大數據時代檔案管理工作創新研究

孫毅然

【摘要】大數據時代的到來，對傳統的檔案管理帶來了一定的沖擊，以往的檔案管理方式已經無法滿足現有的社會需求。近些年來，各個事業單位也在提高檔案管理的質量，且已經取得了良好的效果。很多事業單位也已經意識到了互聯網技術對檔案管理存在巨大的作用，但這些改變還遠遠不夠，還需要對檔案管理的工作進行創新，構建出科學完善的檔案管理系統。為此，需要對數據信息進行系統性的分析，了解數據之間存在的聯系，以便于能夠為事業單位的決策提供有價值的參考依據。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理;工作創新

一、大數據時代的到來對檔案管理工作的影響

大數據時代，各行各業的工作都離不開對大數據的運用，檔案管理工作也是如此，檔案管理工作需要采用大數據技術對檔案信息進行處理。因為大數據時代的到來，檔案管理實現了技術層面的創新，實現了檔案管理方式的革新，讓人們感受到了大數據帶來的便利。眾所周知，事業單位的發展離不開管理工作的完善，而管理工作中最為重要的一項內容就包括對人力資源檔案進行管理。為此，事業單位需要構建科學完善的數據庫進行科學化的管理，同時，要保證檔案管理規劃的清晰和機密性，且能夠靈活變通，以便于能夠隨時對檔案中的信息進行更新。大數據時代，檔案管理擁有了新的維護方式，會對人們的智力勞動進行全面有效的維護，從而保證相關人員的權益能夠受到有效的維護。如今，隨著社會經濟的發展，事業單位在利用大數據技術進行檔案管理時，需要先調動工作人員的工作激情，轉變以往的管理手段，以便于能夠突出大數據技術的優點所在。使用大數據技術進行檔案管理時有一項變化十分明顯，就是工作效率得到了顯著的提高，工作人員也比以往更加仔細認真。但是還是有一些因素在干擾檔案管理工作的開展，主要是缺乏人力和財力等資源的投入。這些問題的解決都需要根據實際情況制定相應的措施，只有解決了這些因素的干擾，檔案管理工作才能走向信息化的道路，工作的效率才會得到進一步的提高。

二、大數據時代檔案管理工作遇到的問題

（一）大數據管理技術遇到了難題。如今，事業單位的數據持續增加，大量數據的涌進為檔案管理人員帶來了一定的挑戰，并且檔案信息的安全性一直以來都是人們十分關注的一個問題，和以往的紙質檔案管理相比，如今的數據檔案管理難度更大。在大數據時代，很多檔案管理者還未掌握好大數據技術，現有的技術無法緊隨時代的需求，很多時候無法和傳統數據進行有效的鏈接。并且，如今各個事業單位都缺乏專業的檔案管理人員，以至于檔案管理工作還存在諸多問題。

（二）缺乏適宜的檔案管理理念和流程。在以往的檔案管理工作中，工作人員只需要將所有的檔案進行分類，并做好標記就好了，這樣就能夠方便下次查詢相關的檔案。但是大數據時代，檔案信息十分龐大，很多信息之間存在一定的關聯性。如果還是采用以往的檔案管理方式進行管理的話，工作負擔加劇，無法做好數據的系統化分類工作，特別是有些信息在儲存上無法使用以往的方式進行處理，這就需要事業單位革新檔案管理的理念，并重新制定適宜的檔案管理流程。

（三）缺乏高素質的檔案管理工作人員。大數據時代，信息來源不斷拓寬，信息數量不斷疊加，龐大的信息也存在參差不齊的現象，檔案管理人員在辨別信息上存在一定的難度。在以前的檔案管理過程中，工作人員只需要具備基本的檔案管理理念和技能就可以了。而現在，檔案工作者不僅需要學會各項技能，還要學會運用檔案資料中的分類、錄入和搜索等軟件。可見，大數據時代對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，這就需要檔案管理人員進一步加強自身的專業素養，以便于適應相關工作的開展。

（四）缺乏合適的檔案儲存手段。如今，很多數據都是以電子文檔或者圖片等形式進行儲存的，這些資料在保存的時候無法再利用以往的方式進行保存，而需要探尋新的儲存方式。因此，如今的檔案儲存手段也日益豐富，需要對信息進行歸納分類，并編排相應的關鍵詞，這樣就能夠根據關鍵詞快速地進行檔案資料的查詢。若是檔案信息在儲存期間發生了泄漏或者丟失，就會涉嫌侵犯隱私或者知識產權的現象。一旦出現這種情況，勢必會影響事業單位的形象。

