數(shù)字化時(shí)代中醫(yī)院檔案管理發(fā)展新突破

鄭麗娟

【摘要】中醫(yī)院檔案管理對(duì)我國(guó)中醫(yī)事業(yè)的發(fā)展具有重要的助推作用。然而，在中醫(yī)院漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，將大量的人力、物力、財(cái)力投入醫(yī)療隊(duì)伍建設(shè)和醫(yī)療設(shè)備上，而忽視了對(duì)中醫(yī)院檔案管理水平的提升。隨著科技的日新月異，建立數(shù)字化中醫(yī)藥檔案管理體系已成必然趨勢(shì)，本文從中醫(yī)院數(shù)字檔案管理概述入手，剖析了目前數(shù)字檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并對(duì)數(shù)字化時(shí)代中醫(yī)檔案管理的有效策略進(jìn)行深入細(xì)致的闡述，希望可以為醫(yī)院檔案管理工作者提供可行性參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案管理;醫(yī)院檔案

一、中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的意義

（一）實(shí)現(xiàn)信息資源共享，助推中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展。黨的十八大以來(lái)，中醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展取得了顯著成果，醫(yī)院綜合檔案室的數(shù)量和信息量顯著增加。檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型向電子型、檔案利用由檔案室查詢(xún)向借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)檢索轉(zhuǎn)變已成大勢(shì)所趨。中醫(yī)院通過(guò)實(shí)行檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息統(tǒng)一管理、分級(jí)共享的資源共享平臺(tái)，為文件的落實(shí)傳達(dá)、醫(yī)療技術(shù)信息共享等提供保障，對(duì)推進(jìn)中醫(yī)藥文化傳承，推動(dòng)中醫(yī)藥事業(yè)傳承發(fā)展具有重要意義。

（二）拓寬檔案利用途徑，提高檔案利用效率。檔案數(shù)字化是將計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，將原有的檔案信息數(shù)字化后建立完整的信息目錄庫(kù)，后期查詢(xún)、利用只需輸入關(guān)鍵詞或重要信息即可實(shí)現(xiàn)檢索，深刻改變了檔案信息的載體及形態(tài)，突破了檔案利用的時(shí)空限制，極大提升了檔案的利用效率。

（三）利于檔案自身保護(hù)，促進(jìn)檔案工作發(fā)展。檔案數(shù)字化后，檔案的查詢(xún)利用借助科技手段，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容以數(shù)字信息的形式輸出，避免了對(duì)原始檔案的破壞，有利于檔案自身保護(hù)。同時(shí)隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展，大量重要的文件資料、醫(yī)療技術(shù)探索等成為檔案管理的重要對(duì)象，數(shù)字化檔案能涵蓋黨建、行政、教學(xué)、醫(yī)療等方方面面，滿(mǎn)足個(gè)性化需求，有利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、中醫(yī)院檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

（一）與醫(yī)療、中醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫(kù)、OA等系統(tǒng)不兼容。近年來(lái)，多數(shù)中醫(yī)醫(yī)院推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，但是，還是很難解決“信息孤島”這一難題。很多醫(yī)院的醫(yī)療系統(tǒng)、中醫(yī)藥數(shù)據(jù)庫(kù)、OA等系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不兼容，需要進(jìn)行“二次”重復(fù)錄入，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源共享，影響了檔案數(shù)字化效率。

（二）存儲(chǔ)介質(zhì)影響了檔案數(shù)字化的完整性。目前檔案數(shù)字化載體主要有：光盤(pán)、磁盤(pán)和硬盤(pán)，這些存儲(chǔ)介質(zhì)容易在使用過(guò)程中因外力劃傷、溫濕度等外部因素影響存儲(chǔ)介質(zhì)中數(shù)據(jù)的丟失或損壞，影響了檔案數(shù)字化的完整性和有效性。

（三）檔案信息的可操作性影響了檔案的安全性。檔案數(shù)字化后信息容易被復(fù)制、篡改或刪除，增加了信息的安全性隱患，這就對(duì)數(shù)字化檔案安全性方面提出了更高的要求。但是目前很多單位檔案數(shù)字化后對(duì)原始的電子數(shù)據(jù)保管不夠嚴(yán)格，網(wǎng)絡(luò)安全隱患仍然非常嚴(yán)峻。

（四）數(shù)字檔案開(kāi)發(fā)利用較為薄弱。中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理人員多是分布于各業(yè)務(wù)科室的兼職檔案員，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，對(duì)檔案的數(shù)字化程度局限在文件的保存方面，數(shù)字化應(yīng)用和大數(shù)據(jù)分析幾乎還是空白。此外，對(duì)檔案數(shù)字化編研成果較少，制約了檔案數(shù)字化工作。

三、中醫(yī)院檔案數(shù)字化管理對(duì)策

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在檔案數(shù)字化建設(shè)前期要與其他系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一對(duì)接端口，解決“信息孤島”問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)要重視中醫(yī)特色檔案的數(shù)字化工作，在資料收集整理時(shí)突出中醫(yī)特色檔案，豐富中醫(yī)院特色文獻(xiàn)資料。

（二）技術(shù)保障，積極應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)。一方面，要加快數(shù)字化管理的總體設(shè)計(jì)，加大數(shù)字化硬件的資金投入，為檔案部門(mén)購(gòu)置先進(jìn)的高速掃描儀、備份磁盤(pán)、“二十防”必要設(shè)備;另一方面，要對(duì)數(shù)字檔案載體定期進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，根據(jù)不同的載體檢測(cè)時(shí)限定期檢查備份，防止數(shù)字載體受到溫度、環(huán)境、磁性以及黑客侵入的影響。

（三）提供保障，確保數(shù)字化數(shù)據(jù)安全。一方面，要加強(qiáng)硬件方面的投入，合理選擇高性能的管理軟件，根據(jù)數(shù)字化管理要求，定期做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作;另一方面，要加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全，通過(guò)身份證驗(yàn)證設(shè)置、防病毒體系的構(gòu)建、元數(shù)據(jù)格式固定，以及數(shù)據(jù)備份等形式確保數(shù)據(jù)安全。

（四）注重培養(yǎng)，培育復(fù)合型檔案管理人才。加大對(duì)人才的培養(yǎng)，要培養(yǎng)出既具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型人才。要人盡其才，加大對(duì)檔案數(shù)字化編研力度，發(fā)掘檔案資源價(jià)值，將“死檔案”變“活檔案”。同時(shí)要加大數(shù)據(jù)分析力度，激發(fā)檔案利用活力，發(fā)揮數(shù)字檔案功能利用的最大化。

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