地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理數(shù)字信息化創(chuàng)新應(yīng)用

朱玥

【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷完善，越來(lái)越多的單位開(kāi)始建設(shè)數(shù)字信息化平臺(tái)，以求提高自身的服務(wù)水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。為強(qiáng)調(diào)數(shù)字信息化的應(yīng)用，本文主要從地質(zhì)部門(mén)的角度來(lái)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)內(nèi)容做出分析，希望可以不斷提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字信息化;地質(zhì)部門(mén);人事檔案管理

人事檔案主要是由人事部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用員工的工作活動(dòng)中所形成的，用于記錄員工個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及獎(jiǎng)罰等方面的原始資料。可以說(shuō)，人事檔案不僅是對(duì)員工真實(shí)情況的一種客觀反映，而且成了用人單位評(píng)價(jià)員工能力和素養(yǎng)的重要標(biāo)準(zhǔn)。從地質(zhì)部門(mén)角度來(lái)看，因?yàn)閱挝恍再|(zhì)的特殊性，傳統(tǒng)人事檔案管理工作一直存在信息化程度和檔案資料利用率不高的問(wèn)題，加上近些年人事制度的不斷改革，使得人事檔案管理的范圍和難度都有所加大。因此，為幫助人事檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，需要強(qiáng)調(diào)數(shù)字信息化在地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理中的應(yīng)用，這樣才能更好地助力于人力資源管理工作的開(kāi)展。

一、人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)

（一）存儲(chǔ)方便。傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙張為載體，其一方面存在占用空間大的特點(diǎn)，另一方面紙張的耐久性往往取決于外界環(huán)境的影響，比如溫度、濕度、老鼠、蟲(chóng)子等，都可能造成檔案資料的缺損。反觀數(shù)字信息化時(shí)代的人事檔案資料，其大多以數(shù)字化的方式來(lái)進(jìn)行存檔，這樣不僅可以有效規(guī)避外界環(huán)境的腐蝕侵害，而且便于后續(xù)對(duì)檔案信息的保管和查詢(xún)。

（二）提高檔案管理工作效率。檔案管理工作流程較多，過(guò)多的人工操作提高了工作失誤的可能性，為此以系統(tǒng)的方式將檔案工作流程規(guī)范化，并且附以自動(dòng)更新、校驗(yàn)和報(bào)錯(cuò)等功能，可將復(fù)雜多變的手工檔案變得簡(jiǎn)單明了，這樣檔案管理人員就可以將寶貴的時(shí)間和精力置于檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用上，工作效率自然得以不斷提高。

（三）便于檔案信息的查詢(xún)和共享。在檔案信息的查詢(xún)方面，人事檔案管理系統(tǒng)存在條件檢索功能，一旦需要對(duì)人事做出調(diào)整，只需要將對(duì)應(yīng)的篩選條件輸入系統(tǒng)，就會(huì)自動(dòng)列出合適的人選，這樣就大大方便了領(lǐng)導(dǎo)快速查詢(xún)有關(guān)信息;在檔案信息的共享方面，人事檔案管理系統(tǒng)將各類(lèi)檔案資料以電子文檔的形式存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，檔案?jìng)鬟f和調(diào)取工作不再受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，只需要借助互聯(lián)網(wǎng)就可以實(shí)現(xiàn)檔案資料共享的功能。

二、提高地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理數(shù)字信息化應(yīng)用水平的措施

基于人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的諸多優(yōu)勢(shì)，筆者認(rèn)為可通過(guò)以下幾個(gè)途徑來(lái)不斷提高數(shù)字信息化在地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理中的應(yīng)用水平：

（一）注重對(duì)人事檔案原始資料的收集和整理。人事檔案原始資料的收集和整理是實(shí)際工作的首要環(huán)節(jié)，該項(xiàng)工作為后續(xù)的人事檔案管理提供了具體的管理對(duì)象，收集和整理工作是否科學(xué)高效，直接決定了檔案收集數(shù)量的多少和利用率的高低。因此，如何把檔案收集準(zhǔn)確、收集齊全成了人事檔案數(shù)字信息化過(guò)程中的突出問(wèn)題。第一，要做好檔案的收集工作，檔案室要充分發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理各門(mén)類(lèi)的檔案，只有把基礎(chǔ)打牢，才能有效發(fā)揮檔案資源的基礎(chǔ)作用，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)重要價(jià)值檔案資料的集中管理。第二，在檔案整理工作上，要采取切實(shí)有效的措施，不斷改善工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案整理工作的效力和效率。第三，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理，都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)防止人事檔案原始資料的出錯(cuò)或作假。

（二）以充足的資金為數(shù)字信息化建設(shè)做好后盾。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)作為一種先進(jìn)的管理方式和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在其建設(shè)的過(guò)程中離不開(kāi)資金的支持。比如，除了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等必要的硬件設(shè)施外，還需要裝備防火、防盜、空調(diào)、滅火裝置、溫濕度測(cè)試儀等配套設(shè)施，這樣才能保障人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。因此，地質(zhì)部門(mén)需要將人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)所需資金列入預(yù)算，并且做到專(zhuān)款專(zhuān)用，這樣才能為后續(xù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供充足的資金支持。

