基于信息化背景的事業單位財務檔案管理新思路

摘 要：隨著信息化水平的提高，事業單位財務檔案管理機制也愈加被人們所重視。從確立信息化財務檔案管理理念、完善信息化財務檔案管理制度、提升財務檔案管理人員的素質和健全財務檔案管理信息系統四方面，對財務檔案管理的思路進行簡要的說明，以期能夠給有關單位帶來啟發。

關鍵詞：信息化;財務檔案管理;事業單位

中圖分類號：G278? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）10-0185-02

引言

在信息化的背景下，相關從業人員想要更好地完成事業單位的財務檔案管理工作，就必須切實保障賬目的清晰、完整。電子檔案具有成本低、效率高、對環境要求小等特性，逐漸取代了原有的紙質檔案，成為現階段事業單位財務檔案管理的主流。

一、確立信息化財務檔案管理理念

相較于傳統的檔案，電子檔案可以統一記錄所有信息資料，并能夠對其進行備份，避免了資料的丟失，保證資料的完整性，而且，電子財務檔案的查閱可以不受時間和空間的限制，資料經過統一的管理，可以使檔案的交流共享變得更加簡單，從而提高資料的再利用率。

部分事業單位具體財務檔案管理工作中，管理人員缺乏管理的明確性和完整性，沒有充分認識到財務檔案管理的重要性，依舊采用傳統的手工記錄紙質財務檔案。事業單位要想加強檔案管理工作，實現財務檔案管理的信息化，就必須加強信息化管理的理念，從傳統檔案管理的理念轉向信息化檔案管理。事業單位的領導需要了解并認可信息技術能夠提高檔案管理工作的效率，從而加大對檔案管理工作的投資力度，保障管理所需的硬件設施，通過加大對信息化財務檔案管理及數據庫開發的力度，逐步實現單位內財務檔案管理的信息化。

二、完善信息化財務檔案管理制度

制度是開展一切管理行為的前提，事業單位財務檔案管理是一項嚴肅的工作，關系著單位的未來發展。近年來，事業單位的規模在日益擴大，相關的財務檔案也在不斷增加，因此，必須要健全電子化財務檔案管理機制，從而提升事業單位的管理水平。

為了完善信息化財務檔案管理制度，保證各項工作的順利展開，從業人員需要將信息化與檔案管理結合起來，對原有的制度進行必要的優化和改善，從而促進單位檔案管理水平的提升。首先，事業單位必須明確電子化財務檔案管理的流程，推動檔案管理的標準化、統一化與專業化，明確檔案的利用、查閱、移交、歸檔、整理等內容標準，優化資源配置，減少管理成本。其次，單位要對檔案存儲進行規定，確保檔案可以統一管理、錄入和處理，將檔案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，確定不同年限的檔案中包含的財務決策、財務賬簿、財務憑證等信息，對文字檔案可以采用DOCX格式，圖片檔案采用PDF格式，表格檔案采用XLSX格式等。再次，單位需要明確規定電子檔案的各項規章制度，我國出臺的《中華人民共和國檔案法》主要是針對紙質檔案，事業單位應當按照自身的需求，針對電子檔案制定如《電子財務檔案的移交與接收管理辦法》《電子財務檔案工作考評辦法》等檔案管理制度，確保各項工作有章可依，有據可循，指導并規范日常檔案管理行為方式。最后，事業單位需要制定崗位管理制度，明確檔案管理責任考核及獎懲機制，通過規范管理工作人員的行為態度，形成自上而下的管理體系，確保檔案的管理科學有效、安全合理。

三、提升財務檔案管理人員的素質

財務檔案與事業單位健康穩定發展有著密切的關系，財務檔案管理涉及的數據比較多，范圍也比較廣，管理人員的工作水平、業務能力等綜合素質對管理有著巨大的影響。現階段部分事業單位財務檔案管理人員信息操作水平低，導致單位啟用信息化管理后，工作效率不升反降，不能將電子財務檔案的優勢體現出來。

要想切實保證各項管理工作的有序開展，事業單位要注意提升管理人員的素質水平，事業單位領導要高度重視人才的培養，構建一支能力強、水平高、素質好的現代化管理隊伍。要迎合信息化時代的發展，需要管理人員具備較強的綜合業務水平，明確檔案管理的內容和相關流程，掌握設備的使用方法。積極從社會吸納素質高、專業性強的財務管理人才，依照檔案管理的需要，學習先進的管理培訓技術，分層次分階段的培訓檔案管理人員，組織現有人員進行專業培訓。比如，單位可以訂閱《中國檔案報》要求員工按時閱借鑒上面的管理經驗，聘請專家為員工介紹其工作經驗，加強員工道德素質、檔案管理、信息技術、業務技能等能力，將培訓結果與員工績效掛鉤，調動員工培訓的積極性[1]。

四、健全財務檔案管理信息系統

基于信息化的背景，財務檔案管理在向數字化網絡化方向發展，事業單位需要認識到應用現代化信息設備開展財務檔案管理的好處，鼓勵管理人員應用設備提升工作效率。事業單位領導要認識到財務檔案管理信息化的重要性，加大資金資源的投入，購入先進的信息設備，對管理設備進行更新換代，為財務管理工作提供硬件支持。在采購過程中，采購人員需加強與管理人員之間的聯系，確保采購的設備滿足管理工作的實際需要。

信息技術現已應用于人類生活的各個方面，人們對其依賴性也日益加深，但信息技術具有較強的開放性，對網絡安全造成了一定的影響。對此，事業單位在應用電子財務檔案的同時，必須健全財務檔案管理安全系統，因為，財務檔案記錄著事業單位活動，關系著一個單位的發展，如果發生損毀或信息泄露，會對單位造成巨大的影響。信息化背景下，電子財務檔案雖然能夠為檔案管理帶來便利，但檔案的價值體現在其真實完整以及原始，由于互聯網上存在著大量的木馬病毒等程序，容易使電子檔案在傳輸中發生損毀泄密。對此，事業單位要進一步加強安保意識，做好安全防護和事后應急措施，首先，財務檔案管理將訪問權限、數字加密傳輸、電子水印等技術綜合利用起來，提升檔案管理的安全性。其次，管理人員需要具有具體的網絡安全意識，按照流程進行規范法操作，嚴禁外部設備連入，避免因人為因素導致電子財務檔案的損壞。在檔案管理的過程中可以利用云存儲技術，對電子檔單自動備份，防止傳輸過程中信息出現亂碼、數據部分丟失、損毀等狀況。再次，檔案管理部門要定期組織專業人員更新設備的殺毒軟件，對木馬病毒等進行查殺。最后，制定電子檔案調閱制度，在單位內加強網絡安全的宣傳，確保全員具備網絡安全意識[2]。

結語

傳統的檔案管理工作簡單，但操作煩瑣，信息量大，出錯率高，消耗的時間長。而電子檔案可以利用設備處理簡單重復的工作，提高了效率，減少了出錯率，降低了人工成本，因此受到了廣泛的歡迎。

參考文獻：

[1]? 陳鶴.信息化背景下加強事業單位財務檔案管理構想[J].黑龍江科學，2019，（17）：114-115.

[2]? 趙巖.數字信息化背景下事業單位檔案管理模式的創新[J].信息記錄材料，2019，（9）：72-73.

收稿日期：2019-12-28

作者簡介：馬蘭（1962-），女，山東青島人，高級會計師，從事財務會計與財務檔案管理研究。