基層優撫對象檔案管理工作中存在的問題及解決對策

陳紅剛

【摘要】我國的優撫制度是在抗美援朝時期確立的，自從確立之后，這項政策就成為我國一項不變的政策并被長期恪守。我國在新中國成立之后大部分時期處于安定和平的環境當中，但是在這些時期之內依然發生過一些局部戰爭和一些特大的自然災害，這些情況的發生導致我國優撫對象的數量逐漸增多，因此對于優撫對象檔案的建立與管理成了各地政府所要做好的工作。本文針對基層優撫對象的檔案管理工作進行了探討和研究。

【關鍵詞】優撫對象;檔案管理;對策

一、優撫對象的檔案管理

不斷完善優撫對象檔案管理制度。首先要做好優撫對象檔案管理規章制度建設，將優撫檔案管理工作向著規范化、標準化、科學化以及信息化方面發展。與此同時，工作目標考核中要加入重點優撫對象動態管理工作，并與退役軍人服務站中心工作共同考核和部署。此外，要對基層優撫對象動態管理以及臺賬及時更新，對基層優撫對象的生存情況和生活情況分別進行登記和審核，對基層優撫對象的增減情況要實行月報制度，避免出現漏洞。

（一）提升優撫檔案的管理效率。要將電子優撫檔案與紙質優撫檔案同時進行提交和保存歸檔。這就需要每一位優撫檔案管理員在整理好紙質優撫檔案的同時，熟練利用計算機操作對電子優撫檔案進行錄入和歸檔，尤其是面對文化水平較低的申請者時一定要及時提供幫助，要不斷對注意事項不厭其煩地進行一個詳細的講解，最后再按照證件信息進行核對和確認，保證紙質檔案和電子檔案之間相互一致。對于電子優撫檔案的管理方面，一定要保證各項優撫待遇的落實情況。對于優撫信息管理機制要及時改革創新，要對優撫信息的數據庫進行不斷更新。對優撫信息檔案的管理要做到科學管理、統一規范以及便捷查閱。在優撫對象檔案管理工作中，要做到錄入每一位優撫對象的電子檔案的基本情況和醫療動態信息等資料，禁止發生漏登和錯登信息的情況。在查詢方面，要讓每名查詢人員通過電子檔案可以清晰快速地檢索到自己想要查詢的信息。對于每位優撫對象的檔案進行分別歸檔的同時，優撫對象的醫療信息、生活信息以及住房信息等優撫對象相關信息需要分類，將這些優撫對象的信息有序排列，防止出現混淆的情況。

（二）整合優撫對象檔案信息資源。優撫對象是會隨著時間的流逝而處于不斷變化當中，過去達不到優撫對象標準的人群在一定時間之后或者在經歷一些重大事件之后就達到了優撫對象的標準，由于這類現象的存在，優撫對象檔案資源的整合和管理就成了每個退役軍人服務站的工作重點，要對優撫對象的檔案進行及時清理和完善。針對這一工作，要注意一些相關問題。首先，是優撫對象信息目錄表的制作要統一，零散制作和無故拖延的現象要禁止。其次，要實行一人一檔，并按照檔案形成的時間進行排列，也就是說按照申請人開始到審批通過體現全程運行軌跡的要求，優撫檔案要保證健全完善。最后，要將優撫對象檔案的相關目錄進行錄入，形成電子優撫檔案，相關目錄有檔案的編號、姓名、類別、所屬單位等。通過電子優撫檔案的建立，就可以使優撫檔案在查詢過程中迅速且準確，極大地提高了查詢和檢索優撫檔案信息的效率，同時使優撫對象檔案清理工作的規范性和統一性得到了保證。采用一人一檔并用電子版打印好，這樣有助于在借助計算機查詢時，能夠快速準確地找到相關信息，能夠快速找到所需優撫對象的檔案，提高管理者的工作效率。

（三）完善檔案防護的設施配置。當在退役軍人服務站的資金足夠充裕的情況下，除了保證基本檔案防護所需的配置外，還要緊扣時代的發展，適當更新相應的設施配置，同時配備專門的管理保養檔案的人員。檔案防護設施設備有防盜門、窗簾、空調、驅蟲劑、除濕劑、濕度控制儀、計算機、掃描儀、檔案柜、滅火器材、空調、防磁柜等等，不僅要定時對這些設備進行檢查保養，還要跟隨時代的發展做出電子化、科技化的更新，以確保檔案不會因為設施設備的損壞和缺失而造成不可逆的破壞和丟失。不論是對檔案的防護保養還是對所配備的各種設施的日常保養，都需要所配備的專職檔案保養管理人員認真細致且按時地進行維護維修，保證被保存的檔案和系列相關的管理設施能正常運轉、正常發揮其價值。檔案管理人員在進行檔案管理時要遵循《檔案法》等相關的法律法規，要具有基本的檔案法制觀念。

