鈾礦地質勘探設施退役整治檔案管理

梁建勝

【摘要】鈾礦地質勘探設施退役整治工程的目的是消除安全隱患，實現退役工程的安全處置，所以不僅對野外施工、環境監測要求嚴格，而且對項目的檔案管理也提出了更嚴格的要求，從項目立項、施工、監理、竣工驗收等各個階段，及時收集相應的文件資料項目檔案，按照科技檔案的歸檔要求，對文字材料進行分類、組卷、編制卷內目錄，確定密級和保管期限。所有的項目文件材料、管理文件、施工和監理文件及資料、照片及聲像資料按科技檔案的要求進行分類歸檔，并建立電子檔案數據庫，利用軟件查詢功能，能迅速對項目所有資料進行檢索，為今后的檔案管理工作提供了寶貴的經驗。

【關鍵詞】地質勘探設施;退役整治;檔案管理

鈾礦地質勘探工作為時代的發展作出了不可磨滅的貢獻，但同時也帶來了一定的環境安全問題，對當地生態環境和居民生產、生活安全造成了一定的影響。比如地質勘探遺留的坑口、淺井，會因誤入或墜落而給人畜帶來安全隱患;堆積在地表的廢石，常年裸露，不適宜植被的生長，給周圍自然和生態環境帶來一定的負面影響，隨著國家政策的逐漸調整，對原有的地質勘探設施進行退役整治。在退役整治過程中，檔案資料的整理是整個退役整治過程中不可缺少的一環，是整個退役整治過程的歷史見證，并為不斷完善的退役整治提供堅實的基礎和借鑒。對于地質勘探退役整治的檔案管理應把握好以下幾個方面：一是加強檔案管理制度，做好退役整治資料的收集。加強檔案管理領導組織機構，落實檔案管理責任制，保障退役整治檔案管理的規范化和標準化。在整個退役整治過程中，檔案資料的形成需要建立一個縱橫交織的管理網絡體系，并結合各涉及單位自身的管理體制，協調各單位，從上到下、互相協作，才能做好檔案收集工作。在退役整治檔案資料收集中，要做到主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。檔案管理還要針對整個退役整治工作的實際情況，與各部門經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，對需要收集存檔的資料及時提醒各單位，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案資料的流失。只有做好了退役整治資料的全面收集，才能夠為檔案管理打下良好的基礎。二是重視退役整治的檔案管理工作。檔案管理工作雖然是一項普通的工作，但是檔案管理的重要性卻是不容忽視的，是一門專業性很強的工作，沒有超強的責任心，檔案管理工作也就難免會有缺失和漏洞，嚴重時會造成難以彌補的損失。所以，加強檔案管理人員的管理意識，加強檔案管理人員的工作責任心，使得檔案管理人員具有良好的職業道德、仔細認真的工作態度、樂于奉獻的精神，并結合整個退役整治所必需的理論知識、專業知識，運用先進的管理方法進行檔案管理，才能做好地質勘探退役整治的檔案管理工作。三是提高檔案管理的效率。檔案管理的軟件化、數字化、信息化已成檔案管理的新特色、新要求，檔案管理已從原先的人工檢索，逐漸變成以計算機為主進行存儲、編輯、檢索，并配合影像資料進行檔案管理的新方式，使本來枯燥的檔案管理，變得新穎、獨特。所以加強檔案管理人員的業務素質，加強電腦操作知識、信息技術的學習，才能塑造綜合型的檔案管理人才，才能收到事半功倍的工作效率。

一、檔案形成概況

鈾礦地質勘探設施退役整治工程的檔案整理，按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）、

《軍工鈾礦地質勘探設施退役治理項目檔案管理辦法》（版次2）（中國鈾業制度通告2017年第7號）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）等文件進行整理立卷和歸檔，其中立項文件、設計文件、項目管理文件、招投標文件、財務管理文件、竣工驗收文件、聲像電子檔案由項目實施單位相關部門整理歸檔;施工文件及資料由施工單位整理歸檔并移交;監理文件及資料由監理單位整理歸檔并移交。

