互聯網+檔案管理方案在醫院檔案管理中的應用及其效果分析

杜曉蓉

（江蘇常熟市第一人民醫院 黨政辦，江蘇 常熟 215500）

0 引言

隨著人們對健康重視度不斷提高，生活環境多樣性惡化，疾病發病率顯著提高，于醫院就診的患者不斷增加，加之醫療福利的推廣，醫療機構的完善，醫院檔案管理工作強度較大[1]。醫院檔案管理涉及的資料類別較多、綜合性較強、內容多樣化，業務檔案管理難度較大；作為醫院基礎管理重要組成部分，檔案管理質量直接關系醫療機構工作質量高度，對醫院長遠發展具有重要影響。隨著互聯網技術不斷推廣，計算機管理模式被引入到醫療管理層面，結合醫院檔案的需求，可有效簡化常規檔案管理弊端，提高醫院檔案管理的時效性及綜合質量，于根本上消除傳統紙質檔案管理的弊端，提高醫院檔案管理的合理化[2]。為了探究互聯網檔案管理模式于醫院管理中的應用效果，特于筆者醫院實施平行比對，執行如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料。本課題研究指標采集于2018 年5 月至2019年5 月，為醫院檔案管理中的120 份檔案管理方案，依據不同入檔時間均分2 組，對照組分60 份檔案管理方案，沿用常規檔案管理模式進行處理；研究組60 份檔案管理方案，于傳統管理模式上引入互聯網+技術實施管理。對照組60 份資料中6 份文書檔案、8 份科技檔案、10 份病歷檔案、8 份聲像檔案、11 份會計檔案，17 份人事檔案；研究組60 份資料中8 份文書檔案、8 份科技檔案、11 份病歷檔案、9 份聲像檔案、9 份會計檔案，15 份人事檔案；客觀將2 組檔案管理方案進行統計學比對，結果差異均衡，具有比對價值（P＞0.05）。納入標準：①本課題收集的120 份檔案管理方案涉及的人員均對研究項目知情，同意將資料用作客觀比對，并于觀察前簽署授權書；②均符合檔案管理要求；③課題涉及的檔案管理人員均為同一小組。排除標準：①檔案資料缺失；②涉及私密的檔案資料，檔案相關人員不同意參與研究。

1.2 方法。對照組60 份檔案管理方案沿用傳統檔案管理模式，由醫院檔案管理小組針對檔案的分類實施處理；研究組60 份檔案管理方案于常規的基礎上引入互聯網+技術實施分類管理，按照互聯網檔案管理流程（PDCA）進行處理：①P：即為Plan（計劃），于檔案管理主管的引導下，檔案室明確其相關檔案的規章制度內容及制定，并明確其收錄檔案的范圍及分類標準；同時需明確不同檔案具體整理內容、目的及歸檔截止時間等情況。②D：即為DO（實施），相關檔案室輔助的兼職檔案人員對科室內的相關文件進行匯總及收集，按照檔案分類等整理標準要求進行排序分類，明確各個文件的歸屬范疇及類別，針對個別缺失的文件及時進行查補；聯系相關科室補充并完善相關文件，符合檔案歸檔需求；并于最終截止時間將相關文件進行上交匯總。③C：即為Check（審核），由專職檔案人員對各相關科室上交的的材料進行規范、仔細、完整、及時的審核，對各個科室上交的材料均進行監管，審核其確定分類，并對審核結果進行統計分析，及時制成報告進行匯報，針對各科室存在的不合理情況進行指出；加強各科室兼職檔案人員崗位內持續教育情況，于實踐中不斷明確自身的優缺點，持續提高自身綜合素質。④A：即為Action（行動），每個相關科室開展責任制度，當管理檔案出現整理不合理、資料不完善等情況，聯動相關科室，及時進行補充及整改；加強醫院及上級監管制度，針對存在檔案管理不合格情況實施懲戒通報，追加責任人；針對檔案管理優秀的人員及時表揚，營造良好的工作氛圍；提高工作人員積極性[3-4]。

1.3 評價標準

（1）采用百分制對每個檔案管理的正確情況進行評估，80 分及以上為正確范疇，50-80 分之間為及格范疇，50 分以下為不及格范疇，統計比對兩組檔案管理正確率，正確率=正確占比+及格占比。

（2）對檔案管理5 名人員進行問卷調研，針對兩種檔案管理方案中管理時效性、工作強度、管理流程及管理質量等維度進行評估，評分分數與滿意情況呈正比。

1.4 統計學分析。統計學軟件SPSS 23.0 版本進行所得數據客觀分析，正確率采用（%）表達，組間樣本χ2檢驗，各維度滿意評分采用表達，組間樣本t 檢驗，P＜0.05 作為統計學差異基礎表達。

2 結果

2.1 兩組檔案正確管理情況比對。研究組檔案管理優于對照組檔案管理，組間差異顯著（P＜0.05），見表1。

表1 兩組檔案正確管理情況比對（n，%）

2.2 檔案管理人員對兩種管理模式滿意情況比對。檔案管理人員對研究組管理時效性、工作強度、管理流程及管理質量等維度的評分均高于對照組管理模式同維度評分，組間差異顯著（P＜0.05），見表2。

表2 檔案管理人員對兩種管理模式滿意情況比對，分）

表2 檔案管理人員對兩種管理模式滿意情況比對，分）

組別 n 管理時效性 工作強度 管理流程 管理質量研究組 5 88.47±9.41 90.17±9.98 86.05±8.75 89.53±9.42對照組 5 67.19±8.14 73.25±8.35 66.17±7.95 70.42±7.28 t - 13.248 10.072 11.008 9.862 P - 0.000 0.000 0.000 0.000

3 討論

醫院檔案管理以文件、圖表、工作記錄、音像及文書等資料及獎杯、證書、獎章等實物資料等為主的綜合實體管理制度，涉及的內容及分類較多，業務檔案管理難度較大。醫院檔案管理作為醫院歷史及文化的實物載體，對醫院長遠發展具有直接影響，開展有序、高效的管理制度具有重要探究意義[5]。傳統管理模式對人力的依賴性較大，主觀能動性的影響較大，業務檔案管理質量存在差異[6]。互聯網+模式的引入，借助計算機網絡化技術，優化管理流程，為檔案管理提供技術支持，聯動相關科室及檔案室，實施反饋檔案管理問題，優化檔案管理時效性，于短時間內對檔案資料進行正確、完整、及時的處理，減少不及格檔案情況，符合高速發展的醫療事業需求[7]。

本研究表明，研究組檔案管理正確率高于對照組，檔案管理人員對研究組管理時效性、工作強度、管理流程及管理質量等維度的評分均高于對照組管理模式同維度評分；上述數據表明，互聯網+管理模式積極拓寬信息來源途徑及管理渠道，借助自動歸檔、實時存儲、實時調取、數據匯總及高效篩查等模式，優化管理模式，臨床應用價值較高。

綜上所述，于醫院檔案管理中引入互聯網+檔案管理方案，借助計算機網絡管理優勢，提高檔案管理時效性，簡化管理流程，優化有限的醫療資源，可于臨床推廣實施。