三、大數據時代檔案管理工作創新的可行性策略

（一）推動檔案數據的開發和管理工作的有序進行。事業單位的檔案管理工作應該和當前的大數據時代發展的步伐保持一致，因此，在實際的檔案數據開發和管理時，應該擁有一定的創新意識，能夠融合一定的創新開發思維，樹立開放性和服務性的檔案管理理念，實現以往的檔案管理開發技術和大數據技術的統一，以便于能夠實現檔案數據的快速查詢，這樣才能保證檔案數據能夠發揮其應有的效用。同時，大數據技術歸根結底還是一種信息技術，因此，檔案管理也可以走向信息化的道路。雖然檔案管理走向信息化是歷史的必然，但是也不能生搬硬套其他行業的信息化管理道路，而應該根據自身存在的實際問題構建具有針對性的管理體系。這就需要根據事業單位自身的戰略目標來進行，這樣才能保證檔案管理工作不會違背事業單位的整體性目標，保證檔案管理工作的前進方向和事業單位的發展方向相一致。

（二）構建維護大數據時代檔案信息安全的管理體系。無論何時，檔案數據膜安全性都是十分重要的一個問題。大數據時代，檔案信息的安全管理難度進一步加大，信息泄露的可能性更加大，檔案管理的安全性問題受到了各方的關注。為此，事業單位的工作人員需要先意識到檔案管理的重要性，只有意識到了該項工作的重要性，才會在日常的工作行為中認真執行相關工作制度，減少工作中存在的失誤。同時，必須要保證檔案管理人員的電腦運行環境的安全，并采用適宜的技術進行事先預防，以硬件維護和防御性軟件共同保護檔案管理的安全。如今，被廣泛應用的技術是防火墻技術，即在檔案管理系統中安裝一個防火墻，這樣就能夠對外部的侵入產生一定的防御作用。當然，如果還想提高檔案信息的安全指數，還可以添加一些防御措施，比如數字證書等。這些措施的采取都是為了能為檔案信息的儲存構建一個安全的管理體系，重視網絡信息的安全性，做好檔案信息的監督和管理工作，以便于檔案管理工作能在適宜的環境下進行。同時，事業單位應該加大人力資源的投入，培養專業性的人才，專門維護信息的安全，以防止黑客入侵事業單位的檔案管理體系。

（三）創設科學合理的大數據檔案管理體系。事業單位是社會主義建設中的一股重要力量，而檔案管理工作又關乎事業單位的發展前景。盡管近些年來檔案管理工作得到了一定的提高，但還是存在一些需要改進和完善的地方。檔案管理工作要想做好，需要先明白知識產權和知識產權保護法之間的關系，將檔案信息中有關于法律的內容全部融入法律范圍。同時，還需要提高檔案管理人員的法律意識，從而促進檔案管理工作的高效運行。同時，根據如今的大數據時代的特點，還可以根據事業單位檔案管理的具體需求進行專業人才的專門培養。需要注意的時，盡管已經處于大數據時代，也不意味著要完全擯棄以往的檔案管理方法，而是對以往的檔案管理方式進行改進和優化，以便于為檔案管理注入新的創意點。另外，事業單位還應該做好檔案管理的軟硬件設施工作，利用一些先進的大數據技術為檔案管理的工作方式進行再創造。最為重要的是，要保證這些檔案管理的優化方式都能夠被貫徹執行下去，只有落實到實際的工作中，相應的效果才會產生，若是檔案管理的優化舉措一直停留在決策層面，那么一切都會失去原有的意義。

四、總結

大數據時代，事業單位的檔案管理人員應該保持危機意識，能夠對現有的檔案管理制度進行創新，在檔案管理工作中，要保證自身的檔案管理理念和大數據時代的發展相一致，并且能夠熟練運用相關的信息化技術，做好檔案管理的信息安全工作，提高檔案管理工作的效率，從而對以往的檔案管理方式進行適宜的調整和革新，發揮出檔案管理的真正效用，以便于能使檔案管理更好地服務于事業單位，進而促進事業單位的發展。

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