（一）檔案資料特點。為確保退役整治檔案管理的完整、準確、系統、安全和有效作用，檔案整理資料具有以下特點：1.項目文件存檔材料要求為原件，以復印件形式存檔的，均在卷內備考表中注明了原件的存放處。2.中間驗收證書及工程資料、監理檢查、試驗記錄、報告存放于施工文件資料中。3.將所有合同歸入項目管理文件類，單獨立卷，并將相關合同在備考表中以“互見號”的形式加以說明。4.將相關財務資料、財務年度報表一并整理歸檔，財務憑證和財務賬簿歸入財務檔案。5.為實現項目檔案信息化管理，將所有文件資料按照案卷目錄、卷內目錄的格式錄入“科技檔案管理”軟件，并對所有檔案資料進行掃描，并刻錄電子光盤，建立全文數據庫，利用軟件查詢功能，能迅速、快捷地對項目檔案所有資料進行查詢、檢索。

（二）檔案案卷目錄編制依據。1.《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。2.《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）。3.《軍工鈾礦地質勘探設施退役整治項目檔案管理辦法》（2017年第7號）。4.照片檔案管理規范（GB/T11821-2002）。5.電子文件管理規范（GB/T18894-2002）。

（三）檔案編制說明。地質勘探退役整治工程檔案貫穿整個退役整治過程，涉及多個單位和部門，包括立項文件、設計文件、項目管理文件、招投標文件、施工文件及資料、監理文件及資料、財務管理文件、竣工驗收文件及資料、聲像電子檔案等。

二、檔案管理

（一）歸檔范圍。鈾礦地質勘探設施退役整治項目在實施過程中，從項目立項、施工、竣工驗收等各個階段，都要及時收集相應的文件資料。1.實施單位歸檔資料包括：項目立項與批復、計劃下達、項目領導機構和工作組織、人員培訓等文件材料;基礎資料調查、項目勘查、項目建議書批復、可行性研究報告批復、設計施工圖、招投標文件、各項合同（協議）、單位資質、施工信息月報、竣工報告、環境影響評價報告、財務決算報告、審計報告等。2.施工單位歸檔資料包括：施工單位項目管理性文件、采購合同、開工資料、施工進度計劃報審表、質量保證大綱、分部分項劃分、圖紙會審紀要、材料送檢報審資料，原材料出廠合格證明、各項施工過程（包括中間驗收資料、隱蔽工程等）資料、施工日志、施工大事記、工程計量報表、工程簽證單、工程月報、交工驗收資料、竣工圖、照片等。3.監理單位歸檔資料包括：監理規劃、監理細則、監理工作指南、監理單位項目管理性文件、交底記錄、輻射環境監測表、不合格處置記錄及監理工程師通知、回復單、工地例會資料、監理日志、監理月報、監理旁站記錄、監理工作總結等。

（二）歸檔過程。1.按照《國家重大建設文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28—2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822—2008）、對項目檔案進行歸檔整理、裝訂、編頁、裝盒、貼案卷脊背標簽、蓋章、制作內封。2.按照規范制作好項目檔案的案卷目錄、卷內目錄、卷內備考表、歸檔文件目錄、案卷說明。備考表和案卷說明詳細，充分發揮備考表和案卷說明應有的作用。3.歸檔與整治過程相同步，全過程追蹤。為及時做好地質勘探退役整治檔案的收集工作，最大限度地保證檔案管理質量，首先，確保檔案管理監督工作的啟動與退役整治同步。按照檔案部門要求，建立完善的項目檔案管理機構，實施檔案責任負責制，逐級建立健全各級檔案管理崗位責任制，配備責任心強、專業的檔案人員來負責地質勘探退役整治過程中檔案材料的收集和整理。其次，保證地質勘探退役整治過程中檔案的材料收集、歸檔同步進行，接受上級檔案管理部門的嚴格監督與檢查。最后，堅持退役整治過程與檔案預立卷相同步，使地質勘探退役整治檔案歸檔資料與工程進程相同步，實現全過程管理，保證檔案資料的完整、準確、有效。對于歸檔資料不符合相關要求的，隨意在歸檔資料上書寫、涂改，字跡潦草、模糊不清，使用復印件代替原件，以及竣工圖或其他重要資料簽署不齊全，圖紙不能正確反映退役整治實際情況等的檔案資料提出的整改要求，及時查漏補缺，保證地質勘探退役整治檔案質量符合國家規范要求。遵循地質勘探退役整治檔案資料的形成規律，保證地質勘探退役整治檔案的完整、系統、連貫和準確，如實反映地質勘探退役整治過程，嚴格按照地質勘探退役整治的分部分項劃分進行立卷整理，以保證卷內資料的有機聯系。4.建立檔案管理制度，完善檔案管理機制。建立健全地質勘探退役整治檔案歸檔制度，對檔案的形成、積累、組卷和歸檔進行有效的監督、檢查，使地質勘探退役整治資料的完整性、準確性、有效性符合有關要求。加強地質勘探退役整治檔案管理工作的組織與領導，建立地質勘探退役整治檔案管理機制，明確檔案管理分工，落實檔案管理責任，建立完善的地質勘探退役整治檔案管理的規章制度和標準，保證檔案管理的規范化和標準化。5.做好檔案管理編研工作。在地質勘探退役整治檔案整理的同時，應及時做好退役整治檔案的編研工作，及時做好檔案的經驗總結，以及檔案管理措施和應用的推廣，以利于其他項目的開展并提供參考與借鑒作用。

