獲得用戶基本信息，包括所屬院系、學生／教師身份等。通過統一身份認證的方式，每一條通過試劑管理平臺采購的試劑數據都可以準確記錄下采購人信息。

（2）以課題組為基本單元的用戶管理體系。在采購前需要先建立課題組，課題組是試劑采購過程中用戶管理的基本組成單元，教師可以申請建立課題組，院系審核申請用戶是否有建立資格，每個課題組有一個課題組負責人，課題組下有科研秘書、采購員、學生等課題組成員角色，可以通過課題組負責人授權或者由成員申請加入課題組。每一個系統用戶只能做一個課題組的負責人，同時每一個系統用戶可以同時作為多個課題組的成員。不同角色具有不同的使用權限。課題組負責人擁有本課題組的全部采購、管理功能，負責人授權的科研秘書角色擁有除本課題組人員管理功能外的其他全部采購、管理功能。采購員擁有除財務管理、人員管理、課題管理外的全部采購、管理功能，學生角色比采購員少了提交訂單的功能。采購員和學生角色僅可查詢自己的個人訂單，而負責人和科研秘書角色可以查詢整個課題組的試劑訂單，見圖2。采用課題組為基本用戶單元的優點是便于日常采購管理和財務結算，使每個參與采購的成員使用自身角色的基本功能，加強系統的訪問控制能力。

圖2 系統角色對應權限

（3）創新財務結算。通過試劑管理平臺購買試劑的一個突出的優點和創新點是財務統一結算，即每月約定時間推送1個月之前的結賬單，課題組和供貨商確認后，供貨商提供發票并錄入發票信息、上傳發票照片，試劑管理平臺統一生成結賬單，由學校財務向供貨商匯款。通過這種方式可以大幅度降低老師、學校財務、供貨商結賬操作的工作量。比如原來有100個課題組在某個結賬周期內從A供貨商處購買試劑，學校財務需要向A供貨商匯款100次，A供貨商需要向學校提供100張不同金額的發票，而按照當前處理流程，學校僅需向A供貨商匯款1次，A供貨商僅需向學校提供1張發票。如果是100個課題組分別在100個供貨商處購買試劑，工作量從10 000降低到100次。對于教師，通過試劑管理平臺選擇課題卡賬號并確認結賬單完成結賬操作，減少課題組財務報銷的環節；學校財務可大幅度降低學校對供貨商的匯款次數；供貨商亦可以大量減少提供發票次數和數量并更快速獲得貨款。財務統一結算方式是通過信息化方式提高工作效率和工作效果的典型代表。

實現財務統一結算使用了實時凍結賬戶金額的方式，為什么不采用結算時扣款而采用實時凍結賬戶金額？平臺采用實時凍結賬戶金額的方式，而不是在結賬時直接扣款，主要考慮到用戶不會時刻關注自己賬戶里的余額，而賬戶余額很可能在一個結賬周期內因為購買其他實驗室物資被使用，這就有可能引起在購買試劑時賬戶金額充足，而結賬時賬戶余額不足無法結賬的情況，導致無法按期全額結賬。實時凍結賬戶金額后，雖然沒有真正將賬戶金額扣除，但購買試劑的賬戶金額已經被凍結，不會被其他原因花費，保證從購買試劑到結賬單推送這個時間間隔內已經購買的試劑有充足的賬戶余額付款。

（4）二維碼掃描確認收貨。用戶收貨時通過掃描收貨單上的二維碼，系統自動識別用戶身份，用戶簽字確認收貨，完成收貨環節。

3 試劑臺賬管理高效化

由于試劑的特殊性，存量隨著使用逐漸改變，如需準確掌握存量信息，需要提高試劑臺賬、使用量的記錄效率，讓購買試劑、使用試劑的師生登記臺賬信息、記錄試劑使用量快捷方便。

通過試劑管理平臺可以對試劑使用情況進行詳細記錄。首先，每個課題組可對應若干實驗室房間，然后，在實驗室房間自定義存儲單元，自定義存儲單元分為2級，包含實驗室房間在內，共分為3級，用戶可以自行選擇試劑最終存放位置到第1級，第2級或是第3級。如果存放位置到第3級，記錄較詳細，可以清晰地定位試劑所在位置，如果存放位置到第1級，節省了日常管理記錄的工作，但在確定試劑具體位置時需要花費更多時間。用戶完成試劑采購后，將試劑臺賬信息導入本課題組庫存，對應到具體的存儲單元，方便本人及課題組其他人員了解試劑的存量和存放位置。

日常使用試劑后，使用人員點擊所用試劑，記錄本次使用劑量，系統自動記錄剩余量和使用人，操作便捷，記錄長期有效，方便查詢和統計分析。

除正常使用外，有時實驗室購買整瓶試劑，使用部分后，剩余試劑長期閑置，既浪費又有安全風險，試劑管理平臺支持試劑調劑共享，促進長期閑置試劑的消耗。如果廢舊試劑無人使用，試劑管理平臺支持用戶填寫廢舊回收單，清理試劑庫存，使實驗室環境更加整潔安全。

4 結 語

通過試劑管理平臺信息化系統的構建，補充了傳統試劑管理方式的不足之處，提升了實驗室試劑資產信息收集能力，從審批、購買到使用、處置，課題組負責人，院系級和校級管理人員都可以及時獲得試劑相關信息并開展統計分析；通過學校對試劑供貨商的嚴格篩選，尤其是管控試劑供貨商的資質審核，以及規范管理，提高了供貨商的整體水平，保障了試劑產品的質量和服務，同時降低了貨品價格；財務統一結算功能同時減少了師生、財務人員、供貨商的工作量，是信息化提升試劑管理能力的有效方式；管控試劑的在線宣傳教育以及在線審批等管理方式的建立，提升了師生使用試劑的安全意識，提高了師生和實驗室級安全管理人員應急處理與安全管理能力，為院系和學校建立了管控試劑全程可追溯數據鏈。目前，學校已經使用二維碼掃描方式確認收貨，為了進一步提升試劑臺賬數據收集能力，將實現通過手機APP掃碼記錄臺賬的便捷方式，未來通過不斷挖掘試劑管理需求，通過信息化方式全面提升試劑管理水平。