（三）不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理的各項(xiàng)工作都離不開(kāi)人的參與，因此除了要加強(qiáng)硬件設(shè)施方面的建設(shè)外，還應(yīng)該注重檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高。與傳統(tǒng)檔案管理相比，人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)可以視為檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的有效結(jié)合，所以地質(zhì)部門(mén)一方面要積極引進(jìn)既懂檔案管理，又精通計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，另一方面又要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員知識(shí)和能力的培養(yǎng)，確保這部分人員可以更好勝任數(shù)字信息化背景下的檔案管理崗位要求。必要時(shí)，可將檔案管理人員的學(xué)歷、職稱(chēng)、從業(yè)資格證等級(jí)與績(jī)效薪酬直接掛鉤，以進(jìn)一步提高檔案管理人員提高自我的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而在地質(zhì)部門(mén)內(nèi)部構(gòu)建出良好的學(xué)習(xí)氛圍。

（四）盡快完善電子人事檔案。待基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完成后，檔案管理人員只需將不同分類(lèi)的紙質(zhì)檔案資料掃描為對(duì)應(yīng)的電子文檔，即可建立成電子人事檔案。而在存檔時(shí)，檔案管理人員要注意根據(jù)人事檔案數(shù)字信息化的要求來(lái)設(shè)置對(duì)應(yīng)的代碼和標(biāo)簽，以便于地質(zhì)部門(mén)和檔案信息使用者后續(xù)的信息查詢(xún)。該環(huán)節(jié)看似簡(jiǎn)單，實(shí)則是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的過(guò)程，比如部分員工對(duì)自身檔案的重要性不甚了解，自進(jìn)入地質(zhì)部門(mén)后，就對(duì)檔案資料不聞不問(wèn)，或者沒(méi)有及時(shí)與檔案管理人員進(jìn)行核實(shí)，導(dǎo)致檔案資料不全，最終淪為“死檔案”“黑檔案”。因?yàn)榻㈦娮尤耸聶n案相當(dāng)于是對(duì)以往檔案資料的又一次梳理，當(dāng)發(fā)現(xiàn)上述問(wèn)題后，檔案管理人員要及時(shí)核查信息，必要時(shí)刻與員工本人取得聯(lián)系，在補(bǔ)充完善資料后再進(jìn)行存檔，這樣便可以幫助地質(zhì)部門(mén)有效盤(pán)活檔案資源。

（五）利用專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)。為便于后續(xù)人事檔案管理工作的開(kāi)展，地質(zhì)部門(mén)還需要在數(shù)字信息化建設(shè)的過(guò)程中采用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，確保在人事變動(dòng)后可以及時(shí)更新相應(yīng)的檔案資料，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析工作的日常化管理。首先，地質(zhì)部門(mén)要選擇市場(chǎng)口碑好、相關(guān)技術(shù)較為成熟的人事檔案管理軟件，確保實(shí)現(xiàn)包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理、人事信息的輸入、修改及查詢(xún)、自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息生成相應(yīng)的花名冊(cè)等在內(nèi)的基本功能。然后，要依據(jù)檔案管理軟件的特點(diǎn)來(lái)重新設(shè)計(jì)人事信息的收集流程和規(guī)范要求，保證錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，這樣才能更好滿(mǎn)足檔案管理人員對(duì)電子檔案的有效管理，從而達(dá)到提高工作質(zhì)量和效率的目的。最后，檔案管理人員還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份，以確保系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，對(duì)于開(kāi)通局域網(wǎng)登錄或互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)登錄的地質(zhì)部門(mén)，還需要注意做好人事檔案資料物理訪問(wèn)與數(shù)據(jù)庫(kù)的隔離，以防止人事檔案資料的真實(shí)性受到其他資料的干擾，從而造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

（六）建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)。人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建立主要是及時(shí)共享地質(zhì)部門(mén)內(nèi)部的人事信息，以便于后續(xù)的檔案資料檢索和利用。比如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要及時(shí)了解某位員工的近期表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)又不便于直接去核查時(shí)，檔案管理人員就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享的方式來(lái)為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料，以便于領(lǐng)導(dǎo)全面掌握該員工的基本情況。這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時(shí)間，提高了檔案信息的時(shí)效性。需要注意的是，檔案管理人員在對(duì)外提供相關(guān)資料時(shí)，需要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求對(duì)各種資料進(jìn)行加密傳送，并且通過(guò)不同的用戶(hù)權(quán)限來(lái)保障檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安排，避免內(nèi)部資料外泄給地質(zhì)部門(mén)構(gòu)成負(fù)面影響。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)既是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的客觀要求，又是地質(zhì)部門(mén)實(shí)現(xiàn)“以人為本”和“人才資源是第一資源”戰(zhàn)略規(guī)劃的有效途徑。因此，相關(guān)人員要意識(shí)到人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的必要性和急迫性，并通過(guò)數(shù)字信息化來(lái)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，這樣才能為地質(zhì)部門(mén)的人才開(kāi)發(fā)和利用提供真實(shí)有效的一手資源，才能為地質(zhì)部門(mén)的不斷發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姜波.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].文化產(chǎn)業(yè)，2019（21）：57-58.

[2]吳小琴.信息化建設(shè)在地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：145.

[3]王希亞.數(shù)字信息化在人事檔案管理中應(yīng)用分析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（18）：20.

[4]于媛媛.在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2019，35（07）：123-125.