二、對優撫對象檔案的利用

首先，對優撫檔案資源進行整合，使優撫檔案利用制度能科學合理地建立起來。優撫檔案是不允許個人私自查閱利用的，因此需要有相應的檔案查閱使用審批制度，而該審批制度的建立必須是規范的且任何人員都必須嚴格遵守。其次，對于具體的檔案利用也要建立科學的管理制度，檔案收集部門要與時俱進地更新使用現代通信、信息技術對各類檔案進行收集，盡最大的努力去滿足使用者對優撫檔案的需求，也使檔案資源得到更好的整合和利用，充分發揮利用它的價值。檔案資源的電子化、科學化管理，不僅能管理人員的工作效率提高、工作失誤減少、檔案記錄不易丟失磨損等，也能使優撫檔案信息利用人員對信息的利用更加便捷，同時也能更科學全面地對優撫檔案進行資源整合。

為確保優撫檔案信息的安全，要嚴格規范對該類檔案的利用方式，不能輕易外借，要依據規范的利用程序來進行使用，保證優撫檔案的信息安全，以避免被心懷不軌的不法分子將該類信息用以開展與法律法規不相符的活動。通常，不完全對外開放的重點優撫對象電子信息檔案是不允許以拷貝的形式來進行使用的，就算是通過網絡傳輸的方式來進行使用也要采取加密的方式來進行傳輸，以避免被有意者盜取信息。而且，信息加密所使用的“密鑰”也要有規律或無規律地更改，以防止被不法分子破解“密鑰”而造成信息泄露或是避免因為信息傳遞、使用過程人員的操作不當而造成不可逆損失。

優撫電子檔案利用途徑的優化方式：其一是提供電子拷貝，因為拷貝可以給優撫檔案的使用者提供最原始最全面完整的信息，其證明的效力是檔案的其他利用途徑所不可比擬的，因而在優撫電子檔案利用時首先考慮的利用方式就是拷貝。而利用者在拷貝時必須以標準通用文檔儲存格式對文件進行拷貝，特殊條件時也可以打印件或縮微的方式來使用。其二是信息的通信傳輸，這類信息利用方式的好處在于不受時間地點的限制，僅需滿足聯網的條件就能通過光纜傳輸的信息傳遞方式來共享信息。所以對需要利用的優撫檔案信息的最快的獲取方法即通信傳輸。但這種方式也有它的使用條件限制即通常在不同地區的不同部門間使用這類利用方式。其三是直接利用，這種利用方式主要是為不熟悉電腦操作的使用者和部分年紀較大的優撫對象提供幫助的一種方式，因為直接利用可以進行現場查詢，即查詢了解優撫檔案信息只要利用檔案部門電腦或是相關信息檢索部門的電腦即可完成。這是現代社會工作中管理資料最常用的方法，它能在一定時間內找出我們所需要查找的資料，相對傳統的管理模式好太多，傳統的資料管理紙張記錄量很大不易查找，而且很容易丟失，不易保管，現在的管理模式完美地解決了以往在管理基層優撫對象檔案中所出現的問題。

目前各公司在基層優撫對象檔案管理工作中出現了一些問題，公司也想出了解決這些問題的方案和對策。為了提高公司管理工作的水平，公司要求更新以往的管理工作，這樣才能充分發揮檔案管理工作的價值，建立更加全面的管理體系還能夠幫助公司選擇更好更適合的人才。整合優撫檔案信息資源能更加突出優撫對象的各方面信息，這種管理的優點在于能夠現場查詢優撫對象的信息，還能夠隨著時間等的流逝不斷變化，可以利用檔案部門來篩選優撫對象，對詢問優撫對象的檔案信息能夠了如指掌，優撫對象檔案資源的整合特別是重點優撫對象檔案的方式能夠在很大程度上幫助管理人員來管理信息，了解優撫對象的信息?；ヂ摼W時代的到來給基層優撫對象檔案管理工作帶來了很大的便利，采用分級管理模式能夠很好地解決管理問題。

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