（三）建立全文數據庫。1.檔案資料掃描。所有地質勘探退役整治檔案資料整理完畢后，包括蓋檔案號章、標注頁碼、貼案卷脊背標簽等工作，地質勘探退役整治檔案資料不再變動后，運用CZUR_Scanner掃描儀進行掃描，并將所有地質勘探退役整治檔案資料分類、分卷轉化成PDF文件。2.檔案目錄及文件的導入。安裝“科技檔案管理”軟件后，將上述PDF文件，按照地質勘探退役整治檔案案卷目錄、卷內目錄，分別導入相應的各級目錄中。地質勘探退役整治檔案文件導入過程中，應嚴格檢查，至少配備兩名檔案管理人員進行檢查、校對，以避免文件導入的錯誤、不完整及缺失情況的發生。3.軟件運行。地質勘探退役整治檔案數據庫建成后，應逐項查閱、檢查各文件，檢查軟件運行是否正常、查閱方便，確保電子檔案運行管理的準確、迅速與簡捷。

三、結論

1.完整性方面。對照《軍工鈾礦地質勘探設施退役整治項目檔案管理辦法》（版次：2），結合地質勘探退役整治過程的實際情況，檔案歸檔內容整理齊全、完整。2.準確性方面。地質勘探退役整治檔案文件及資料的內容、日期和數據準確、真實，竣工圖折疊、標注、簽字準確，變更申請單和現場簽證對應無誤，檔案歸檔文件資料保管期限準確。3.系統性方面。地質勘探退役整治檔案資料分類科學，按規定編制案卷目錄和卷內目錄、備考表、歸檔文件目錄;地質勘探退役整治檔案歸檔資料，嚴格按照分部分項劃分進行組卷;案卷題名準確、簡捷、符合要求。4.有效性方面。地質勘探退役整治的管理性文件資料要求存儲原件，對非原件的文件進行說明或加蓋公章，簽字、蓋章手續完備，保證了地質勘探退役整治檔案資料歸檔內容的有效性。鈾礦地質勘探設施退役整治工程項目檔案管理是項目管理的重要組成部分，建立健全檔案管理規章制度，加強項目檔案管理是對項目實施有效監控的重要手段，是保證地質勘探設施退役整治項目順利通過驗收的重要保障。地質勘探退役整治檔案整理，按照項目的計劃進度適時歸檔，反映了項目具有保存價值的文件資料，保證了地質勘探退役整治檔案資料的完整性、準確性、系統性與有效性。并運用“科技檔案管理”軟件，按案卷目錄、卷內目錄，錄入全部歸檔文件及資料，建立了全文數據庫，利用軟件查詢功能，能夠及時、方便地對檔案資料進行查閱，實現了地質勘探退役整治檔案的信息化管理，并為其他項目的檔案管理提供了參考與借鑒作用。